Einleitend zum Kapitel „Administration“ lassen Sie uns bitte noch einmal kurz auf die zu Beginn des Buches besprochenen Unterscheidungskriterien zwischen Groupware und CRM zu sprechen kommen: Wir hatten festgehalten, dass eine Groupware vor allem auszeichnet, die komplexen Interaktionsprozesse zwischen Mitarbeitern ein und desselben Unternehmens zu organisieren und weniger die Beziehungen von Mitarbeitern zu potenziellen oder tatsächlichen Kunden oder Lieferanten.
Und eben jene komplexen Interaktionsprozesse machen es nötig, die Mitarbeiter in funktionelle Gruppen einzuteilen, die sich insbesondere dadurch voneinander unterscheiden, auf welche Art sie mit den im System gespeicherten Daten umgehen können und dürfen. ecclesias hat, z.B. mit Adressverwaltung, Kalender, Aufgabenliste, Dateimanager u.a., verschiedene Teilprogramme (hier im Buch werden sie durchgehend „Anwendungen“ genannt), auf welche die einzelnen Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen des Unternehmens unterschiedlich abgestufte Zugriffsberechtigungen haben sollen. Und der Administrationsteil des Programms hat hauptsächlich damit zu tun, genau diese Rechte und Berechtigungen zu verwalten.
Da die deutsche Sprache hier (im Unterschied zum Englischen) etwas unscharf ist, lassen Sie uns zu Beginn einige immer wiederkehrende Begriffe klären: Es ist nämlich vor allem wichtig, dass wir zwischen Rechten (engl. "rights") und Berechtigungen (engl. "grants[10]") zu unterscheiden lernen. Als „Rechte“ bezeichnen wir die prinzipiellen Zugriffsmöglichkeiten, die ein Benutzer auf eine bestimmte Anwendung von ecclesias hat. Beispielsweise hat ein Benutzer das Recht, auf Adressbücher zuzugreifen. Das drückt sich schon beim Aufruf von ecclesias dadurch aus, dass er die Bedienelemente für Adressbücher angeboten bekommt. Ein Mitarbeiter, dessen Rechte das nicht beinhaltet, wird diese Bedienelemente gar nicht sehen. Damit haben wir die sehr praktische Möglichkeit, jedem Benutzer ein quasi individuelles Software-Werkzeug anbieten zu können, in dem er nur genau die Möglichkeiten und Bedienelemente vorfindet, die er für seine Arbeit braucht.
Eine zusammengefasste Definition solcher Benutzerrechte wird „Rolle“ genannt. Analog zum Begriff der Rolle im Theater wird hier definiert, welche Rolle im gesamten System der Software ein Benutzer spielen darf. Das kann z.B. mit seinem Arbeitsgegenstand im Unternehmen, seinem Qualifikationsgrad oder seiner Stellung in der Unternehmenshierarchie zusammenhängen. Immer jedoch wird es mehrere Mitarbeiter geben, auf welche die gleiche Rolle zutrifft. Rechte werden daher in ecclesias nicht direkt einzelnen Benutzern zugewiesen, sondern es werden zunächst Rollen angelegt, und danach wird dem einzelnen Benutzer eine Rolle zugewiesen. Zur Vereinfachung der Administration können Benutzer auch zu Benutzergruppen zusammengefasst werden, denen dann die Rolle als Gruppe zugewiesen wird — darauf kommen wir noch zu sprechen.
Weiterhin haben wir jedoch auch die Möglichkeit, sehr spezifisch definierte Zugriffsberechtigungen von Mitarbeitern auf einzelne Datenbanken eines ecclesias-Programmteils, wie bspw. bestimmte Adressbücher, zu definieren. Erinnern Sie sich noch daran, was wir im Kapitel 1, Adressverwaltung und dort speziell im Abschnitt 1.2, „Kontakte importieren“ dazu gesagt hatten? Weshalb wir überhaupt nur von der Möglichkeit Gebrauch machen sollten, verschiedene Adressbücher anzulegen? Es war nicht die Sortierung von Adressen (das lässt sich über spezielle Filter und die genialen „Tags“ viel besser machen!), sondern genau der hier genannte Grund — darüber Zugriffsrechte definieren zu können! Diese Zugriffsrechte nennen wir (im Unterschied zu den o.g. „Rechten“) „Berechtigungen“. Z.B. kann ein Benutzer auf ein bestimmtes Adressbuch eine limitierte Schreibberechtigung haben, die es ihm zwar erlaubt, in diesem Adressbuch Kontakte zu verändern (z.B. Rufnummern upzudaten) oder neue Kontakte anzulegen, es ihm aber verbietet, Kontakte zu löschen. Das ist sehr sinnvoll, wenn z.B. ein Praktikant die Aufgabe hat, Adressbestände mit Hilfe des Internets auf den neuesten Stand zu bringen. Da braucht dann niemand Angst zu haben, dass dieser ungeübte Mitarbeiter aus Versehen ein ganzes Adressbuch ins Daten-Nirvana schickt.
In einer Groupware mit ausgefeilten Zugriffsrechten, wie es ecclesias ist, können wir jedoch auch, z.B. beim Bilden von Arbeitsgemeinschaften mit anderen Unternehmen, externen oder freien Mitarbeitern einen Zugang einrichten, um sie an der gemeinsamen Arbeit an einem Projekt teilhaben zu lassen. Hier wäre es dann sicher sehr sinnvoll, dem Externen z.B. einen Datenexport nicht zu erlauben. All das ist möglich und wir werden es uns auf den nächsten Seiten Schritt für Schritt erarbeiten. Fühlen Sie sich also nicht abgeschreckt von dem Begriff „Administration“ - wir lernen keine kryptischen Konsolenbefehle, um Webserver in einem Rechenzentrum am anderen Ende der Welt zu starten. Bis auf wenige Ausnahmen (die uns aber im Rahmen dieses Buches auch nicht interessieren) lässt sich alles über die grafische Oberfläche einstellen und ist auch für Nicht-IT-Fachleute verständlich.
Zurück zur Begriffsklärung: Was hat es mit den „Gruppen“ auf sich? Mehrere Benutzer können zu Gruppen zusammengefasst werden. Das kann aus verschiedenen Gründen sinnvoll sein. Einer ist, nicht jedem Benutzer einzeln Rechte in Form von Rollen oder auch einzelne Berechtigungen zuweisen zu müssen, was anderenfalls bei größeren Unternehmen sehr mühselig werden könnte. Gruppen hingegen bieten den Vorteil, eine wohlstrukturierte und übersichtliche Benutzerlandschaft organisieren zu können. Dieser Vorteil kommt insbesondere dann zum Tragen, wenn der Administrator wechselt, neue Benutzer angelegt werden müssen oder Rechte von ganzen Benutzergruppen geändert werden sollen.
Wie im Kapitel Adressverwaltung im Abschnitt 1.4, „Gruppen“ angesprochen, unterscheiden wir hier zwischen zwei Gruppen-Arten. Hier im Administrationskapitel reden wir ausschließlich über Systemgruppen ()
Ein weiterer Vorteil von Gruppen hat mit der Administration unmittelbar nichts zu tun: Sie erlauben es, Aktionen wie bspw. das Versenden interner E-Mails oder das Einladen ganzer Abteilungen zu einem Besprechungstermin, rationeller abzuarbeiten. Anstatt sich im E-Mail-Client oder Kalender die einzelnen Benutzer zusammenzusuchen, können Sie die Aktion aus der Ansicht einer Gruppe heraus starten oder die Gruppe einladen, sparen sich eine Menge Zeit und können sicher sein, dass Sie auch alle Gruppenmitglieder erreichen. Im Kalender sorgt eine Gruppeneinladung sogar dafür, dass Gruppenmitglieder, die erst nach dem Zeitpunkt der Einladung der Gruppe zu dieser hinzugefügt wurden, noch eingeladen werden. Genauso werden sie wieder ausgeladen, wenn sie vor Verstreichen des Termins aus der Gruppe wieder entfernt werden. Diese Funktionen sind vor allem dann unschätzbar, wenn Sie ecclesias in Unternehmen und Organisationen mit sehr vielen Mitarbeitern einsetzen.
Fassen wir kurz zusammen:
Starten Sie ecclesias. Natürlich müssen Sie sich jetzt als ein Benutzer anmelden, der Administratorrechte hat, denn sonst (siehe oben!) wird Ihnen das folgende Menü gar nicht angezeigt. Rufen Sie über den Reiter ganz links ecclesias den Menüpunkt
auf (wenn er nicht schon als Reiter angezeigt wird). Sie erhalten links eine Reihe von Menüpunkten, denen wir jetzt von oben nach unten jeweils einen Unterabschnitt widmen werden.