13.1 Aufbau und Struktur eAkte

Die Anwendung eAkte ist integriert in der ecclesias Anwendung Kapitel 6, Dateimanager und über den Button eAkte rechts im oberen Bearbeitungsmenue über der Tabelle aktiviert. In diesem Bereich des Handbuches konzentrieren wir uns auf die Spezifika der eAkte. Bitte entnehmen Sie Grundlegendes im Umgang mit dem Dateimanager der ecclesias Anwendung Kapitel 6, Dateimanager.

Voraussetzung für die Führung einer eAkte, ist die Anlage eines Hauptordners (z.B. "Aktenplan") im Dateimanager unter Gemeinsame Ordner. Dieser muss in den Konfigurationseinstellungen in der ecclesias Anwendung admin unter eAkte hinterlegt werden. Erst dann erkennt das System diesen als eAkte.

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Abbildung 13.1: Einbindung eAkte in Dateimanager


Der Aufbau und die Struktur einer eAkte besteht aus verschieden Ebenen. Diese werden über zur Verfügung stehende eAkte Ebenen-Typen gesteuert. Die eAkte Ebenen-Typen stehen dabei untereinander in festgelegten Abhängigkeiten und verfügen über bestimmte Merkmale und Konfigurationen. Diese Einstellungen werden dabei einmalig vor Anwendung der eAkte zentral auf Systemebene konfiguriert (entsprechend der jeweiligen Kundenbedürfnisse) und steuern u.a. die automatische Nummerierung mit den erforderlichen Trennzeichen zum Aufbau der Aktenzeichen.

Im Umgang mit der eAkte unterstüzt Sie ecclesias, neben der automatischen Nummerierung, bei der Anlage neuer Ebenen in Form von Ordnern über den Button eAkte und zeigt nur die jeweils zulässigen eAkte Ebenen-Typen aktiv an. Dies immer in Abhängigkeit der Ebene, unterhalb welcher, weitere Ordner und Daten angelegt werden sollen. Jeder eAkte Ebenen-Typen ist mit einem eigenen Icon versehen und somit optisch hervorgehoben und leicht erkennbar.

Für einen einfachen Überblick werden nachfolgend die wichtigsten Fakten und Bedingungen bei der Anlage von Ebenen in Form von Ordnern und deren Daten innerhalb der eAkte pro eAkte Ebenen-Typen beschrieben.

13.1.1 Rahmenaktenplan

Befinden Sie sich im linken Bearbeitungsmenü des Dateimanager auf der Ebene eines Ordners vom eAkte Ebenen-Typ Rahmenaktenplan öffnet sich, durch Klick auf den Button eAkte im Bearbeitungsmenü rechts oben über der Tabelle, ein Pulldown Menü mit den aktiven Optionen Rahmenaktenplan hinzufügen und Aktengruppe hinzufügen zur Anlage eines Unterordners. Befinden Sie sich im linken Bearbeitsmenü des Dateimanager direkt auf der eAkte (Hauptordner) erhalten Sie nur die Option Rahmenaktenplan hinzufügen als aktive Option.

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Abbildung 13.2: Ebene Rahmenaktenplan


Bei Klick auf die gewünschte Option, erhalten Sie ein Eingabefenster, werden nach dem zu generierenden Ordnernamen gefragt und erhalten einen Hinweis zur automatischen Vergabe einer eAkten Ebenen-Nummer.

Zusammenfassend die Merkmale eines Ordners vom eAkte Ebenen-Typ Rahmenaktenplan:

  • mögliche Ebenen oberhalb: eAkte (Hauptordner) oder ein anderer Ordner vom eAkte Ebenen-Typ Rahmenaktenplan
  • mögliche Ebenen unterhalb: Ordner vom eAkte Ebenen-Typ Rahmenaktenplan oder Aktengruppe
  • Ablage von Dateien und Dokumente unterhalb nicht möglich
  • Vergabe einer vorangestellten eAkten Ebenen-Nummer erfolgt automatisch

13.1.2 Aktengruppe

Befinden Sie sich im linken Bearbeitungsmenü des Dateimanager auf der Ebene eines Ordners vom eAkte Ebenen-Typ Aktengruppe öffnet sich, durch Klick auf den Button eAkte im Bearbeitungsmenü rechts oben über der Tabelle, ein Pulldown Menü mit der aktiven Option Akte hinzufügen zur Anlage eines Unterordners.

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Abbildung 13.3: Ebene Aktengruppe


Bei Klick auf diese Option, erhalten Sie ein Eingabefenster, werden nach dem zu generierenden Ordnernamen gefragt und erhalten einen Hinweis zur automatischen Vergabe einer eAkten Ebenen-Nummer.

Zusammenfassend die Merkmale eines Ordners vom eAkte Ebenen-Typ Aktengruppe:

  • mögliche Ebenen oberhalb: Ordner vom eAkte Ebenen-Typ Rahmenaktenplan
  • mögliche Ebenen unterhalb: Ordner vom eAkte Ebenen-Typ Akte
  • Ablage von Dateien und Dokumente unterhalb nicht möglich
  • Vergabe einer vorangestellten eAkten Ebenen-Nummer erfolgt automatisch

13.1.3 Akte

Befinden Sie sich im linken Bearbeitungsmenü des Dateimanager auf der Ebene eines Ordners vom eAkte Ebenen-Typ Akte öffnet sich, durch Klick auf den Button eAkte im Bearbeitungsmenü rechts oben über der Tabelle, ein Pulldown Menü mit den aktiven Optionen Teilkte hinzufügen, Vorgang hinzufügen und Dokumentenordner hinzufügen zur Anlage eines Unterordners.

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Abbildung 13.4: Ebene Akte


Bei Klick auf die gewünschte Option, erhalten Sie ein Eingabefenster, werden nach dem zu generierenden Ordnernamen gefragt und erhalten einen Hinweis zur automatischen Vergabe einer eAkten Ebenen-Nummer.

Zusammenfassend die Merkmale eines Ordners vom eAkte Ebenen-Typ Akte:

  • mögliche Ebenen oberhalb: Ordner vom eAkte Ebenen-Typ Aktengruppe
  • mögliche Ebenen unterhalb: Ordner vom eAkte Ebenen-Typ Teilakte, Vorgang oder Dokumentenordner
  • unterhalb Ablage von Dateien und Dokumenten möglich
  • Vergabe einer vorangestellten eAkte Ebenen-Nummer erfolgt automatisch

13.1.4 Teilakte

Befinden Sie sich im linken Bearbeitungsmenü des Dateimanager auf der Ebene eines Ordners vom eAkte Ebenen-Typ Teilakte öffnet sich, durch Klick auf den Button eAkte im Bearbeitungsmenü rechts oben über der Tabelle, ein Pulldown Menü mit den aktiven Optionen Teilkte hinzufügen, Vorgang hinzufügen und Dokumentenordner hinzufügen zur Anlage eines Unterordners.

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Abbildung 13.5: Ebene Teilakte


Bei Klick auf die gewünschte Option, erhalten Sie ein Eingabefenster, werden nach dem zu generierenden Ordnernamen gefragt und erhalten einen Hinweis zur automatischen Vergabe einer eAkten Ebenen-Nummer.

Zusammenfassend die Merkmale eines Ordners vom eAkte Ebenen-Typ Teilakte:

  • mögliche Ebenen oberhalb: Ordner vom eAkte Ebenen-Typ Akte oder Teilakte
  • mögliche Ebenen unterhalb: Ordner vom eAkte Ebenen-Typ Teilakte, Vorgang oder Dokumentenordner
  • unterhalb Ablage von Dateien und Dokumenten möglich
  • Vergabe einer vorangestellten eAkte Ebenen-Nummer erfolgt automatisch

13.1.5 Vorgang

Befinden Sie sich im linken Bearbeitungsmenü des Dateimanager auf der Ebene eines Ordners vom eAkte Ebenen-Typ Vorgang öffnet sich, durch Klick auf den Button eAkte im Bearbeitungsmenü rechts oben über der Tabelle, ein Pulldown Menü mit der aktiven Option Dokumentenordner hinzufügen zur Anlage eines Unterordners.

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Abbildung 13.6: Ebene Vorgang


Bei Klick auf diese Option, erhalten Sie ein Eingabefenster, werden nach dem zu generierenden Ordnernamen gefragt und erhalten einen Hinweis zur automatischen Vergabe einer eAkten Ebenen-Nummer.

Zusammenfassend die Merkmale eines Ordners vom eAkte Ebenen-Typ Vorgang:

  • mögliche Ebenen oberhalb: Ordner vom eAkte Ebenen-Typ Akte oder Teilakte
  • mögliche Ebenen unterhalb: Ordner vom eAkte Ebenen-Typ Dokumentenordner
  • unterhalb Ablage von Dateien und Dokumenten möglich
  • Vergabe einer vorangestellten eAkte Ebenen-Nummer erfolgt automatisch

Anmerkung

Die Nummerierung der Ordner vom Ebenen-Typ Vorgang erfolgt global im gesamten System / der Installation. Dies bedeutet, dass jeder Vorgang eine eigene und eindeutige Nummer erhält, unabhängig in welcher Ebene und unter welchem Ordner der jeweilige Vorgang zugehörig ist. Diese eAkten Ebenen-Nummer (Vorgangsnummer) ist ein Teil des jeweiligen Aktenzeichens.

13.1.6 Dokumentenordner

Befinden Sie sich im linken Bearbeitungsmenü des Dateimanager auf der Ebene eines Ordners vom eAkte Ebenen-Typ Dokumentenordner öffnet sich, durch Klick auf den Button eAkte im Bearbeitungsmenü rechts oben über der Tabelle, ein Pulldown Menü mit der aktiven Option Dokumentenordner hinzufügen zur Anlage eines Unterordners.

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Abbildung 13.7: Ebene Dokumentenordner


Bei Klick auf diese Option, erhalten Sie ein Eingabefenster, werden nach dem zu generierenden Ordnernamen gefragt und erhalten einen Hinweis zur automatischen Vergabe einer eAkten Ebenen-Nummer.

Zusammenfassend die Merkmale eines Ordners vom eAkte Ebenen-Typ Dokumentenordner:

  • mögliche Ebenen oberhalb: Ordner vom eAkte Ebenen-Typ Teilakte, Vorgang, Dokumentenordner
  • mögliche Ebenen unterhalb: Ordner vom eAkte Ebenen-Typ Dokumentenordner
  • unterhalb Ablage von Dateien und Dokumenten möglich
  • Vergabe einer vorangestellten eAkten Ebenen-Nummer erfolgt automatisch