10.7 Monatliche Arbeitszeit Berichte

Im Modul Monatliche Arbeitszeit Berichte werden jeweils pro Monat und Mitarbeiter die Daten aus Tägliche Arbeitszeitberichte kummuliert und verwaltet. tine kann dabei so eingerichtet werden, dass diese Monatliche Arbeitszeit Berichte automatisch generiert und aktualisiert werden (z.B. über Nacht per cronjob). Somit steht immer ein aktueller monatlicher Stand pro Mitarbeiter zur Verfügung.

Alternativ besteht die Möglichkeit über den Button Berechnen alle Berichte im Bearbeitungsmenü die Erstellung und Aktualisierung der Daten auszulösen. Bitte beachten Sie dabei, dass die Berechnung in Abhängigkeit der Datenmengen einige Zeit in Anspruch nehmen kann.

Bereits in der Listenansicht erhalten Sie einen guten und schnellen Überblick über die wichtigsten monatlichen Arbeitszeitdaten pro Mitarbeiter, wie Vormonats Saldo Arbeitszeit, Arbeitszeit (Ist), Arbeitszeit (Soll), Arbeitszeit (Berichtigt) und Gesamt Saldo Arbeitszeit.

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Abbildung 10.17: Übersicht Monatliche Arbeitszeitberichte


Schauen wir uns nun einen der generierten Datensätze unter Monatliche Arbeitszeit Berichte im Bearbeitungsdialog genauer an. Wählen Sie dazu per Klick den gewünschten Datensatz rechts in der Listenansicht aus und klicken im Bearbeitungsmenü links außen auf den Button Monatlicher Arbeitszeit Bericht bearbeiten. Ein Doppelklick auf den gewünschten Datensatz in der Listenansicht öffnet ebenfalls den Bearbeitungsdialog.

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Abbildung 10.18: Monatllicher Arbeitszeitbericht bearbeiten


Im Bearbeitungsdialog sehen Sie das Ergebnis der Summe aus allen täglichen Informationen aus Tägliche Arbeitszeitberichte pro Mitarbeiter innerhalb des Monats. Im gleichnamigen Block Tägliche Arbeitszeit Berichte werden diese einzeln aufgeführt. Korrekturen unter Tägliche Arbeitszeitberichte wirken sich entsprechend nach einer Neuberechnung hier aus.

Schauen wir uns nun die weiteren Einträge an. Mitarbeiter enthält, wie der Titel schon verrät, den Namen des Mitarbeiters und Monat beinhaltet die Periode zusammengesetzt aus Jahr und Monat.

Der Vormonats Saldo Arbeitszeit enthält den Gesamt Saldo Arbeitszeit der vorherigen Periode. So enthält beispielsweise der Monatliche Arbeitszeit Berichte im Januar des aktuellen Jahres den Wert aus Dezember des Vorjahres in Vormonats Saldo Arbeitszeit.

Die Arbeitszeit (Ist) entspricht der Summe des Wertes Gesamt Arbeitszeit aller Datensätze in Tägliche Arbeitszeitberichte zu diesem Mitarbeiter in dem Monat. Entsprechend enthält Arbeitszeit (Soll) als Summe das Ergebnis aus Arbeitszeit (Soll) + Soll Arbeitszeit Korrektur aller Datensätze in Tägliche Arbeitszeitberichte zu diesem Mitarbeiter in dem Monat. In Arbeitszeit (Berichtigt) können Sie die monatliche Arbeitszeit bei Bedarf manuell korrigieren.

Der Gesamt Saldo Arbeitszeit entspricht dem kummulierten Ergebnis aus der Berechnung von (Arbeitszeit (Soll), Arbeitszeit (Ist)) mit Arbeitszeit (Berichtigt) und dem Vormonats Saldo Arbeitszeit.

Speichern Sie Ihre Änderungen mit Klick auf den Button OK rechts unten im Bearbeitungsdialog, damit erfolgt die Aktualisierung der Gesamt Saldo Arbeitszeit. Alternativ drücken Sie den Button Neuberechnung und erhalten im noch geöffneten Bearbeiten Dialog den aktuellen Wert.

Wichtig

Abschließend und erst wenn Sie sicher sind, dass der Monat für diesem Mitarabeiter komplett bearbeitet und alle Ergebnisse gesammelt wurden, aktivieren Sie in Ist Freigegeben das Häkchen und Speichern. Dies bewirkt, dass für diese Monats-Periode nichts mehr an den Daten unter Tägliche Arbeitszeitberichte und an diesem Datensatz selbst geändert werden kann. Im Hintergrund werden vom System gleichzeitig ein paar Referenzen gesetzt, z.B: werden die Daten aus der Arbeitszeiterfassung mit diesem Monatliche Arbeitszeit Berichte Setzen Sie dieses Häkchen erst, wenn die Monatsdaten abgeschlossen und z.B. an die Lohnbuchhaltung übergeben werden sollen.

Für die monatliche Auswertung der Arbeitszeitdaten des Mitarbeiters wählen Sie den Button Exportiere Monatlicher Arbeitszeit Bericht und wählen Sie monthlyWTReport. Sie erhalten ein Monatsprotokoll pro Mitarbeiter im Excel Format.

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Abbildung 10.19: Beispiel Export Monatlicher Arbeitszeitbericht


Anmerkung

Bei der Ausgabe der Informationen unter Spalte Bemerkung handelt es sich um den Namen der Lohnart aus den Stammdaten (siehe Abschnitt 10.2.1, „Lohnarten“). Hier wird z.B. bei Abwesenheit immer der Name der Lohnart ausgegeben, die in den Stammdaten zugewiesen ist (siehe Abschnitt 10.2.2, „Abwesenheitsarten“). Wünschen Sie in der Berichtsausgabe den Namen des Abwesenheitsgrundes, können Sie eine weitere Lohnart mit entsprechendem Namen anlegen und diese der Abwesenheitsart zuordnen. Dieses Vorgehen kann u.U. von Vorteil bei der Ausgabe von Krank, KindKrank und Krank über 7 Wochen sein oder Urlaub, Unbezahlter Urlaub und Sonderurlaub sein.