13.2 Metadaten und Eigenschaften

Die speziellen eAkte Eigenschaften sind in die bereits bestehenden Eigenschaften der Daten in der Anwendung Kapitel 6, Dateimanager integriert. Jeder Ordner und Datei innerhalb der eAkte verfügt über verschiedene Eigenschaften und enthält Informationen aus den übergeordneten Daten sowie Metadaten der Akte. Öffnen Sie die Eigenschaften über den Button Eigenschaften bearbeiten oder mit der rechten Maustaste über das Kontextmenü auf dem jeweiligen Ordner bzw. der ausgewählten Datei.

Folgendes Beispiel zeigt den Bearbeitendialog Datei bearbeiten mit den Basis Eigenschaften im Reiter Datei.

EAkte/8_eakte_eigenschaften_datei.png

Abbildung 13.8: Eigenschaften Reiter Datei


Die eAkte betreffenden grundlegenden Felder Aktenzeichen und eAkte Ebenen-Typ finden Sie im mittleren Bereich eAkte innerhalb des Reiters Datei. Der Bereich eAkte selbst ist für alle Datensätze unterhalb des Hauptordner aktiv und sichtbar. Beide Felder werden innerhalb der eAkte automatisch bei Anlage der Daten vom System gesetzt. Das Aktenzeichen wird entsprechend der Konfigurationen zur jeweiligen Ebene mit den vorgegebenen Trennzeichen gefüllt und setzt sich darüber hinaus aus den Aktenzeichen übergeordneter Daten zusammen.

Beispiel Aktenzeichen: //08.08.01.04//000002/003/001-000001

Der eAkte Ebenen-Typ wurde unter Abschnitt 13.1, „Aufbau und Struktur eAkte“ für die einzelnen Ebenen erklärt und wird vom System automatisch gesetzt.

Eine für Sie interessante Information in den Eigenschaften ist der Pfad, welcher unabhänggig der eAkte in der Anwendung Dateimanger, bei allen Datensätzen den exakten Namen der gesamten Ordnerstruktur bis zum aktuellen ausgewählten Datensatz enthält. Dies entspricht auch der Navigation in der Baumstruktur links im Dateimanager und wird oberhalb der Tabelle im Dateimanger als Filter gesetzt.

In einem separaten Reiter EAKTE im Bearbeitendialog können die Akten-spezifischen Metadaten erfasst und bearbeitet werden. Dieser Reiter EAKTE ist erst ab einem eAkte Ebenen-Typ Akte aktiv. Auf untergeordneten Ebenen der Akte sind die Metadaten einsehbar, können jedoch nicht bearbeitet werden.

Ein Klick auf den Button Zur Akte springen im oberen Bereich des Bearbeitungsdialogs, springt (wie der Name vermuten lässt) im Dateimanager auf den zugehörigen und in der Baumstruktur höher liegenden Akten-Datensatz mit eAkte Ebenen-Typ Akte. Entsprechend ist der Button Zur Akte springen nur auf Daten unterhalb der Akte sichtbar. Nutzen Sie den Button, um schnell auf die richtige Ebene zur Bearbeitung der Akten-Metadaten zu springen.

EAkte/9_eakte_eigenschaften_eakte.png

Abbildung 13.9: Eigenschaften Reiter eAkte


Schauen wir uns nun die Metadaten einmal genauer an (die Daten sind informativ).

Sind noch keine Metadaten zur Akte gespeichert wird in Laufzeit von das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen, ändern Sie dieses bei Bedarf. Erforderlich ist bei Speicherung der Metadaten die Angabe der Aktenführende Stelle. Das Datum für die Laufzeit bis können Sie leer lassen und jederzeit nachtragen.

Handelt es sich um eine Kombination aus elektronischer Akte und Papierakte, setzen Sie bitte ein Häkchen in Hybridakte (Es gibt eine korrespondierende Papierakte), so dass Sie nun den Standort der Papierakte eintragen können.

Für geschlossene Akten setzen Sie bitte das Häkchen in Die Akte ist geschlossen. Dadurch werden weitere Felder aktiv und Sie tragen das Datum Schlussverfügung ein, wählen den Kontakt in Schlussverfügung durch sowie die passende Option zur Aufbewahrungsfrist (6 Jahre, 10 Jahre, ewig) über das Dropdown Menü aus und ergänzen dies ggf. um das Datum zum Ende der Aufbewahrungsfrist.

Akten deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und die ausgesondert sind, kennzeichnen Sie mit einem Häkchen in Die Akte ist ausgesondert. Es werden weitere Felder aktiv. Wählen Sie eine Option zur Aussonderungsart (Kassiert (vernichtet), Archiviert) über das Dropdown Menü aus, setzen das Aussonderungsdatum und erfassen Sie den Archivname.