Wie üblich sehen Sie im mittleren und rechten Teil Ihres Bildschirms eine Tabelle, in diesem Falle mit den E-Mails der im linken Teil ausgewählten Favoriten-Ansicht bzw. des ausgewählten E-Mail-Kontos. Wenn Sie nichts anderes gewählt haben, werden Ihnen die E-Mails in chronologischer Reihenfolge mit der jüngsten zuoberst angezeigt.
Fangen wir bei den Navigations-Optionen der Tabelle an. Mit den Symbolen und
navigieren Sie zur ersten und zur letzten Seite der Tabelle. Mit
und
können Sie in der Tabelle vor- und zurückwandern. Alternativ können Sie in dem Eingabebereich zwischen den Pfeilen die spezifische Tabellenseite eingeben, um schnell dorthin zu navigieren. Das
-Icon dient zum Neuladen der Tabelle.
Kommen wir nun kurz zu dem Balken mit der Prozentangabe im rechten Teil direkt über dem Tabellenkopf, unterhalb des Bearbeitungsmenüs; er erscheint allerdings nur, wenn Sie links keinen Favoriten (der ja über mehrere Konten definiert sein kann), sondern explizit den Ordner eines E-Mail-Kontos angewählt haben.
Die Prozentangabe zeigt Ihnen die Speicherauslastung Ihres IMAP-Kontos an. Wie bereits beschrieben, verbleiben bei einem IMAP-Konto alle E-Mails auf dem E-Mail-Server. Wenn Ihr externer Dienstleister oder auch der Administrator des Firmen-E-Mail-Servers zur Nutzung dieses Kontos aus Ressourcengründen eine maximale Speicherkapazität (Quota) festgelegt hat, entspricht die Prozentzahl der Auslastung dieses verfügbaren Speichers. Gelten für Ihr E-Mail-Konto keine solchen Beschränkungen, sehen Sie auch keinen Balken und können die folgende Bemerkung überspringen.
Behalten Sie diese Anzeige im Auge! Wenn Sie bei 100% steht, werden Ihnen keine weiteren E-Mails mehr zugestellt. Das ist insofern bedeutsam, als der Absender einer E-Mail an Sie darüber nicht immer informiert[7] und stattdessen im Glauben gelassen wird, seine E-Mail habe Sie erreicht. Sie wiederum erhalten ebenfalls keine Benachrichtigung. Sollten Sie also übersehen, dass Ihr Speicher voll ist, sind Sie mit Ihrem Konto quasi offline, ohne es zu bemerken.
Schnelle Abhilfe schafft hier nur das Löschen des Papierkorbs oder des Spamordners (und anschließend auch des Papierkorbs!). Ob und inwieweit Sie auch ältere eingegangene oder versendete E-Mails löschen dürfen, bestimmt Ihre Firmenpolicy, denn ggf. sind eingegangene und versendete E-Mails entsprechend den rechtlichen Bestimmungen zu archivieren. Erkundigen Sie sich dazu beim Systemadministrator Ihres E-Mail-Servers!
Weiter geht es mit der eigentlichen Tabelle. Standardmäßig benennt der Tabellenkopf die wichtigsten Spalten; wie Sie mit dem kleinen Tabellenkopfsymbol rechts am äußeren Rand weitere Spalten zu- und abwählen, beschreibt Kapitel 2, Allgemeine Hinweise zur Bedienung. Beachten Sie die beiden kleinen Spalten am linken Rand: und . Das graue Büroklammer-Symbol unter signalisiert Ihnen, dass diese E-Mail einen Dateianhang besitzt. Unter finden Sie zwei Symbole.
: Diese Mail wurde von Ihnen an einen oder alle Absender beantwortet.
: Sie haben diese E-Mail an andere Empfänger weitergeleitet.
Wir kommen weiter unten detailliert auf diese eben beschriebenen Funktionen zu sprechen.
[7] Im Normalfall kommen E-Mails zum Empfänger mit einer Mitteilung wie „user over quota“ o. ä. zurück. Gehen Sie jedoch davon aus, dass ein Nutzer das durchaus übersehen oder mit der Fehlermeldung nichts anfangen kann.