Kommen wir nun zu einigen Funktionen, die nicht zum Bearbeitungsmenü gehören. Sie erreichen sie nur über das sog. Kontextmenü, also wenn Sie mit dem Mauszeiger per rechter Maustaste auf das E-Mail-Konto oder den Ordner klicken.
Beginnen wir mit dem Kontextmenü des E-Mail-Kontos. Hier haben wir die Optionen
, , , , , und . Gehen wir diese nun einmal der Reihenfolge nach durch.Alternativ können Sie von der Admin-Anwendung aus E-Mail-Kontos bearbeiten. Hierzu öffnen Sie die Admin-Anwendung und Navigieren zu
. Dorf finden Sie eine Übersicht aller aktiven E-Mail-Konten.Diese Option fügt dem E-Mail-Konto einen Ordner bzw. dem Ordner einen Unterordner hinzu. Da es sich um ein IMAP-Konto handelt, befindet sich ein so angelegter Ordner auf dem E-Mail-Server und ist damit auch auf anderen Geräten sichtbar und benutzbar, auf denen dieses Konto eingerichtet wurde.
Da es sich ja um ein IMAP-Konto handelt, können neue Orner auch von anderen E-Mail-Clients aus erstellt werden. Diese Funktion aktualisiert die Ordnerliste in tine.
Die Kommunikation des E-Mail-Clients mit seinem Server über die Skriptsprache Sieve haben wir bereits erwähnt. Wenn die Kommunikationsparameter unter dem Reiter von Ihrem Administrator in den Kontoeigenschaften korrekt eingerichtet wurden, öffnen Sie unter diesem Menüpunkt ein Fenster, in dem Sie eine automatische Abwesenheitsnotiz hinterlegen.
Hier finden Sie unter
→ ein Pulldown mit zwei Einstellungen: und vor. Stellen Sie es auf , so erhält der Absender einer E-Mail an Sie von Ihrem E-Mail-Server eine Notiz. Den Text dieser Notiz geben Sie in das Freifeld ein und schließen Ihre Eingabe mit ab.Über
→ , das standardmäßig mit ausgefüllt ist, verhindern Sie, dass derselbe Absender von Ihren automatischen Nachrichten belästigt wird. Sollte er mehrere E-Mails an einem Tag an Sie schicken, so erhält er nur auf die erste Ihre Abwesenheitsnotiz. Sie können das Intervall natürlich auch vergrößern.Wenn eine Abwesenheitsnotiz aktiviert wurde, erscheint bei jedem Start von tine eine kurze Benachrichtigung darüber, bevor das eigentliche Programm startet.
Wenn Sie wollen, können sie eine vorgefertigte Abwesenheitsnotiz für alle tine-User als Template hinterlegen. Diese wird in der Konfiguration abgelegt.
Über das eben angesprochene Kontextmenü erreichen Sie mit eine Tabelle mit den evtl. eingestellten Filterregeln für den E-Mail-Empfang. Auch diese Funktion geht vom E-Mail-Server aus und ist daher auf das korrekte Funktionieren der Sieve-Skript-Übermittlung von tine an den Server angewiesen.
Wenn die Anzahl der Regeln die Größe des Tabellenfensters übersteigt, können Sie mit den Pfeilbuttons in den Tabellenzeilen blättern. Nach Markierung einer Filterregel stehen Ihnen die Funktionen
und zur Verfügung. erzeugt einen Ausdruck der gespeicherten Filterregeln.Wir wollen uns nun das Anlegen bzw. Bearbeiten von Filterregeln näher ansehen. Klicken Sie dazu ganz links im Bearbeitungsmenü des Filterregelfensters den Button Abbildung 4.11, „E-Mail-Empfangs-Filterregel editieren“).
. Es öffnet sich ein weiteres Fenster (Im oberen Bereich finden Sie eine Zeile
Mit dem daneben befindlichen Pulldown wählen Sie, ob der Filter anzuwenden ist, wenn oder wenn . In der Zeile darunter definieren Sie die Bedingungen.Sie können also explizit E-Mail-Adressen und/oder Namen angeben wie auch Zeichenketten aus der Betreffzeile, die E-Mail-Größe oder Ausdrücke aus dem E-Mail-Header.[8] Je nachdem, welches Filterkriterium Sie ausgewählt haben, präsentieren sich der in der Mitte der Zeile befindliche Operator sowie das rechte Eingabefeld verschieden. Das Prinzip dieser Filter ist Ihnen bereits vom Adressbuch bekannt (Abschnitt 1.3.5, „Kontakte filtern“). Ziehen Sie ggf. vor dem Definieren von Filtern einen im Umgang mit E-Mails und insbesondere mit Spam erfahrenen Administrator zu Rate.
Was soll aber nun mit den eingehenden E-Mails geschehen, auf die unsere Filterkriterien zutreffen? tine bietet Ihnen dazu die folgenden vier Optionen:
Die Filterregeln
und stehen über einer Abwesenheitsbenachrichtigung: Haben Sie die Filterregel und/oder definiert, wird ein Absender, auf den die jeweilige Regel zutrifft, im Falle der ebenfalls definierten Abwesenheitsbenachrichtigung keine solche erhalten.Mit dem Menüpunkt
rufen Sie die gleiche Bearbeitungsmaske wie mit der oben besprochenen Funktion auf, nur dass sich hier die entsprechenden Daten des Kontos bereits in den Feldern befinden und geändert werden können.Damit wird, nach einer Sicherheitsabfrage, das E-Mail-Konto in tine gelöscht. Auf dem E-Mail-Server existiert das Konto weiter, mit allen seinen Ordnern und den dort gespeicherten Nachrichten.
Bei den sogenannten Standardordnern, die fettgedruckt und unabdingbarer Bestandteil von IMAP-Konten sind (i.d.R. und ), werden die letzten beiden Menüpunkte nicht angeboten, da Sie die Berechtigungen für diese Funktionen von tine aus nicht haben. Stattdessen gibt es beim die Funktion .
Sofern der E-Mailserver entsprechend eingerichtet ist, kann die SPAM-Funktion aktiviert werden.(Der Mailserver muss über die Fähigkeit verfügen, Spam zu markieren, d.h. das Hinzufügen von speziellem Text ins Subjekt, z.b. "SPAM?". Das kann beispielsweise durch das Programm "rspamd" gewährleistet werden.)
Dann haben Sie im Kontextmenü einer E-Mail die Unterpunkte
und .Hiermit können Sie E-Mails als SPAM oder umgekehrt SPAM-markierte Mails als kein SPAM markieren. Neben dieser händischen Möglichkeit der SPAM- und HAM- (HAM sind als SPAM markierte E-Mails, die aber kein SPAM sind) Markierung hat tine auch eine automatische Erkennung.
Beim erstmaligen Markieren von SPAM oder HAM, legt tine entsprechende Ordner unterhalb des Posteingangs automatisch an.
Jede eingehende E-Mail wird auf SPAM-auffällige Eigenschaften untersucht und dann entsprechend mit einem Score bewertet. Je höher der Score, desto mehr SPAM-Merkmale liegen vor. Wenn ausreichend Merkmale gefunden wurden, markiert tine die Mail im Betreff als SPAM und gibt den Score mit an. Ab einem Wert von 15 weist tine die E-Mail ab.
Auf der rechten Seite der SPAM-markierten E-Mail haben Sie die Möglichkeit, diese Einschätzung von tine zu bestätigen oder zu verneinen. Bei der Klassifizierung der Mail als „kein SPAM“ bereinigt tine den Betreff, so dass die Spam-Meldung verschwindet.
tine lernt über die Zeit, was wirklich Spam ist und was fälschlicherweise markiert wurde und passt Ihren Algorithmus entsprechend an. Je mehr „Futter“ tine bekommt, desto besser wird tine mit der SPAM-Einschätzung und desto unwahrscheinlicher wird es, dass fälschlicherweise eine Mail abgewiesen wird, da diese als SPAM klassifiziert wurde.
Falls die E-MaIls nicht direkt in tine verwaltet werden, z.B. via Outlook oder Thunderbird, kann man alternativ folgendermaßen vorgehen:
In dem Fall, dass die Ordner SPAM/HAM bereits von tine angelegt wurden, kann es unter Umständen dazu kommen, dass sie in einem externen E-Mail-Programm (z.B. Thunderbird oder Outlook) nicht angezeigt werden. Hier müsste man die Ordner dann erst subscriben/abonnieren.
[8] Eine E-Mail besteht immer aus Header (Kopfzeile) und Body (dem eigentlichen Inhalt der Nachricht). Der Header enthält als Pflichtangabe lediglich eine Absenderangabe und das Datum der Erstellung. Darüber hinaus kann der Header eine Reihe optionaler Angaben enthalten: den Weg, den die E-Mail genommen hat, Format des Inhalts, Angaben zu den Empfängern u.ä.