2.3 Standard-Bedienalgorithmen im Dialogfenster

„Dialogfenster“ sind in diesem Handbuch die Eingabemasken, die sich öffnen, wenn Sie entweder ein vorhandenes Objekt einer Anwendung zum Bearbeiten öffnen, oder ein neues anlegen wollen, hier beispielhaft das Dialogfenster der Anwendung HumanResources:

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Abbildung 2.16: Eine typische Eingabemaske in ecclesias am Beispiel "Neuen Mitarbeiter hinzufügen"


Diese Eingabemaske enthält immer in dem oberen Bereich mehrere Reiter. Darunter befinden sich, neben einem oder mehreren anwendungsspezifischen Reitern, die Reiter Notizen, Anhänge und Verknüpfungen und Historie. Auf der rechten Seite befindet sich immer die Option, die Tags für die geöffnete Anwendung zu verwalten. In Adressbuch, Dateisystem, Kalender und CRM finden sie des Weiteren das Feld Beschreibung. Diese Elemente beschreiben wir nun jeweils in einem eigenen Unterabschnitt.

2.3.1 Beschreibung

Das Beschreibungsfeld dient der Eingabe von frei formuliertem Text zur Beschreibung des betreffenden Datenbankobjektes. In manchen Anwendungen, wie zum Beispiel der Adressverwaltung, hat dieses Beschreibungsfeld noch Sonderfunktionen; darauf wird im betreffenden Kapitel entsprechend eingegangen.

2.3.2 Notizen (Notiz, Telefon Notiz, E-Mail Notiz)

Wie wir schon in Abschnitt 1.3.2, „Kontakte in der Kontaktmaske bearbeiten“ gesehen haben, kennt ecclesias drei Arten von Notizen: einfache Notizen, Telefonnotizen und E-Mail-Notizen. In dem Reiter Notizen finden sie eine Übersicht aller, für die jeweilige Anwendung spezifischen, Notizen.

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Abbildung 2.17: Übersicht- Reiter "Notizen"


Durch den Klick auf dem Button Notizen hinzufügen öffnet sich ein Fenster, in das Sie beliebigen freien Text hineinschreiben können, um neue Notizen zu erzeugen. Standardmäßig werden einfache Notizen erzeugt. Die anderen beiden Arten erreichen Sie über das Pulldown-Menü (den kleinen Pfeil neben Notiz).

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Abbildung 2.18: Verschiedene Arten von Notizen, die hinzugefügt werden können


Alle Notizen erhalten mit Speicherung automatisch einen Datums- und Zeiteintrag.

Als zunächst etwas verwirrend erscheint Ihnen vielleicht der Tatbestand, dass beim Anwählen der anderen beiden Funktionen, Telefon Notiz und E-Mail Notiz, augenscheinlich nichts anderes passiert: Das angebotene Eingabefenster heißt ebenfalls Notiz hinzufügen und enthält genau so nur die Möglichkeit, einfachen Text einzugeben. Jedoch werden diese beiden Arten von Notizen bei der Auflistung im rechten Teil der Eingabemaske mit den speziellen Piktogrammen für E-Mail- und Telefonnotizen gekennzeichnet, sodass Sie und andere Anwender auf den ersten Blick sehen, um welche Art von Notizen es sich handelt. Dabei werden Sie eine Telefonnotiz dann verwenden, wenn Sie mit jemandem zum betreffenden Datenbankobjekt ein Telefonat geführt haben oder es sich direkt um einen Kontaktdatensatz handelt. Desgleichen bei E-Mail-Notizen, wobei hier noch eine automatische Funktion eingebaut ist: Wenn Sie in Ihren individuellen Einstellungen (oben rechts Benutzer: ….E-MailE-Mail-Notiz erzeugenja, beschrieben im Kapitel 8, Benutzerspezifische Einstellungen, Abschnitt 8.10, „E-Mail“ ausgewählt haben, dass bei jeder E-Mail an einen gespeicherten Kontakt eine Notiz angelegt werden soll, dann erzeugt ecclesias für Sie jeweils eine E-Mail-Notiz mit dem Inhalt der E-Mail als Anhang an den Kontaktdatensatz.

2.3.3 Anhänge

Mit Anhängen sind Dateien beliebigen Formats gemeint, demzufolge enthält die hier angebotene Tabelle auch durchgehend über alle Anwendungen die gleichen Felder: Name, Größe, Inhaltstyp, Erstelldatum und Erstellt von:

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Abbildung 2.19: Einem Objekt können beliebige Dateien als Anhänge zugewiesen werden.


Mit dem Klick auf den Button Anhang hinzufügen öffnet sich ein Dialog für die Auswahl einer hochzuladenden Datei. Je nachdem, welches Betriebssystem Sie benutzen, sieht dieser Dialog unterschiedlich aus. Und, je nachdem, ob Ihre ecclesias-Installation mit einem Server-Filesystem (z.B. über Samba) verbunden ist oder nicht, werden Ihnen jetzt entsprechende Dateiverzeichnisse angezeigt. Sollte Ihr ecclesias-System ohne eine Fileserver-Verbindung, das heißt „stand-alone“ installiert worden sein, wird Ihnen hier immer das jeweilige lokale Dateisystem des Computers, auf dem Sie eingeloggt sind, angeboten.

Die Maske enthält neben Anhang hinzufügen noch zwei weitere Buttons, Entferne Anhang und Download, mit denen sie entweder eine anhängende Datei löschen oder sie in Ihr lokales Dateisystem herunterladen können. Auch für die letztere Funktion ist das Aussehen des angebotenen Dialogs wieder abhängig von Ihrem Betriebssystem.

Speichern Sie jetzt probehalber eine beliebige Datei aus Ihrem lokalen Filesystem ab. Sie sehen, dass in der Tabelle die Angaben zu Name und Größe automatisch nach dem Ende des Uploads eingetragen werden. Die Angaben Inhaltstyp, Erstelldatum sowie ggf. Erstellt von werden erst nach Abspeichern und erneutem Aufrufen des ecclesias-Datenbankobjektes, an welches Sie die Datei anhängen, sichtbar!

Wenn Sie jetzt die hochgeladene Datei markieren, sehen Sie, dass die Menüpunkte Entferne Anhang und Download nicht mehr ausgegraut sind. Mit Entferne Anhang löschen Sie die markierte Datei aus der ecclesias-Datenbank, mit Download können Sie sie an eine beliebige Stelle des Filesystems abspeichern oder öffnen. Sie erhalten dabei den für Ihr Betriebssystem und Ihren Browser typischen Dialog zum Download von Dateien aus dem Internet.

Wichtig

Der Download funktioniert ebenfalls nicht unmittelbar nach einem Upload! Sie müssen erst das ecclesias-Datenbankobjekt (entsprechend der Anwendung, in der Sie sich gerade befinden) mit Ok abspeichern und erneut aufrufen.

Anmerkung

Noch ein Wort zu den hier verwendeten Dateitypen: ecclesias erlegt Ihnen bei der Speicherung verschiedener Dateitypen keine Einschränkungen auf. Denken Sie jedoch bitte daran, dass Benutzer eventuell plattformübergreifend auf die hier gespeicherten Dateien zugreifen können sollen. Die hier erlaubten oder nicht erlaubten Dateitypen sind also letztlich eine Überlegung für die Firmenpolicy, von der wir schon an anderer Stelle sprachen. Um allen Eventualitäten aus dem Weg zu gehen, sollten Sie vorzugsweise oder ausschließlich Dokumentformate verwenden, die einen plattformübergreifenden Standard darstellen, wie z.B. PDF. Damit ist gesichert, dass sie auf allen angeschlossenen Geräten, incl. Handhelds, Smartphones und Tablets, gelesen werden können. Im Übrigen kann durch proprietäre Dateiformate, wie z.B. MS Office, über Makros auch schädlicher Code verbreitet werden. Durch konsequentes Verwenden plattformübergreifender Standardformate vermeiden Sie das.

2.3.4 Verknüpfungen

Eine Verknüpfung stellt eine Verbindung zwischen Objekten verschiedener oder auch der gleichen Anwendung dar, wobei Sie ein Objekt mit beliebig vielen anderen Objekten verbinden können:

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Abbildung 2.20: Mit einem Objekt verknüpfte Objekte anderer ecclesias-Anwendungen


Dabei können Sie, der Praktikabilität geschuldet, Verknüpfungen zwischen den folgenden Objekten (in Klammern die zugehörige Anwendung) herstellen:

  • Kontakt (Adressbuch)
  • Lead (CRM)
  • Zeitkonto (Zeiterfassung)
  • Datei (Dateimanager)
  • Aufgabe (Aufgaben)
  • Produkt (Sales)
  • Vertrag (Sales)
  • Kostenstelle (Sales)
  • Termin (Kalender)
  • Mitarbeiter (HumanResources)
  • Personalkonto (HumanResources)
  • Inventar Gegenstand (Inventarisierung)
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Abbildung 2.21: Die Auswahl der Objektgruppe einer ecclesias-Anwendung zum Verknüpfen


Verknüpfungen sollen dem Bearbeiter eine logische Verbindung eines Objektes zu einem oder mehreren anderen aufzeigen. Bspw. könnten Sie bis Ende des Monats ein bestimmtes Personalgespräch zu führen haben und sich dazu eine Aufgabe erstellen und mit einem Mitarbeiter-Datensatz verknüpfen.

Wichtig

Beachten Sie vor dem Anlegen einer Verknüpfung immer die bereits zahlreichen anderen fest eingerichteten Möglichkeiten, logische Verbindungen zwischen einzelnen Objekten herzustellen! Für die meisten Fälle von nötigen Verknüpfungen wird hier bereits eine Lösung angeboten. Die freie Verknüpfung ist sozusagen die "Ausweichmöglichkeit" für den seltenen Fall, den die Programmierer nicht bedacht haben.

2.3.5 Historie

Den Reiter Historie finden Sie immer als letzten in der Objekt-Bearbeitungsmaske. Hinter dem Reiter befindet sich eine Tabelle mit revisionssicheren, d.h. nicht änderbaren Datensätzen, welche die Bearbeitungsgeschichte des betreffenden Datenbankobjektes dokumentieren:

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Abbildung 2.22: Die Bearbeitungs-Historie eines Datenbankobjektes


Da die Anzahl dieser Datensätze sehr schnell eine große Zahl erreichen kann, ist oberhalb dieser Tabelle eine Suchfilterfunktion eingebaut, die hier zwei Suchbegriffe enthält: Schnellsuche, für die Suche nach einer bestimmten Zeichenkette und Zeit, für die Eingrenzung eines Eintrages auf einen bestimmten Zeitabschnitt. Additiv funktioniert die Suche nach den gleichen Prinzipien, wie wir Sie weiter oben in diesem Kapitel bereits besprochen haben, d.h. Sie können Suchalgorithmen über den +-Knopf miteinander verbinden. Und über den --Knopf löschen Sie einen Suchalgorithmus wieder.

2.3.6 Tags

Kommen wir nun zu den Tags. ecclesias unterscheidet zwischen persönlichen und systemübergreifend gültigen, sogenannten gemeinsamen Tags. Wie Sie letztere vergeben, besprechen wir in Kapitel 9, Administration, Abschnitt 9.7, „Gemeinsame Tags“. Persönliche Tags hingegen können Sie in jeder Objekt-Bearbeitungsmaske, unten rechts mit dem kleinen Pluszeichen, neben dem Pulldown Tag Name, anlegen:

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Abbildung 2.23: Das Eingabefeld für einen persönlichen Tag


Mit dem Anlegen eines solchen persönlichen Tags ist dann automatisch das entsprechende Datenbankobjekt auch markiert; darüber hinaus steht Ihnen der angelegte Tag auch für alle anderen beliebigen Datenbankobjekte jeder Teilanwendung zur Verfügung. Vorhandene Tags (sowohl private als auch gemeinsame) ordnen Sie dem Objekt zu, indem Sie das Pulldown Tag Name anklicken:

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Abbildung 2.24: Die Auswahl bestehender Tags