Der Baum enthält in der Grundkonfiguration einen Oberordner ( ) und drei Unterordner ( , und ). wiederum hat immer auch noch den Unterordner – das ist der Ablageort für Ihre eigenen/persönlichen Dokumente, der automatisch mit dem Benutzer angelegt wird.
Klicken Sie auf
, öffnet sich die darunterliegende Baumstruktur.Prüfen Sie, ob es bereits einen Ordner
gibt, und legen Sie ihn gegebenenfalls an.Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf
, erhalten Sie ein Kontextmenü mit den Punkten und . Letzterer dient dem Refresh getätigter Eingaben, sodass Sie beispielsweise auch die soeben erst hochgeladenen Dateien sehen können. Sie kennen das: In einem Webbrowser wird nicht sofort alles angezeigt, was Sie gerade gemacht haben, da sich die Daten ja nicht auf Ihrem Rechner, sondern auf einem Server im Internet befinden. Dieser Menüpunkt aktualisiert die Anzeige im Browser, sodass Sie nun sehen, was aktueller Arbeitsstand ist.Wir wollen hier noch einen neuen Ordner anlegen; klicken Sie also
.Schreiben Sie „Vorlagen“ in das angebotene Feld, wenn es diesen Ordner nicht schon gibt – sonst wählen Sie testweise einen beliebigen anderen Namen und löschen diesen Ordner später wieder. Den gleichen Arbeitsschritt können Sie übrigens auch vom Bearbeitungsmenü aus ausführen; dort lautet der Befehl
– wir kommen noch darauf zurück.Sie sollten jetzt als Unterordner von
einen Ordner haben. Übrigens lassen sich – wie im Dateisystem auf Ihrem PC – Ordner auch per Drag&Drop verschieben.Nun geben wir diesem Ordner die passenden Berechtigungen, sodass alle Mitarbeiter des Unternehmens die Vorlagen aufrufen, bearbeiten und ausdrucken können. Letzteres umfasst i.d.R. auch das Erzeugen von PDF-Dokumenten, die dann, z.B. auftrags- oder kundenbezogen, an anderen Stellen in ecclesias wieder abgelegt werden. Welche Berechtigungen darüber hinaus erteilt werden, erfordert hier, wie überall in ecclesias beim Anlegen von sog. Containern, grundsätzliche Überlegungen. Dazu mehr in Abschnitt 9.6, „Container“.
Klicken Sie nun den eben erzeugten Ordner wieder mit der rechten Maustaste an – das Kontextmenü ist jetzt, da Sie in diesem Bereich Administratorrechte haben, wesentlich umfangreicher:
Der darüberliegende Ordner
ist ja ein Systemordner, in dem auch Ihre Rechte per se eingeschränkt sind. Sie dürfen diesen Ordner nicht löschen, umbenennen oder seine Berechtigungen verwalten. Ihren Ordner haben Sie jedoch selbst erzeugt, deshalb haben Sie diese Rechte hier. Ein normaler Benutzer ohne Administratorrechte hätte auch bei diesem Ordner nur die ersten beiden Optionen – er hätte ihn ja auch nicht anlegen können.und sind selbsterklärend; klicken Sie daher jetzt an. Alternativ können Sie den Ordner auswählen und oben auf klicken. In beiden Fällen öffnet sich ein neues Fenster zum bearbeiten der Ordner Eigenschaften. Im Bereich können Sie den Ordnernamen ggf. ändern. Interessanter sind hier die nächsten drei Menüpunkte , und . Für unser Fallbeispiel fangen wir mit dem letzteren an. Klicken Sie auf , erhalten Sie ein Bearbeitungsfenster, in dem Sie dem Ordner Benutzer oder Gruppen zuweisen und deren Berechtigungen definieren. Als Administrator sollten Sie hier alle verfügbaren Rechte besitzen, also , , , , , , und .
Fahren Sie mit der Maus der Reihe nach über die einzelnen Felder. Im Kontext sehen Sie dabei kurze Definitionen der Berechtigungen. Sollte Ihnen jetzt nicht absolut klar sein, was die einzelnen Berechtigungen bedeuten, schlagen Sie dazu bitte in Abschnitt 9.6, „Container“ nach.
An dieser Stelle müssen Sie sich zunächst entscheiden, wer diesen Ordner überhaupt sehen soll. Das werden wohl Benutzergruppen sein (weshalb die Gruppenauswahl auch als Standard angeboten wird), Sie können aber auch nur einzelne Benutzer zuweisen. Dazu würden Sie jetzt oben am linken Rand das Pulldown-Menü mit den drei schwarzen Köpfen betätigen und die Auswahl auf
stellen.Wir bleiben hier jedoch bei der Gruppenauswahl. Wenn Sie den Ordner neu angelegt haben, werden Sie jetzt nur drei Einträge vorfinden:
und sind 2 default Gruppen die ecclesias hinzufügt. Standardmäßig ist jedem neu geschaffenen Container (also auch einem Dateiordner) mit den Rechten und zugewiesen, was „auf die Schnelle“ sicher für die meisten Anwendungsfälle passt. Entscheiden Sie dennoch jetzt selbst, ob das für Ihren vorliegenden Fall so in Ordnung ist. Zusätzlich sollten Sie auch sich selbst als Benutzer mit allen (inkl. Administrator-)Rechten sehen. Wollen Sie Ihrem Ordner konkreten, im System bereits definierte Gruppen zuweisen und diesen auch bestimmte Berechtigungen erteilen, entfernen Sie zunächst die Gruppe aus der Auswahl, entweder mit dem Button unten links oder durch Drücken der rechten Maustaste auf der Gruppe und Anwahl von . Wählen Sie danach über das Pulldown-Menü oben die gewünschte Benutzergruppe – oder auch mehrere nacheinander – aus.Anschließend prüfen Sie die angebotenen Berechtigungen und ändern diese bei Bedarf. In unserem Fall wären hier für alle in Frage kommenden Benutzer nur die Berechtigungen
und auszuwählen.Natürlich können Sie verschiedenen Benutzergruppen verschiedene Berechtigungen zuweisen – gerade das ist ja der Sinn hinter dem Konzept der Benutzergruppen. Experimentieren Sie ein wenig mit der Anlage von Ordnern und Unterordnern; vergessen Sie aber nicht, alles wieder zu löschen, was nicht benötigt wird.
An dieser Stelle wollen wir kurz noch die beiden Punkte und erwähnen. ecclesias bietet die Möglichkeit Ordner oder Dateien zu veröffentlichen. Klicken sie dafür mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner und wählen Sie . Hiermit erzeugen Sie einen standardmäßig einen Monat lang gültigen öffentlichen Link, unter dem die Datei aus dem Internet aufrufbar ist. Nach Ablauf der Frist, die Sie auch über einen Klick auf das Datumsfeld rechts in der Tabelle individuell anpassen können, ist der Link nicht mehr gültig. Dieser Link ist übrigens anonym, d.h. ohne Anmeldung benutzbar! dient zum Tracken dieser Veröffentlichungen gibt Ihnen eine Übersicht über den Internet verbrauch von dem ausgewählten Ordner bzw. der Datei.