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Author: Paul Hartog
Date: 17/03/2020
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[[chap.only.office.integration]]
== Only Office Integration ==

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[[sec.only.office.integration.anbindung]]
=== Anbindung der Only Office Installation ===

Um die Only Office Integration zu nutzen, müssen Sie sich im ersten Schritt mit der Firma Metaways oder einen ihrer Partner in Verbindung setzen um die Lizenzierung der {branch}-Installation zu erweitern. Sofern dies geschehen ist kann Ihre Only Office Installation an {branch} angebunden werden.


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[[sec.only.office.integration.einleitung]]
=== Einleitung ===

Sofern Ihre Only Office Installation in {branch} angebunden ist sollten sie nun von dieser Gebrauch machen können.

Eine tief gehende Gebrauchsanweisung wie Only Office zu nutzen ist finden Sie direkt beim Hersteller. Im Folgenden soll aufgezeigt werden, wo Only Office integriert wurde, und wie diese von {branch} aus zu benutzen ist.

Die Funktionen von Only Office sind in den folgenden Bereichen eingebunden:

* Dateimanager
* E-Mail
* Allgemein Einbindung

Bevor wir auf diese tiefer eingehen sollen grundlegende Informationen der Nutzung erläutert werden.

Die Only Office Integration bietet die Möglichkeit das mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Dies ist jedoch nur konfliktfrei möglich, wenn alle Personen die Datei vom Browser aus benutzen. (Da {branch} auch webDAV unterstützt wäre es z.B. möglich die iPad-App von Only Office zu nutzen, um ein Dokument zu bearbeiten).
Beim Öffnen einer Datei öffnet Only Office effektiv eine Kopie. Only Office überschreibt dann beim Speichern der Änderungen die ursprüngliche Datei. Dies passiert aber erst, wenn die letzte Person die Datei schließt. Das Speichern der Datei kann dann bis zu 15 sek. Brauchen.
Dies Bedeutet konkret: Sollte jem. die Datei herunterladen, während dessen eine andere Person die Datei bearbeitet, wird hier die Unbearbeitete Datei Heruntergeladen.
Da, wie schon geschildert, Only Office effektiv eine Kopie öffnet, kann es zu Konflikten führen, wenn unterschiedliche Medien (Person A: Browser, Person B: iPad App) verwendet werden. Only Office würde hier 2 Kopien öffnen. Derjenige der die Datei zuletzt schließt, überschreibt dann jegliche anderen Änderungen. Wenn alle Teilnehmer den Browser zum Bearbeiten des Dokuments nutzen, würde Only Office alle zu der gleichen Kopie Navigieren.

Sofern Sie ein Bild in Ihre Datei einfügen wollen haben sie die Wahl zwischen menu:[Bild aus Datei], menu:[Bild aus URL] und menu:[Bild aus dem Speicher].

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        SCREENSHOT
        path: <Only Office/ Einfügen/Bild Hinzufügen
        demodata: Benutzer, Gemeinsame Ordner Beispiele + Dateien
        actions:
        image: screen
        comment: <neue Funktion! Only Office Integration>
        status:
        domain:
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.Bild hinzufügen in Only Office
image::OnlyOffice/0_onlyoffice_bild_hinzufuegen.png[id="add_image_only_office",width="100%"]

* menu:[Bild aus Datei]: Hiermit können Sie ein Bild, welches Lokal auf Ihren Computer liegt, auswählen.
* menu:[Bild aus URL]: Dies bietet die Option ein Bild, durch das Angeben einer URL in die Datei einzubinden.
* menu:[Bild aus dem Speicher]: Bietet die Integration eines Bildes direkt aus dem Dateimanager von {branch}.

[IMPORTANT]
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Only Office speichert alle Dateien als .docx. Beispielsweise beim Öffnen einer .odt Datei wird diese im .docx Format geöffnet und von Only Office anschließend als solche abgespeichert.

Beim Speicher einer Kopie ( menu:[Datei] > menu:[Kopie Speichern als]) wechselt Only Office automatisch in die Kopie, wenn es sich hier ebenso um eine .docx handelt.
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Kommen wir nun zu den Bereichen wo Only Office eingebunden ist.

[[sec.only.office.integration.dateimanager]]
==== Dateimanager ====

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        SCREENSHOT
        path: </Filemanager/MainScreen>
        demodata: Benutzer, Gemeinsame Ordner beispiele + Dateien
        actions:
        image: screen
        comment: <neue Funktion! Only Office Integration>
        status:
        domain:
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.Dateimanagers mit Only Office Integriert
image::OnlyOffice/1_onlyoffice_dataimanager.png[id="dataimanager_only_office",width="100%"]

Wie Sie dem Screenshot entnehmen können haben Sie nun die Optionen menu:[Dokument Öffnen] und menu:[Neues Dokument]. Diese sind aufgrund der Integration hinzugekommen.

menu:[Dokument Öffnen] tunt genau dies. Es öffnet die ausgewählte Datei in Only Office. Dies kann auch durch ein Doppelklick auf die Datei erreicht werden.

Klicken Sie auf menu:[Neues Dokument] öffnet sich ein Drop-Down Menü. Hier können Sie im ersten Schritt die Datei-Art wählen. Zur Auswahl stehen menu:[Neuer Text] , menu:[Neue Tabellenkalkulation] und menu:[Neue Präsentation]. Nach dieser Auswahl öffnet sich Only Office in einem neuen Fenster.

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        SCREENSHOT
        path: </Filemanager/OnlyOffice>
        demodata: Benutzer, Gemeinsame Ordner beispiele + Dateien
        actions:
        image: screen
        comment: <neue Funktion! Only Office Integration>
        status:
        domain:
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.Only Office Text Datei
image::OnlyOffice/2_onlyoffice.png[id="only_office",width="100%"]


[TIP]
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Da Only Office die AutoSave Funktion besitzt, können Dokumente unbesorgt geschlossen werden. Only Office wird diese beim Schließen speichern.
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[[sec.only_office_integration.email]]
==== E-Mail ====

In der E-Mail Anwendung kann Only Office genutzt werden, um beim Verfassen von E-Mails direkt neue Anhänge zu kreieren.

Klicken Sie dafür auf den kleinen Pfeil im unteren Bereich

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        SCREENSHOT
        path: </Felamimail/Neue Email Verfassen>
        demodata:
        actions:
        image: screen
        comment: <neue Funktion! Only Office Integration>
        status:
        domain:
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image::OnlyOffice/3_onlyoffice_email_anhaenge_01.png[id="email_anhaenge",width="100%"]

Nun öffnet sich der Bereich wo all Ihre Anhänge aufgelistet werden. Dort sehen Sie nun auch die Option menu:[Neues Dokument]

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        SCREENSHOT
        path: </Felamimail/Neue Email Verfassen>
        demodata:
        actions:
        image: screen
        comment: <neue Funktion! Only Office Integration>
        status:
        domain:
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.Neues Dokument direkt aus der E-Mail Anwendung erstellen
image::OnlyOffice/4_onlyoffice_email_anhaenge_02.png[id="email_anhaenge_only_office",width="100%"]

[[sec.only.office.integration.allgemeine.anbindung]]
==== Allgemeine Einbindung ====

Zum einen kann ein Dokument aus jeder Anwendung heraus direkt erstellt werden. Hierzu klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben menu:[... Hinzufügen].

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        SCREENSHOT
        path: </>
        demodata:
        actions:
        image: screen
        comment: <neue Funktion! Only Office Integration>
        status:
        domain:
//////////////////
.Neues Dokument erstellen
image::OnlyOffice/5_onlyoffice_neues_dokument.png[id="only_office.new_document",width="100%"]

Zum anderen ist Only Office bei allen Modulen wo Anhänge hinzugefügt werden können, wie z.B. bei einzelnen Kontakten, zu finden.

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        SCREENSHOT
        path: </Adressbuch/Kontakt hinzufügen/ Anhänge>
        demodata:
        actions:
        image: screen
        comment: <neue Funktion! Only Office Integration>
        status:
        domain:
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.Neues Dokument direkt bei den Anhängen
image::OnlyOffice/6_onlyoffice_anhaenge.png[id="anhaenge_only_office",width="100%"]
