Unterhalb der erwähnten Reiter für die einzelnen Anwendungen sich die anwendungsspezifische Bearbeitungsmenüs. In den folgenden Screenshots sehen Sie beispielhaft die Menüs des Kalenders; das Gesagte gilt jedoch analog für alle Anwendungen:
Abbildung 2.2: Die Leiste mit den Filtern sieht in tine überall gleich aus. Hier examplarisch die Anwendung „Kalender“.
Am rechten Rand dieser Zeile befindet sich das Suchfilterfenster, dem wir in diesem Kapitel einen eigenen Unterabschnitt widmen. Darunter finden Sie eine, etwas schmalere und über den gesamten Bildschirm reichende Menüleiste, die in jeder Anwendung die nahezu gleichen Bedienelemente enthält. Diese bezieht sich auf die darunter liegende Tabelle. Beachten Sie dabei, dass der Teil dieser Leiste, der sich über dem Tabellenfenster befindet, nach unten rutscht, wenn Sie mit Filtern arbeiten wollen und dazu im Suchfilterfenster den Button
betätigen, um den Fenstern und Bedienelementen der Filterbearbeitung Platz zu machen.Direkt über der linken oberen Ecke des Tabellenfensters, finden Sie in jeder Anwendung einen Schalter zum Blättern durch die einzelnen Tabellenobjekte.
In allen Anwendungen, außer dem Kalender, enthält er ein Eingabefeld , „Seite runter“
, „Anfang“
und „Ende“
. Im Kalender ist die Ansicht dieses Eingabefeldes abhängig von der Kalenderansicht (Tag, Woche oder Monat). Bei der Tages- und Monatsansicht ist es ein Pulldown mit anklickbaren Tagen oder Monaten, bei der Wochenansicht ist es ein Eingabefeld . Als Pfeiltasten gibt es im Kalender nur „vor“ und „zurück“.
Rechts daneben befindet sich der Refresh-Button (), mit dem Sie z.B. eine aktuelle Ansicht in die Tabelle nachladen oder E-Mails abrufen können.
Das Element rechts Abschnitt 13.3, „Generelle Einstellungen“), sowie deren Gesamtzahl in der Datenbank. Der daneben befindliche Button , dient der massenhaften Markierung einzelner Elemente aus der Tabelle. Das darunter vorhandene Pulldown hat drei Menüpunkte: , und . Auch hier sieht der Kalender wieder, entsprechend seiner spezifischen Funktion, anders aus: Er bietet mit den ersten drei Buttons den Wechsel zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansicht an. Der vierte Button (der nach oben gerichtete Pfeil) dient dem Wechsel in die Vollbildansicht des Kalenders.
informiert Sie über die Anzahl der im Augenblick in der Tabelle angezeigten Elemente (die Standardanzahl ist 50; wie Sie diese ändern können, finden Sie inNachdem wir uns mit allen Bedienelementen oberhalb der Tabelle beschäftigt haben, kommen wir nun zum Favoriten- und Ordnerbaum, den Sie links von der Tabelle finden. Bereits in der tine-Standardinstallation ist in jeder Anwendung eine Reihe von vordefinierten Favoriten enthalten, die sich für die tägliche Arbeit als nützlich erwiesen haben. Zu den speziellen Einstellungen für Favoriten kommen wir weiter unten im Abschnitt 2.2.5, „Favoriten definieren“, weil wir Ihnen zuvor noch das Setzen von Filtern beschreiben möchten, die Sie dann als Favoriten speichern können.
Der sich unterhalb der Favoriten befindliche Ordnerbaum mit den typischen Ordner-Symbolen soll uns nun im Weiteren beschäftigen. In den meisten Anwendungen (außer
, und den ERP-nahen Anwendungen , und ) finden Sie hier die gleiche Systematik vor: Die Speicher für unsere jeweiligen Objekte, also z.B. Adressbücher, Kalender, Dateiordner, Leadlisten (in tine nennen wir sie allgemein „Container“) werden unterteilt in „Meine …“, „Gemeinsame …“ und „… anderer Benutzer“. Dieses Ordnerprinzip ist der Festlegung von Zugriffsberechtigungen geschuldet. Am besten lässt sich das an den Adressbüchern erläutern, die wir ja im vorangegangenen Kapitel schon besprochen haben.Dort hatten wir festgestellt, dass das Anlegen eines speziellen Adressbuches nur aus Sicht der Zugriffsberechtigungen sinnvoll ist und dabei auch erwähnt, dass beim Anlegen eines Benutzers automatisch ein privates Adressbuch angelegt wird, in das dieser Nutzer beispielsweise die privaten Kontakte seines Mobiltelefons abspeichern kann, ohne dass diese von anderen tine-Anwendern eingesehen werden können. Private Container werden übrigens auch in allen anderen o.g. Anwendungen automatisch mit einem neuen Benutzer angelegt. Das bedeutet, jeder Benutzer hat neben dem Adressbuch einen eigenen Kalender, eine eigene Aufgabenliste, einen persönlichen Dateiorder und eine eigene Leadliste und wenn der Benutzer diese nicht freigibt, hat auch nur er darauf Zugriff.
Standardmäßig werden alle neuen Objekte, die ein Benutzer anlegt, auch in dessen privaten Containern gespeichert und sind damit, ohne explizite Freigabe, für andere Benutzer weder sicht- noch bearbeitbar! Wie Sie diese Einstellungen einzeln für jede Anwendung und für sich selbst, oder nötigenfalls auch global für alle Benutzer, ändern können, beschreiben wir in Kapitel 13, Benutzerspezifische Einstellungen und hier insbesondere im Abschnitt 13.2, „Admin-Modus“.
Wenn Sie sich im o.g. Kapitel bereits informiert haben, wissen Sie, dass Sie tine also generell so einrichten können, dass z.B. alle Mitarbeiter ihre Kontakte in einem allgemeinen Adressbuch und ihre Termine in einem unternehmensweiten Kalender speichern, ohne dies im Dialogfenster des entsprechenden Objekts ändern zu müssen (was üblicherweise gern übersehen wird und daher erfahrungsgemäß bei Nichtänderung dieser Einstellung fast zwangsläufig dazu führt, dass Benutzer neue Objekte im privaten Container abspeichern!). Natürlich können Sie die Zuweisung eines gemeinsamen Containers bei entsprechend strukturierten Unternehmen oder Organisationen auch für Abteilungen (statt für jeden Benutzer einzeln) einstellen, die Sie über die Gruppenfunktion (siehe Abschnitt 14.3, „Gruppen“) abbilden.
Neben der Möglichkeit, Objekte in gemeinsamen Containern abzulegen, können Sie allerdings auch den anderen Mitarbeitern Zugriff auf Ihre Container gewähren. Eine Möglichkeit, die Zugriffsberechtigungen für einzelne Container zu verwalten, finden Sie in der Admin-Anwendung – lesen Sie dazu im Abschnitt 14.6.1, „Container bearbeiten“ nach!
Allerdings geht das im einzelnen Bedarfsfall auch aus jeder Anwendung heraus: Klappen Sie sich dazu im Ordnerbaum den entsprechenden Container heraus, und klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste (Kontextmenü) an. Navigieren Sie nun zu der Option "Adressbuch Berechtigungen verwalten".
Das daraufhin erscheinende Fenster zur Berechtigungsverwaltung sieht wie folgt aus:
Welche Zugriffsrechte Sie hier nun mit welchen Konsequenzen vergeben, lesen Sie bitte im oben zitierten Abschnitt des Administrationskapitels nach. Wir wollen uns hier nur damit beschäftigen, wie Sie Berechtigungen sich selbst, sowie anderen Benutzern oder Benutzergruppen zuweisen können.
Das Dialogfenster zur Container-Rechtevergabe steht bei Öffnung immer auf dem bearbeitenden Benutzer, also Ihnen selbst. Wenn Sie nun den entsprechenden Container zum Zugriff für andere Benutzer freigeben wollen, verfahren Sie wie folgt: Entscheiden Sie zunächst, ob die Berechtigung einzelnen Benutzern oder ganzen Benutzergruppen erteilt werden soll. Klicken Sie dazu oben links im Dialogfenster den Button mit den drei kleinen schwarzen Köpfen - (das Symbol für eine Benutzergruppe, denn standardmäßig steht die Auswahl auf Gruppen) an! Dahinter verbirgt sich ein Pulldown mit , , und . Treffen Sie Ihre Auswahl!
Jetzt erhalten Sie (außer bei
) mit dem Pulldown links außen die entsprechenden Benutzer, Benutzergruppen oder Rollen Ihrer tine-Installation, mit den üblichen Bedienelementen, zur Auswahl angeboten. Sie können auch, anstelle des Pulldowns, eine Zeichenkette (mindestens drei Zeichen) zur Suche eingeben.Nachdem Sie einen Benutzer, eine Gruppe oder eine Rolle ausgewählt haben, wird Ihnen in der darunterliegenden Tabelle eine neue Zeile zur Rechtevergabe angeboten. Klicken Sie hier die entsprechenden Checkbuttons an und speichern Sie Ihre Einstellungen mit
ab! Damit haben Sie anderen tine-Benutzern Zugriff auf einen Teil Ihrer Daten gewährt. Natürlich können Sie diesen Zugriff bei Bedarf auch jederzeit wieder einschränken oder ganz unterbinden.Kommen wir nun zum größten Teil des Bildschirms, der Tabelle selbst:
Egal, welche Einzelanwendung von tine Sie benutzen – die Objekte (Adressen, E-Mails, Aufgaben, Leads, Mitarbeiterkonten u.a.) werden standardmäßig immer in einer Tabelle dargestellt. Dabei hat jede Tabelle einer tine-Anwendung ihre ganz spezifische Standard-Spalten-Ansicht. Nach jeder dieser Spalten können Sie die Objekte sortieren, indem Sie die entsprechende Spalte anklicken. Ein kleines, blaues Dreieck auf dem Spaltenkopf-Button, entweder nach oben oder nach unten gerichtet, zeigt Ihnen danach die Sortierungsrichtung an. So wie Sie das z.B. auch von einem Tabellenkalkulationsprogramm wie MS Excel kennen, können Sie mit der Maus durch Schieben auf den Trennlinien zwischen den Spaltenkopf-Buttons die Breite einer Tabellenspalte verändern.
Am rechten äußeren Rand des Tabellenkopfes finden Sie immer einen kleinen Button () , den wir hier durchgehend „Tabellenkopfsymbol“ nennen. Dieser Button begegnet Ihnen nicht nur am rechten Rand der großen Tabelle in der Hauptansicht einer Anwendung, sondern auch in Arbeitsfenstern, wenn Sie Tabellen aufweisen. Seine Funktion ist immer gleich: Nach dem Anklicken gibt er eine Liste mit Checkbuttons frei, die es Ihnen erlauben, Tabellenspalten ein- oder auszublenden:
Aus Praktikabilitäts- und Platzgründen wurden für jede Anwendung Standard-Tabellenspalten festgelegt, die Sie in aller Regel auch nicht ändern müssen. Sollte für einen im Buch beschriebenen Arbeitsalgorithmus eine in der Standardansicht ausgeblendete Tabellenspalte sichtbar gemacht werden müssen, weisen wir Sie an der entsprechenden Stelle konkret darauf hin.
Um die Filterfunktionen einzublenden, klicken Sie auf auf der rechten oberen Seite (direkt unter den Bereich des Suchfilterfensters). Standardmäßig sind die Filterfunktionen immer ausgeblendet. tine speichert den Zustand der Filteranzeige und stellt ihn bei der nächsten Anmeldung wieder her.
Eine ausgeblendete Filterzeile bedeutet nicht, dass keine Filter aktiv sind! Schauen Sie dazu immer rechts den Bereich des Suchfilterfensters an, dort finden Sie die Bemerkung
Hier wird angegeben welche Filter aktiv sind. Blenden Sie sich dann bei Bedarf die gesetzten Filter ein!Wenn die Suchfilter eingeblendet sind, erkennen Sie das auf der linken Seite an mindestens einem kleinen runden Kapitel 1, Adressverwaltung bereits besprochen. Die Zeichenketten-Suche begegnet Ihnen aber auch in anderen Anwendungen; in unserem Screenshot-Beispiel sehen Sie die E-Mail-Anwendung und dort standardmäßig als ersten Filter und . Die Zeichenketten-Suche erkennen Sie immer am Wörtchen zwischen den Pulldown-Feldern.
(Plus)- und (Minus)-Button. Alle danach folgenden Einstellungen sind anwendungsspezifisch; im Adressbuch steht z.B. beim erstmaligen Aufruf in der Sitzung die Funktionszeile im Pulldown-Menü neben auf und daneben auf . Das bedeutet, dass Sie einfach nach Zeichenketten suchen können. Wir haben das inAuch beim Klick auf das
(Plus)-Symbol zur Erstellung eines neuen Filters wird Ihnen zunächst immer die -Funktion angeboten. Je nach Anwendung müssen Sie diesen Operator über das davor befindliche Pulldown mit einem Feld der Tabelle (also einem Datensatzelement) kombinieren:Dabei wird Ihnen in allen Anwendungen (außer ), neben den anwendungsspezifischen Datenfeldern auch die Variante angeboten, die gemeinsam über mehrere Datenfelder sucht. Im Adressbuch sind das die Felder , , , , und , in anderen Anwendungen sind entsprechend die wichtigsten Felder zur Suche hinterlegt, meistens jene mit Text, wie Namen usw. Wir gehen hier nicht näher darauf ein – probieren Sie bei Bedarf diese Funktion einfach in verschiedenen Teilanwendungen aus.
Sehen wir uns nun das Suchfilterfenster ganz rechts näher an:
Über dem Button
finden Sie das Eingabefeld . Sollten Sie eine oder mehrere Suchfilter aktiv und in den o.a. Zeilen über der Tabelle angezeigt bekommen, ist dieses Eingabefeld ausgegraut, also für Eingaben gesperrt. Sie können hier nur etwas eingeben, wenn Sie vorher den Button darunter anklicken.Welche Funktion verbirgt sich hinter
? Diese ist ein anderer schneller Weg, nach einer Zeichenkette zu suchen, genauso wie oben bei der Funktion beschrieben. Es gibt dabei aber einen wesentlichen Unterschied: Die oben beschriebene -Funktion können Sie mit beliebigen anderen Suchfiltern kombinieren, hier hingegen werden nach Eingabe einer zu suchenden Zeichenkette und dem Anklicken des rechts daneben befindlichen Buttons mit der Lupe alle anderen bereits gesetzten Filter ungültig! Diese Funktion stellt also den sicheren Weg dar, den gesamten Datenbestand der entsprechenden Anwendung nach nur einer Zeichenkette zu durchsuchen. Und sie funktioniert auch im E-Mail-Client bei der Zeichenkettensuche nach bestimmten Mails!Wenn Sie über diese Funktion einen Suchfilter gesetzt haben, können Sie das X-icon nutzen um die eingegebene Zeichenkette zu löschen.
Hier auch noch einmal der Vollständigkeit halber die Funktion zum Löschen von einzelnen oder allen Filtern in den Bearbeitungszeilen über der Tabelle: Links neben der Filterzeile befindet sich nicht nur ein runder
(Plus)-Button, sondern auch ein (Minus). Mit Klicks auf diese (Minus)-Buttons vor den Filtern werden diese wieder einzeln deaktiviert. Alle Filter auf einmal löschen Sie stattdessen mit dem kleinen runden (Minus)-Button rechts vom obersten rechten Pulldown-Feld:Dieser Button zeigt sich erst, nachdem Sie mehr als einen Filter eingegeben haben.
Besprechen wir nun komplexe, miteinander kombinierbare Filter. Möglicherweise sind jetzt schon mehrere Filter in Ihrer aufgerufenen Anwendung aktiv; Sie sehen das an mehreren Filterzeilen über der Tabelle. Einen zusätzlichen Filter legen Sie, wie schon angesprochen, mit einem Klick auf den kleinen (Plus)-Button zu Beginn der Zeile an. In den meisten Anwendungen erhalten Sie jetzt und angeboten, also die oben besprochene Zeichenkettensuche. In einigen Anwendungen (E-Mail, Admin, Dateimanager, Zeiterfassung) sind die Suchalgorithmen anwendungsspezifisch andere.
Klicken Sie nun das linke Pulldown (
oder anderes) an und schauen sich an, welche Optionen Sie hier angeboten bekommen. Es sind die Datensatzelemente bzw. Tabellenfelder entsprechend der ausgewählten Anwendung, die Sie nun über den Operator in der Mitte mit einer Zeichenkette rechts zu einem neuen Suchfilter kombinieren können. Dabei wird der (unbearbeitbare) Operator nach Auswahl eines Datensatzelements links zu einem Pulldown:Die darunter angebotenen Operatoren sind wieder anwendungsspezifisch, meist lauten sie
, , , , oder .tine nimmt hier ganz bewusst keine „unscharfe“ Prüfung vor, so wie Sie das vielleicht von Suchmaschinen kennen, die Ihnen auch ähnliche Schreibweisen anbieten. Hier wird wirklich die exakte Zeichenkette abgeprüft – umso wichtiger ist es, dass Sie den Operator richtig setzen, damit Ihr Ergebnis korrekt ist.
Die bis jetzt beschriebene Methode erzeugt sog. „additive“ Filter – Sie sehen es an dem kleinen Wörtchen vor jeder Zeile. Es bedeutet, bezogen auf die eingestellten Filter, „sowohl als auch“. Damit können Sie also ein Suchergebnis immer mehr einengen.
In der praktischen Tätigkeit werden Ihnen jedoch auch Anwendungsfälle begegnen, in denen die Frage nicht 4] am rechten Rand heraus, indem Sie auf das kleine Dreieck oder den Text klicken:
(also „sowohl als auch“), sondern „oder“ lautet. D.h. Sie haben zwei oder mehr Suchkriterien, die gemeinsam, aber auch nur jeweils einzeln auf Datensätze zutreffen können, nach denen Sie suchen. Auch das ist möglich: Klappen Sie sich dazu das Menü [Sie sehen einen angewählten Checkbutton und daneben eine anwendungsspezifische Bezeichnung, hier im E-Mail-Client ist es
. In anderen Anwendungen finden Sie z.B. für das Adressbuch, für den Kalender oder für das Sales-Modul. Darunter befindet sich die Option . Diese Anzeige ist etwas gewöhnungsbedürftig, war aber aufgrund des beschränkten Platzangebotes für Bedienelemente auf dem Bildschirm nicht anders lösbar (denn Sie können auch bei den alternativen Filtern mehrere addieren - wir kommen gleich darauf zu sprechen). Den angewählten Checkbutton interpretieren Sie wie folgt: Es ist bereits ein (alternativer oder einziger) Filter (oder additiver Filterstrang) gespeichert, der den Namen o.ä. trägt — je nachdem in welcher Anwendung Sie gerade filtern wollen. Diesen gibt es immer, selbst wenn er leer ist. Es ist der "erste", von dem wir die ganze Zeit bis hierher gesprochen haben.Wollen Sie nun einen zweiten, alternativen, Filter erstellen, klicken Sie auf den Text
! Es öffnet sich nicht (wie bei den additiven Filtern) eine neue Filterzeile, sondern die erste Filterzeile wird Ihnen leer angeboten - weil ja dieser Filter nicht nur allein für sich stehen, sondern auch der Anfang eines neuen additiven Filterstranges sein kann:Gleichzeitig blinkt der Eingabecursor auf einem Feld oberhalb
, in dem, je nach Anwendung, der Text o.ä. schon vorgeschrieben ist. Das System fordert Sie damit auf, als erstes dem alternativen Filter einen Namen zu geben.Stellen Sie sich den alternativen Filter bitte wie einen neuen Strang vor: Sie können hier genauso mit dem
-Button oben links einen neuen additiven Filter setzen und so kann der gesetzte Gesamtfilter aus beliebig vielen Strängen alternativer „Oder“-Filter bestehen, die wiederum beliebig viele „Und“-Anteile enthalten können. Jetzt verstehen Sie vielleicht, vor welcher Herausforderung die Programmierer von tine gestanden haben, dieses ganze System übersichtlich auf einen Bildschirm zu bringen. Dafür bekommen Sie hier ein Werkzeug geboten, mit dem Sie beliebige Suchkriterien über praktisch beliebig große Datenbankbestände erstellen können, ohne die Spezialsyntax der Datenbankabfragen (z.B. SQL) beherrschen zu müssen.Wie löschen Sie alternative Filter dauerhaft? Sie könnten das wieder mit Klicks auf die
-Buttons links oben lösen und das Ergebnis ist auch korrekt, aber gewöhnen Sie sich bitte an, stattdessen mit einem Rechtsklick auf die Filterbezeichnungen das Kontextmenü zu benutzen. Sollten Sie nämlich mehrere alternative Filter gesetzt haben, bleiben die Einträge rechts im Menü erhalten, obwohl die Filter nicht mehr wirksam sind. Das kann zu Verwirrungen führen.Sie können einen alternativen Filter(-strang) auch zeitweise deaktivieren, indem Sie den Checkbutton abklicken:
Kleine Falle: Wenn keine weiteren alternativen Filter mehr vorhanden sind und Sie den ersten Filterstrang ebenfalls deaktivieren (löschen können Sie ihn nicht), reagiert das System im Folgenden auf keinen eingegebenen Filter mehr! Das kann im ersten Moment etwas verwirrend sein, ist aber völlig logisch.
Hier noch eine ganz wesentliche Funktion: Nachdem Sie sich, vielleicht durch längeres Probieren, einen Filter über mehrere Stränge erstellt haben, den Sie nun zukünftig öfter verwenden wollen, wünschen Sie sich wahrscheinlich, diesen dauerhaft zur Verfügung zu haben. In diesen Fall klicken sie auf das Disketten-Symbol (), welches sich bei den Filterfunktionen versteckt. Klicken Sie ihn an, und Sie erhalten das folgende Fenster:
Sie werden als Pflichteingabe nach einer
und fakultativ nach einer gefragt. Der Checkbutton dient der Festlegung, ob die Favoritenansicht nur für Sie oder auch für andere Nutzer sicht- und anwendbar sein soll. Wenn Sie diesen Checkbutton setzen, können Sie mit den darunterliegenden einzelne Benutzer oder Benutzergruppen sowie deren Berechtigungen zuweisen. Wie Benutzer oder Benutzergruppen ausgewählt werden, haben wir weiter oben in diesem Kapitel bereits erklärt. Die Berechtigungen sind folgende:Mit diesen Einstellungen können Sie nun Ihre gefilterte Ansicht im Verzeichnisbaum unter
abspeichern.