Die speziellen Kapitel 6, Dateimanager integriert. Jeder Ordner und Datei innerhalb der verfügt über verschiedene Eigenschaften und enthält Informationen aus den übergeordneten Daten sowie Metadaten der . Öffnen Sie die Eigenschaften über den Button oder mit der rechten Maustaste über das Kontextmenü auf dem jeweiligen Ordner bzw. der ausgewählten Datei.
Eigenschaften sind in die bereits bestehenden Eigenschaften der Daten in der AnwendungFolgendes Beispiel zeigt den Bearbeitendialog
mit den Basis Eigenschaften im Reiter .Die
betreffenden grundlegenden Felder und finden Sie im mittleren Bereich innerhalb des Reiters . Der Bereich selbst ist für alle Datensätze unterhalb des Hauptordner aktiv und sichtbar. Beide Felder werden innerhalb der automatisch bei Anlage der Daten vom System gesetzt. Das wird entsprechend der Konfigurationen zur jeweiligen Ebene mit den vorgegebenen Trennzeichen gefüllt und setzt sich darüber hinaus aus den Aktenzeichen übergeordneter Daten zusammen.Beispiel Aktenzeichen: //08.08.01.04//000002/003/001-000001
Der Abschnitt 13.1, „Aufbau und Struktur eAkte“ für die einzelnen Ebenen erklärt und wird vom System automatisch gesetzt.
wurde unterEine für Sie interessante Information in den Eigenschaften ist der
, welcher unabhänggig der in der Anwendung , bei allen Datensätzen den exakten Namen der gesamten Ordnerstruktur bis zum aktuellen ausgewählten Datensatz enthält. Dies entspricht auch der Navigation in der Baumstruktur links im und wird oberhalb der Tabelle im als Filter gesetzt.In einem separaten Reiter
im Bearbeitendialog können die Akten-spezifischen Metadaten erfasst und bearbeitet werden. Dieser Reiter ist erst ab einem aktiv. Auf untergeordneten Ebenen der Akte sind die Metadaten einsehbar, können jedoch nicht bearbeitet werden.Ein Klick auf den Button
im oberen Bereich des Bearbeitungsdialogs, springt (wie der Name vermuten lässt) im Dateimanager auf den zugehörigen und in der Baumstruktur höher liegenden Akten-Datensatz mit . Entsprechend ist der Button nur auf Daten unterhalb der sichtbar. Nutzen Sie den Button, um schnell auf die richtige Ebene zur Bearbeitung der Akten-Metadaten zu springen.Schauen wir uns nun die Metadaten einmal genauer an (die Daten sind informativ).
Sind noch keine Metadaten zur Akte gespeichert wird in
das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen, ändern Sie dieses bei Bedarf. Erforderlich ist bei Speicherung der Metadaten die Angabe der . Das Datum für die können Sie leer lassen und jederzeit nachtragen.Handelt es sich um eine Kombination aus elektronischer Akte und Papierakte, setzen Sie bitte ein Häkchen in
, so dass Sie nun den eintragen können.Für geschlossene Akten setzen Sie bitte das Häkchen in
. Dadurch werden weitere Felder aktiv und Sie tragen das ein, wählen den Kontakt in sowie die passende Option zur ( , , ) über das Dropdown Menü aus und ergänzen dies ggf. um das Datum zum .Akten deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und die ausgesondert sind, kennzeichnen Sie mit einem Häkchen in
. Es werden weitere Felder aktiv. Wählen Sie eine Option zur ( , ) über das Dropdown Menü aus, setzen das und erfassen Sie den .