14.5 Anwendungen

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Abbildung 14.10: Die einzelnen Anwendungen von tine


Das grundlegende Ziel des Moduls Anwendungen ist sehr schnell erklärt: Die Tabelle zeigt Ihnen alle in ihrer tine-Installation aktiven Anwendungen, die Sie als Administrator hier einzeln und für alle Benutzer aktivieren oder deaktivieren können. Damit können Sie an dieser Stelle nicht nur Rollen-bezogen, sondern für die gesamte tine-Installation das Aussehen und die Funktion des Systems anpassen. Ausgenommen von dieser Funktion sind das Adressbuch sowie die Anwendungen Admin und Tinebase (die grundlegende Datenbank), da es sich hier um die elementarsten Funktionen der Groupware handelt, die nicht ausgeschaltet werden können.

Bei folgenden Anwendungen gibt es darüber hinaus noch Einstellungen; Sie erkennen das daran, dass der Button Einstellungen aktiv wird, wenn Sie die betreffende Anwendung auswählen:

14.5.1 Admin

Admin – hier kann das Standardadressbuch für die Eintragung neuer Kontakte eingestellt werden:

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Abbildung 14.11: Einstellungen der Admin-Anwendung


14.5.2 Kalender

Ressourcen anlegen

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Abbildung 14.12: Die Maske zum Anlegen einer neuen Ressource für die Kalender-Anwendung


In diesem Dialog können Sie eine neue Ressource anlegen. Geben Sie Ihr hierfür zunächst einen Namen an, zum Beispiel „Meeting-Raum 1“. Als nächstes benötigt die Ressource eine eindeutige E-Mail Adresse, dies ist für die Synchronisation mit anderen Kalendersystemen wichtig. An diese Adresse werden außerdem Benachrichtigungen an die Ressource versendet, wie Termineinladungen. Für den Typ wählen wir passend zu unserem Meeting-Raum den „Raum“ aus. Als nächstes finden Sie den Punkt Kalender Hierarchie/Name. Über dieses Feld können Sie festlegen, unter welcher Ordnerstruktur und welchem Namen der Kalender der Ressource später zu finden ist und so Ihre Ressourcen besser kategorisieren. In unserem Beispiel befindet sich der Meeting-Raum in der Zentrale und ist dort eher unter dem Namen „Meeting-Raum Groß“ bekannt. Wir wählen also als Hierarchie:

Zentrale/Meeting-Raum Groß

Nun befindet sich der Kalender der Ressource in einem Unterordner „Zentrale“ mit dem Namen „Meeting-Raum Groß“. Später könnten wir in diesem Verzeichnis noch andere Räume, zum Beispiel „Meeting-Raum Klein“, hinterlegen. Beachten Sie hierbei, dass diese Bezeichnung nur für den Kalender gilt! Die Ressource wird weiterhin nur über ihren Namen, also „Meeting-Raum 1“, gefunden und eingeladen. Unter diesem Namen erscheint sie auch in Exporten oder Ausdrucken. Über den Standard Teilnehmerstatus lässt sich festlegen, welchen Status eine Ressource bei der Einladung hat. Der Belegt Typ gibt hingegen an, wie sich eine Ressource in Konfliktfällen verhält. Bei der Standardauswahl „Belegt“ entspricht das Verhalten dem eines normalen Teilnehmers. Es wird eine Warnung angezeigt, die es jedoch erlaubt, den Termin-Konflikt zu ignorieren. Ist der Belegt-Typ hingegen „Nicht Verfügbar“, ist es nicht möglich, die Warnung zu ignorieren. Doppelte Buchungen der Ressource sind somit nicht möglich! Nun können Sie noch eine Maximale Teilnehmerzahl und einen Ort festlegen. Der Ort ist ein Adressbuch-Kontakt. Wenn eine Ressource ein Raum ist und über einen Ort verfügt, wird dieser automatisch in das Feld „Ort“ im Termin übernommen. Abschließend können Sie auswählen, ob Sie alle Benachrichtigungen zu dieser Ressource unterdrücken möchten.

Ressourcen Zugriffsrechte

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Abbildung 14.13: Das Zuweisen von Zugriffsrechten zu einer angelegten Ressource


Im Reiter „Zugriffsrechte“ werden zuletzt die Rechte der Ressource festgelegt. In ihren Rechten unterscheiden sich Ressourcen von anderen Datensätzen: Ressourcen verfügen über Zugriffsrechte, die Sie selbst betreffen und solche die Ihren Kalender betreffen. Im Folgenden finden Sie eine Auflistung aller Ressourcen-Rechte:

Ressource einladen
  • darf die Ressource zum Termin einladen
  • Zum Verschieben von bestehenden Terminen mit Ressource wird das Einladen-Recht nicht benötigt.
Ressource lesen
  • darf Ressource sehen
  • darf die Ressource in der Ressourcenliste sehen
  • darf die Details der Ressource im Bearbeiten Dialog der Ressource sehen
  • darf vom Termin aus (rechte Maustaste) den Ressourcen Bearbeiten Dialog öffnen
  • reicht nicht aus zum Lesen von Terminen, bei denen die Ressource eingeladen ist
  • reicht nicht aus zum Lesen von Terminen, die originär im Ressourcen-Kalender gespeichert sind
Ressource bearbeiten
  • darf die Ressource selbst bearbeiten
  • reicht nicht aus, um Zugriffsrechte zu vergeben
Ressource administrieren
  • darf die Ressource bearbeiten und administrieren
Termin hinzufügen
  • darf Termine originär im Ressourcenkalender anlegen/speichern
Termin lesen
  • darf Termine lesen, bei denen die Ressource eingeladen ist
  • darf Termine lesen, die originär im Ressourcen-Kalender gespeichert sind
  • reicht nicht zum Einladen der Ressource
Termine exportieren
  • darf den Ressourcen-Kalender exportieren
  • braucht Termin lesen, damit der Ressourcen-Kalender angezeigt wird
Termin synchronisieren
  • darf den Ressourcen Kalender synchronisieren
  • braucht Termin lesen, damit der Ressourcen-Kalender angezeigt wird
Termin Frei/Belegt
  • darf frei-/ belegt-Informationen von Terminen mit dieser Ressource sehen
Termin bearbeiten
  • darf Termine, die originär im Ressourcenkalender sind, bearbeiten
  • darf Teilnehmerstatus des Ressourcenteilnehmers bearbeiten
  • bekommt Benachrichtigungen bei Einladungen/Absagen/Status-Änderungen der Ressource

Diese Benachrichtigungen müssen in der Grundkonfiguration von tine aktiviert werden. Wenden Sie sich hierfür an Ihren Administrator.

Termin löschen
  • darf Termine die originär im Ressourcenkalender sind löschen
  • reicht nicht zum Löschen der Ressource selbst, dies ist. Nur über Rollen-Recht "Ressourcen verwalten" möglich.

Rollen-Recht Ressourcen Verwalten

Um Ressourcen in den Stammdaten hinzufügen oder löschen zu können, wird das Rollen-Recht "Ressourcen verwalten" benötigt.

14.5.3 CRM

CRM – Sie finden sie in der Tabelle unter Bezeichner, Verfügbare Lead Status, Verfügbare Lead Quellen und Verfügbare Lead Typen. Gehen Sie in der Tabelle einen nach links unter menu:[Werte} finden Sie die jeweiligen Einstellungsmöglichkeiten. Details hierzu finden Sie unter Kapitel 8, Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und dort insbesondere im Abschnitt Abschnitt 8.3.1, „Lead hinzufügen“. Dort wird auch darauf hingewiesen, dass Sie, sollten Ihnen die standardmäßig angebotenen Klassifizierungskriterien für Ihre Leads nicht ausreichen oder Sie andere benötigen, dieselben hier ändern oder ergänzen können.

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Abbildung 14.14: Die Standardeinstellungen der CRM-Anwendung: Lead-Status, -Quelle und -Typ


Dazu dienen die drei Drop-Down Menüs. Bei den Einstellungsmöglichkeiten für menu:[Verfügbare Lead Status] können Sie, neben dem Definieren eigener Lead-Status, auch die damit verbundenen Umsatz-Wahrscheinlichkeiten (menu:[probability]) festlegen:
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Abbildung 14.15: Die Maske zum Verwalten der möglichen Lead-Status der CRM-Anwendung


Unter den anderen beiden Drop-Down-Menüs haben Sie die Möglichkeit, die verfügbaren Lead-Typen und -Quellen neu anzulegen oder vorhandene zu löschen, wenn Sie diese in Ihrem Vertriebskontext nicht benötigen.

14.5.4 HumanResources

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Abbildung 14.16: Die Einstellungen der HumanResources-Anwendung


HumanResources – hier finden Sie zwei Einstellungen: Standard-Feiertagskalender als Pulldown, sowie Urlaub verfällt als Eingabefeld.

  • Über Standard Feiertagskalender können Sie, wie Sie das auch von der Kalender-Anwendung her kennen, einen beliebigen Kalender zuweisen. Dieser sollte die für Ihr Unternehmen gültigen Feiertage enthalten, denn sie werden bei der Eingabe und Abrechnung von Urlaubs- und Krankheitstagen vom System in die Berechnung einbezogen.

Wichtig

Wenn hier kein Kalender angegeben wird, finden die entsprechenden Berechnungen ohne Berücksichtigung von Feiertagen statt!

  • Urlaub verfällt – Die hier vorgefundene Angabe MM-DD interpretieren Sie als Monat und Tag, und zwar immer des folgenden Jahres. Vom System vorgegeben wird hier der 15.03. Das entspricht der in Deutschland allgemein üblichen Regelung, dass nicht genommener Urlaub im März des Folgejahres verfällt. Ändern Sie die Angabe, wenn in Ihrem Unternehmen eine andere Regelung gilt.

14.5.5 Sales

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Abbildung 14.17: Die Einstellungen der Sales-Anwendung


Sales – Hier erhalten Sie mehrere Pulldown-Schalter.

  • Eigene Währung ist selbsterklärend. Hier stellt man die Währung ein, in der tine fakturieren soll. [17]
  • Vertragsnummer-Erstellung: bietet folgende Einstellungen: automatically — hier wird bei Neuanlage eines Vertrages die Vertragsnummer, beginnend bei „1“, automatisch vergeben. Wenn Sie manually wählen, müssen Sie die Vertragsnummer per Hand eingeben.
  • Vertragsnummer-Validierung: stellt ein, wie die Vertragsnummer auf Plausibilität geprüft wird und ist nur wirksam, wenn der o.g. Schalter Vertragsnummer-Erstellung auf manually steht. Number erlaubt nur Ziffern, Text sowohl Ziffern als auch Buchstaben.
  • menu[Produktnummern Erstellung] und Produktnummern-Validierung: funktionieren in gleicherweise wie Vertragsnummer …, mit dem Unterschied dass hier die Produktnummern vergeben werden.
  • Produktnummern Präfix: gibt an, mit welchen Zeichen eine Produktnummer starten soll.
  • Product Number Zero Fill: Gibt an wie viele Ziffern tine für eine Produktnummer verwendet werden.

14.5.6 Aufgaben

In der Tabelle bei Wert versteckt sich, wie auch bei CRM, ein Drop-Down Menü. Hier kann eingestellt werden, welcher Wert als "Standard" gilt. Des Weiteren ist es möglich, personalisierte Werte zu definieren.

14.5.7 Zeiterfassung

Genau wie bei Aufgaben kann man im Drop-Down Menü einstellen, welcher Wert als "Standard" gilt und personalisierte Werte definieren.

14.5.8 Tinebase

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Abbildung 14.18: Die Profil-Einstellungen der Tinebase-Anwendung.


Tinebase: Unter dem einzigen Reiter, Profilinformation finden Sie eine Reihe von Feldern für Adressdaten und jeweils zwei zugehörige Checkbuttons: Lesen und Bearbeiten. Hier können Sie nach Bedarf, zusätzlich zu den Standardfeldern, die möglichen Dateneingaben in der Adressdatenbank erweitern. Die zusätzlichen Felder könnten insbesondere dann Bedeutung erlangen, wenn Sie Adressdaten aus anderen Programmen, wie z.B. Microsoft Outlook in tine einlesen. Outlook hat sehr viele mögliche Felder in der Adressdatenbank. Ob diese belegt sind, sehen Sie, wenn Sie sich die CSV-Tabelle anschauen, die Outlook beim Auslesen erzeugt. Schlagen Sie für nähere Erläuterungen hierzu bitte im Kapitel 1, Adressverwaltung, Abschnitt 1.2, „Kontakte importieren“ nach!



[17] In der zum Zeitpunkt der Handbucherstellung vorliegende Software-Version ist nur Euro verfügbar. Es sollen aber weitere Währungen hinzugefügt werden.