10.3 Mitarbeiter

Wenn Sie links unter MODULE auf Mitarbeiter klicken, erhalten Sie rechts in der Tabelle zeilenweise die angelegten Mitarbeiter. Ein Klick auf das Tabellenkopf-Symbol ganz rechts außen zeigt Ihnen, dass die Tabelle aus Platzgründen nur etwa die Hälfte aller möglichen Angaben anzeigt.

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Abbildung 10.6: Mitarbeiter Liste


Schauen wir uns diese in ihrer Gesamtheit daher jetzt über die Bearbeitungsmaske näher an.

10.3.1 Mitarbeiter hinzufügen

Klicken Sie im Bearbeitungsmenü links außen den Button Mitarbeiter hinzufügen an.

HumanResources/6_humanresources_mitarbeiter_dialog.png

Abbildung 10.7: Anlegen eines neuen Mitarbeiters


Zu beachten sind hier die beiden Reiter Kostenstellen und Verträge – dazu später mehr. Die Personalnummer (Pers.-Nr.) und das Benutzerkonto sind Pflichtfelder. Vergeben Sie jetzt eine Personalnummer entsprechend der in Ihrem Unternehmen gültigen Vorschriften und klicken Sie danach das Pulldown im Feld Benutzerkonto an. Es werden Ihnen die in tine angelegten Benutzer angeboten. Wählen Sie testweise einen Beliebigen aus. Beachten Sie jetzt rechts neben diesem Feld den kleinen Button mit dem Zauberstab. Wenn Sie ihn anklicken, werden Name, Vorname und weitere relevante Daten des Benutzers im Mitarbeiterdatensatz übernommen.

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Abbildung 10.8: Mit dem Zauberstab Daten übernehmen


Ergänzen Sie nun über das Pulldown das Feld Anrede sowie gegebenenfalls im nächsten Feld einen Titel. Im Block Persönliche Informationen können Sie unter Berücksichtigung des Datenschutzes nützliche Informationen hinterlegen.

Im Block Interne Informationen können Sie als Vorgesetzten nur Nutzer aus dem Kreis der bereits in dieser Anwendung angelegten Mitarbeiter auswählen. Die Abteilung wählen Sie ebenfalls per Pulldown aus (zu Abteilungen vgl. Abschnitt 7.6, „Abteilungen“).

Krankenkasse, Beruf und Position sind freie Textfelder und optional. Ein Pflichtfeld hingegen ist Angestellt von, wo Sie das Datum des Beschäftigungsbeginns hinterlegen. Sie können es ebenso wie Angestellt bis komfortabel über die Kalenderfunktion füllen.

Im Block Bankverbindung sind alle Eingaben fakultativ.

10.3.2 Kostenstellen

Klicken Sie nun den Reiter Kostenstellen an.

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Abbildung 10.9: Kostenstellen


Zur innerbetrieblichen Kosten- und Leistungsverrrechnung kann ein Mitarbeiter einer Kostenstelle zugewiesen werden. Die hier erfassten, gepflegten und gehaltsmäßig relevanten Daten aus tine können über eine individuell zu programmierende Schnittstelle an die Buchhaltung übergeben werden und stehen entsprechend dem Controlling zur Verfügung. Somit ist gewährleistet, dass die Mitarbeiterkosten auf die gewünschte Kostenstelle laufen.

Unter dem Reiter Kostenstellen finden Sie zwei Eingabefelder: Einmal die Kostenstelle selbst als Pulldown und zusätzlich das Anfangsdatum, ab dem die Mitarbeiterkosten einer bestimmten Kostenstelle zugeordnet werden sollen.

Anmerkung

Kostenstellen sind letztendlich unternehmensweite interne Konten die dem interbetrieblichen Finanz- und Kostencontrolling dienen. Die Definition und Festlegung der Kostenstellenstruktur unterliegt keiner Vorgabe und ist von Branche zu Branche bzw. von Unternehmen zu Unternehmen individuell. Erkundigen Sie sich bitte nach der für Ihr Unternehmen gültigen innerbetrieblichen Nomenklatur.

10.3.3 Verträge

Arbeitsverträge legen Sie unter dem Reiter Verträge an. Klicken Sie im unteren Bereich des Tabellenfensters auf Vertrag hinzufügen.

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Abbildung 10.10: Mitarbeiter einen Vertrag zuweisen


Anfang und Ende sind Datumsfelder mit Anfang als Pflichtfeld. Ebenfalls eine Pflichteingabe ist das Pulldown Feiertagskalender. Sollte es in Ihrem Unternehmen einen speziellen Feiertagskalender geben, weisen Sie diesen hier dem Mitarbeiter zu. Wahrscheinlich handelt es sich bei einem vorhandenen Feiertagskalender um einen gemeinsamen Kalender in tine. Ein vom System automatisch angelegter Kalender enthält keine Feiertage. Die Auswahl erfolgt über Andere Kalender wählen. Beachten Sie, dass im darauf folgenden Menü Bitte Kalender auswählen gemeinsame oder Kalender anderer Benutzer nur dann zur Auswahl stehen, wenn Sie über entsprechende Leserechte verfügen (vgl. dazu Abschnitt 14.6, „Container“). In Abschnitt 14.5.4, „HumanResources“ erfahren Sie auch, wie Sie den Feiertagskalender zu einer Standardeinstellung für alle Mitarbeiter machen.

Urlaubstage eines Kalenderjahrs ist ein numerisches Eingabefeld, in dem Sie den vertraglich vereinbarten Jahresurlaub in Tagen.

Die Zeile Arbeitszeit enthält unter dem Pulldown Arbeitszeit Schema drei in Deutschland übliche Arbeitszeitmodelle. Wenn Sie eine Vorlage ausgewählt haben, sehen Sie in dem Feld rechts daneben (Arbeitsstunden pro Woche) die entsprechende Wochenarbeitszeit. Die darunter liegende Zeile mit der Verteilung der Wochenarbeitsstunden auf die einzelnen Arbeitstage wird entsprechend Ihrer ausgewählten Vorlage automatisch eingestellt. Beim 40-Stunden-Modell bedeutet dies eine tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden, von Montag bis Freitag. Natürlich können Sie alle diese Standardeinstellungen individuell anpassen. Weitere Informationen zur Anlage und den Inhalten von Arbeitszeitschemata entnehmen Sie Abschnitt 10.2.3, „Arbeitszeitschemata“.

Haben Sie einen Arbeitsvertrag angelegt, klicken Sie in der Übersichtstabelle rechts außen auf das Tabellenkopf-Symbol und stellen fest, dass die vier standardmäßig nicht eingeblendeten Tabellenfelder nur Informationen zum Bearbeitungsverlauf enthalten. Die wesentlichen Punkte des Arbeitsvertrages sind also in der Standard-Tabellenansicht enthalten und Sie können diese Einstellung unverändert lassen.

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Abbildung 10.11: Liste Mitarbeiter Verträge


Markieren Sie nun als Tabellenzeile den eben eingegebenen oder einen beliebigen anderen Arbeitsvertrag. Der Button Vertrag löschen unterhalb des Tabellenfensters ist jetzt nicht mehr ausgegraut – damit können Sie den Arbeitsvertrag löschen. Das Abspeichern mindestens eines Arbeitsvertrages für einen Arbeitnehmer führt ebenso dazu, dass die beiden Reiter Urlaub und Krankheit nicht mehr ausgegraut sind.

10.3.4 Urlaub – Krankheit

Unter dem Reiter Urlaub finden Sie in der Tabelle die Urlaubstage des Arbeitnehmers.

Die erste Tabellenspalte entspricht dem Benutzerkonto, d.h. Sie sehen das Kalenderjahr, dem die Urlaubstage zugeordnet sind. Die anderen Tabellenspalten schauen wir uns jetzt in der Bearbeitungsmaske an. Klicken Sie dazu unten den Button Urlaubstage hinzufügen.

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Abbildung 10.12: Urlaubstage hinzufügen


Über das Pulldown Status legen Sie zunächst fest, ob es sich um einen beantragten, in Bearbeitung befindlichen, bereits angenommenen oder abgewiesenen Urlaubsantrag handelt. Standardmäßig steht der Status auf Angenommen. Beim Abspeichern würden die Urlaubstage dann vom Urlaubskonto des Arbeitnehmers abgebucht. Belassen Sie die Einstellung jetzt auf Angenommen und schauen Sie sich das nächste Pulldown, Personalkonto, an. Per Standard steht dieses Feld auf dem laufenden Jahr; klicken Sie das Pulldown, sehen Sie, dass Ihnen das laufende und mindestens noch das folgende Jahr angeboten werden. Diese beiden Personalkonten, auf die wir weiter unten noch zu sprechen kommen, hat das System beim Abspeichern eines Mitarbeiters automatisch angelegt. Belassen Sie jetzt die Standardeinstellung, d.h. das laufende Jahr. Im nächsten Feld, Übrig, werden Ihnen zur Kontrolle die restlichen Urlaubstage des Arbeitnehmers angezeigt. Dieses Feld ist eine automatisch erzeugte Differenz aus dem (ggf. anteiligen) Urlaubsanspruch und den genehmigten/angenommenen Urlaubstagen inkl. Resturlaub aus dem Vorjahr und kann nicht überschrieben werden.

Darunter finden Sie ein Kalenderfeld, über das Sie komfortabel die einzelnen Tage des jetzt zu bearbeitenden Urlaubs eingeben. Klicken Sie auf die gewünschten Tage, summiert das System diese automatisch – und zieht sie auch wieder ab, wenn Sie noch einmal darauf klicken. Haben Sie den Urlaub richtig eingegeben, speichern Sie ihn mit Ok ab. Nach dem Schließen dieser Bearbeitungsmaske sehen Sie, dass der eben eingegebene Urlaub in einer neuen Zeile der Tabelle registriert wurde. Wenn Sie jetzt eine Zeile markieren, lösen Sie mit den beiden Buttons Urlaubstage bearbeiten und Urlaubstage löschen unterhalb des Tabellenfensters die entsprechende Funktion aus. Das Ganze geht natürlich wie immer auch per rechtem Mausklick und Kontextmenü.

Der Reiter Krankheit funktioniert analog, nur dass es hier natürlich das Differenzfeld für „übrige“ Tage nicht gibt. Das Statusfeld enthält im Pulldown die (selbsterklärenden) Werte Entschuldigt und Unentschuldigt.

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Abbildung 10.13: Krankheit und Krankheitsstage hinzufügen


Hier gibt es noch eine Sonderfunktion: Haben Sie unentschuldigte Krankheitstage gebucht, können Sie diese, nach dem Schließen der Eingabemaske, auf der Tabellenzeile über das Kontextmenü (Rechtsklick auf die entsprechende Tabellenzeile) als Urlaub buchen.

Ein Klick auf das Tabellenkopf-Symbol rechts außen zeigt Ihnen bei beiden Tabellen, dass die nicht eingeblendeten Felder nur Bearbeitungsvermerke enthalten. Sie können also im Normalfall die Standardeinstellungen unverändert lassen.