14.2 Sitzungen anlegen und bearbeiten

Über den Sitzung-bearbeiten-Dialog können neue Sitzungen erfasst oder bestehende bearbeitet werden. Sitzungen werden per default automatisch gespeichert, um Datenverlust bei längerer Bearbeitungsdauer zu vermeiden. Wenn Sie dieses Verhalten nicht wünschen, können Sie die Funktion über die Schaltfläche Automatisch Speichern deaktivieren. Das automatische Speichern kann auf dem selben Weg jederzeit wieder aktiviert werden.

Anmerkung

Wenn Automatisch Speichern aktiviert ist, ist die Schaltfläche dunkel.

Der Titel einer Sitzung ist vorbelegt, kann jedoch beliebig geändert werden. Sitzungsnummer ist hierbei ein Platzhalter und wird beim Speichern durch die Sitzungsnummer ersetzt. Die Sitzungsnummer selbst wird automatisch vom System vergeben und kann nicht geändert werden. Sie setzt sich stets aus dem aktuellen Jahr und einer fortlaufenden Nummer zusammen.

Sitzungsmanager/1_sitzungsmanager_dialog.png

Abbildung 14.1: Sitzung-bearbeiten-Dialog


14.2.1 Teilnehmer einladen

Teilnehmer werden entweder direkt oder über Gruppen erfasst. Jeder Teilnehmer kann dabei als "Anwesend" oder "Entschuldigt" markiert sein. Hieraus errechnen sich die Angaben zu anwesenden und abwesenden Teilnehmern.

14.2.2 Tagesordnungspunkte verwalten

Unter dem Reiter TOP können Tagesordnungspunkte erstellt werden. Jeder TOP hat einen Protokoll- und einen Beschluss-Eintrag. Wenn Sie die Beschreibung eines Tagesordnungspunkts editieren möchten, müssen Sie zunächst den Eintrag in der Liste selektieren. In dem Beschreibungsfeld (TOP Inhaltstext) auf der rechten Seite erscheint dann der zugehörige Beschreibungstext. Dieselbe Funktionalität finden Sie ebenfalls im Reiter Protokoll und Beschreibung.

Sitzungsmanager/2_sitzungsmanager_top.png

Abbildung 14.2: Tagesordnungspunkt


Tagesordnungspunkte können mit einer „drag and drop“-Geste umsortiert werden. Dies ist jedoch nur möglich, so lange noch keine Protokoll-Einträge oder ein Beschluss vorliegen. Ein Protokoll liegt dann vor, wenn Änderungen unter dem Reiter Protokoll vorgenommen wurden und der Eintrag somit nicht mehr die initialen Werte beinhaltet. Ähnlich besteht ein Beschluss sobald das Häkchen bei Beschluss unter dem Reiter Beschluss gesetzt wurde. Ebenfalls abhängig davon, ob ein Tagesordnungspunkt bereits ein Protokoll oder einen Beschluss besitzt, stellt das Kontextmenü zusätzliche Funktionen bereit.

Entfernen
Löscht einen Tagesordnungspunkt, sofern noch kein Protokoll oder Beschluss vorhanden ist.
TOP in Sitzung verschieben
Erlaubt es einen Tagesordnungspunkt in eine andere bestehende Sitzung zu verschieben. Ein verschobener TOP erhält automatisch einen entsprechenden Protokolleintrag.
TOP in Sitzung kopieren
Kopiert einen Tagesordnungspunkt in diese oder eine andere bestehende Sitzung.

Warnung

Die automatische Nummerierung ändert sich beim Sortieren, Löschen oder Verschieben von Tagesordnungspunkten.

Im Normalfall sollten Sie diese Funktionen nur während der Planung Ihrer Sitzung verwenden. Im späteren Verlauf werden Sie feststellen, dass Protokolle oder Beschlüsse viele dieser Funktionen blockieren. Sollten Sie dennoch Änderungen vornehmen wollen, müssen Sie die entsprechenden Protokolle und Beschlüsse wieder entfernen, sprich alle gesetzten Felder zurück setzen. Hiervon sollten Sie jedoch in der Regel absehen!

14.2.3 Protokolle

Wie bereits erwähnt, besitzt jeder TOP einen zugehörigen Protokoll-Eintrag unter dem Reiter Protokoll. Hier können weitere Informationen zum Protokoll sowie natürlich das Protokoll selbst erfasst werden.

Sitzungsmanager/3_sitzungsmanager_minute.png

Abbildung 14.3: Protokoll


14.2.4 Beschluss

Unter dem Reiter Beschluss wird entsprechend ein Beschluss erfasst. Ein TOP ist dann beschlossen, wenn das Häkchen bei Beschluss gesetzt wurde. Der Eintrag wird dann auch nicht mehr ausgegraut angezeigt.

Sitzungsmanager/4_sitzungsmanager_decision.png

Abbildung 14.4: Beschluss


14.2.5 Gäste

Möchten Sie zu Ihrer Sitzung Gäste einladen, die gegebenenfalls nicht in ihrem Adressbuch existieren, so können Sie dies über den Reiter Gäste tun. Zusätzlich lassen sich hier sachkundige Personen erfassen.

14.2.6 Befangenheit

Unter dem Reiter Befangenheit können Sie die Befangenheit einzelner Sitzungsteilnehmer zu beschlossenen Tagesordnungspunkten festhalten.