9.2 Benutzer

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Abbildung 9.1: Die Benutzertabelle in der Admin-Anwendung


In der Benutzeransicht sehen Sie in tabellarischer Form, welche Benutzer in Ihrer ecclesias-Installation angelegt wurden. Außerdem werden hier ihre grundlegenden Eigenschaften angezeigt. Wenn an der Standardansicht nichts geändert worden ist, dann sehen Sie ganz links den Status — ein Haken signalisiert, dass der Benutzer aktiv ist, ein X entsprechend einen nicht aktiven. Apropos Standardansicht: Sie können, wie Sie das ja auch schon von anderen Tabellenansichten in ecclesias kennen, die anzuzeigenden Tabellenfelder auswählen. Ganz rechts im Tabellenkopf finden Sie dazu das Spaltensymbol. Wenn Sie es anklicken, werden Ihnen die für diese Ansicht gültigen Tabellenfelder als Checkbuttons zum Auswählen angezeigt. Prüfen Sie bitte, ob für die jetzt erforderliche (Standard-)Ansicht die folgenden Felder markiert sind: Status, Bildschirmname, Anmeldename, E-Mail, Zuletzt eingeloggt um, Letzter Login von, Passwort geändert und Verfällt

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Abbildung 9.2: Eine Auswahl an Spalten, die in der Benutzertabelle angezeigt werden können


Vielleicht fällt Ihnen jetzt ein Benutzer auf, der cronuser heißt. Dabei handelt es sich um einen Systemdienst, der immer vorhanden ist; beachten Sie ihn einfach nicht weiter.

Machen wir weiter mit einzelnen Spalten der Tabellenansicht, und hier dem Bildschirmnamen. Das ist die Bezeichnung, unter welcher Sie als eingeloggter Benutzer am Bildschirm angezeigt werden. Sie finden ihn immer ganz oben rechts, direkt unter der Begrenzung des Browserfensters — oder, wenn Sie ecclesias im Vollbildmodus betreiben — unter dem Bildschirmrand, links neben dem Knopf zum Abmelden.

Der Anmeldename ist die Bezeichnung (eine zusammenhängende Zeichenkette, die aus Buchstaben und Zahlen bestehen kann), mit welcher Sie sich als Benutzer einloggen.

Sollte zu dem betreffenden Benutzer eine E-Mail-Adresse gespeichert sein, wird sie hier im nächsten Feld angezeigt.

Die weiteren Felder sind Statusmeldungen: Zuletzt eingeloggt um liefert Datum und Uhrzeit, Letzter Login von die IP-Adresse des Internet-Zugangs, von dem aus der Benutzer zuletzt Zugriff auf ecclesias hatte.

Anmerkung

Sollte Ihnen dort jetzt eine IP-Adresse angezeigt werden, die Ihnen unbekannt vorkommt, weil sie nicht derjenigen entspricht, mit der Ihr PC gerade ins Internet geht – es könnte auch Ihr mobiles Gerät gewesen sein, wenn es über ActiveSync an ecclesias angebunden ist. Dazu weiter unten mehr.

Passwort geändert zeigt Datum und Uhrzeit der letzten Passwortänderung an und Verfällt das Datum und die Uhrzeit, an dem das Benutzerkonto automatisch deaktiviert wird - eine Funktion, die vor allem für temporäre Mitarbeiter gedacht ist. Sollte letzterer Eintrag leer sein, dann verfällt das Benutzerkonto nie – eine Auswahl, die Sie im Folgenden selbst treffen können.

Schauen wir uns nun die einzelnen Punkte des Bearbeitungsmenüs über der Tabelle an. Sie kennen das schon – die wichtigsten Aktionen in einem Programmteil von ecclesias finden Sie immer als große Icons in der breiten blauen Leiste unter den Reitern für die Programmteile. Wir nennen es im ganzen Buch durchgängig „Bearbeitungsmenü“. Sie erreichen übrigens alle diese Punkte auch über das Kontextmenü der rechten Maustaste, wenn Sie mit dem Zeiger auf dem entsprechenden Objekt stehen.

Hier sind es Benutzer hinzufügen, Benutzer bearbeiten, Benutzer löschen (letztere beide ausgegraut, wenn keine aktive Tabellenzeile markiert ist), Drucke Seite, Benutzer aktivieren, Benutzer deaktivieren (wechselseitig ausgegraut – je nachdem ob die aktuelle Tabellenspalte auf einem aktiven oder inaktiven Benutzer steht), und Passwort zurücksetzen.

Lassen Sie uns probehalber einmal einen neuen Benutzer hinzufügen:

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Abbildung 9.3: Die Bearbeitungsmaske zum Anlegen eines neuen Benutzers


Die sich öffnende Eingabemaske enthält unter dem Reiter Benutzerkonto den Vor- und Nachnamen (aus denen dann der o.g. Bildschirmname zusammengesetzt wird) sowie natürlich den Anmeldenamen und das Passwort. Dazu können Sie optional eine E-Mail-Adresse für den Benutzer angeben sowie seine OpenID. Im Normalfall brauchen Sie keine OpenID anzugeben. Diese entspricht dann dem Anmeldenamen.

Ein Wort der Erklärung zu dazu: Wenn Ihre ecclesias-Installation eine sog. Stand-Alone-Installation, also nicht mit anderen Anwendungen Ihrer Systemumgebung verknüpft ist, dann entspricht die OpenID dem Benutzernamen und ecclesias macht keinen Unterschied zwischen diesen beiden Bezeichnungen. Sollten Sie sich jedoch in einer sogenannten "Single-Sign-On"-Umgebung befinden, dann ist die OpenID möglicherweise eine andere und entspricht ihrer „Single-Sign-On“-ID.

Anmerkung

OpenID ist ein Protokoll, mit dem Sie sich nur einmal an ecclesias anmelden müssen und danach auf andere Webdienste zugreifen können, ohne sich erneut anmelden zu müssen. Der englische Fachbegriff dafür ist „Single-Sign-On“. Ein weiterer Vorteil ist, dass das Passwort nicht an den anderen Webdienst übergeben, sondern immer nur innerhalb von ecclesias überprüft wird.

Zu Beginn dieses Kapitels hatten wir schon besprochen, dass Benutzer zu Gruppen zusammengefasst werden können. Welchen Gruppen ein Benutzer insgesamt angehört, können Sie mit dem Reiter Gruppen festlegen, auf den wir weiter unten zu sprechen kommen. Hier in dieser Maske können Sie dem neu anzulegenden Benutzer innerhalb seiner Gruppen eine Stammgruppe zuweisen. Die Stammgruppe ist ein Begriff aus der LDAP-Welt: Wenn ecclesias „stand-alone“ - also ohne Kontakt zu Server-, Telefonanlagen- oder anderen Namensverzeichnissen betrieben wird, spielt die Stammgruppe keine Rolle. ecclesias selbst benutzt diese Funktion nicht. Wenn es jedoch eine Verbindung zu einem LDAP-Namensverzeichnis in der Serverumgebung gibt, dann können Sie dem Benutzer von hier aus eine Stammgruppe innerhalb dieses Namensverzeichnisses zuweisen. Das Pulldown hinter diesem Menü bietet Ihnen dabei alle vorhandenen Benutzergruppen zur Auswahl an. Die Frage, welche Bedeutung eine Stammgruppe in der Welt der LDAP-Verzeichnisse hat, führt an dieser Stelle zu weit, nutzen Sie dazu bitte die entsprechende Fachliteratur oder wenden Sie sich an den bei Ihnen dafür verantwortlichen Systemadministrator.

Als Status des Benutzers ist standardmäßig aktiviert vorgegeben; Sie können hier jedoch per Pulldown zwischen verschiedenen Status wählen: Der Status aktiviert ist der Normalzustand, wie er auch in der tabellarischen Ansicht mit dem Haken dargestellt wird. In den Status deaktiviert kann man den Benutzer außer über dieses Pulldown auch über das Bearbeitungsmenü oben überführen. Damit kann sich der betreffende Benutzer nicht mehr bei ecclesias anmelden und ein bereits angemeldeter Benutzer kann nicht mehr weiterarbeiten.

Die Anwahl von abgelaufen bewirkt, dass das Benutzerkonto sofort ungültig wird. Auch hier wird einem bereits angemeldeten Benutzer nicht erlaubt, weiterzuarbeiten.

Den Status gesperrt kann man nicht anwählen; er erscheint nur als Statusmeldung, wenn der betreffende Benutzer durch zu häufiges Anmelden mit einem falschen Passwort seinen Zugang gesperrt hat. Dann wird es vorkommen, dass dieser Benutzer bei Ihnen als Administrator vorstellig wird, weil er sein Konto wieder entsperrt haben will. Nun wissen Sie, wo Sie das tun können!

Neben dem eben beschriebenen Pulldown finden Sie den Eintrag Verfällt – der, wie oben bereits erwähnt, die Gültigkeit des Benutzerkontos betrifft. Hier können Sie, entweder direkt oder mittels des daneben aufrufbaren Kalenders, ein Datum eingeben. Wenn kein Ablaufdatum hinterlegt ist, läuft das Benutzerkonto nie ab.

Anmerkung

Sollten Sie sich nicht sicher sein, was hier zu tun ist, erkundigen Sie sich im Unternehmen bei dem entsprechenden Verantwortlichen, ob Passwörter aus Sicherheitsgründen zeitlich befristet vergeben werden sollen. Wenn Sie selbst der Verantwortliche dafür sind und es noch nicht getan haben, dann sollten Sie mit Ihrer Geschäftsleitung ein Gespräch über eine firmeninterne Sicherheits-Policy führen. Dazu gehört nicht nur die Vergabe von Passwörtern, sondern u. a. auch Fragen wie:

  • Wem erlaube ich überhaupt Zugang zu ecclesias (z.B. in Hinblick auf externe Benutzer…)?
  • Welche Rollen und Gruppen sollen eingerichtet werden?
  • Welche Administratoren und Vertreterpläne gibt es?

Bei dieser Gelegenheit kann man auch andere Fragen, wie z.B. zur Verwendung von externen Geräten oder Datenträgern usw., als Teil der Policy festlegen. Das hat zwar zunächst mit unserem Thema Groupware nicht direkt etwas zu tun, aber spätestens, wenn Sie sich mit der Integration von Smartphones und Tablets der Mitarbeiter beschäftigen müssen, kommen Sie um die Festlegung von Sicherheitsregeln nicht herum. In vielen Unternehmen gibt es keine verbindlich festgelegte Sicherheits-Policy, was weitreichende Folgen hat: Wenn die Mitarbeiter nicht wissen, was genau als Fehler in diesem Bereich gilt, kann man ihnen auch keinen Vorwurf machen, wenn sie welche begehen. Fragen Sie hierzu einschlägige IT-Sicherheitsfirmen um Rat!

Sichtbarkeit und Gespeichert im Adressbuch erlauben es, per Pulldown auszuwählen, in welchem Adressbuch der Benutzer gespeichert wird und ob er für andere Benutzer dieses Adressbuches sichtbar sein soll. Benutzer sind genau so in Adressbüchern gespeichert wie andere Kontakte, unterscheiden sich von diesen in der Adressbuch-Tabellenansicht auf den ersten Blick jedoch durch das schwarze Kopf-Symbol ganz links.

Die Tatsache, ob ein Benutzer in einem Adressbuch gespeichert ist oder nicht, hat weitreichende Folgen: Nur in Adressbüchern registrierte Benutzer können in den verschiedensten ecclesias-Anwendungen ausgewählt werden, die anderen sind nicht sichtbar!

Ein Anwendungsfall könnte bspw. auch sein, dass Sie zwei (oder mehr) verschiedene interne Adressbücher anlegen wollen, deren Benutzer sich gegenseitig nicht sehen sollen. Sie legen dann zwei Gruppen an, die jeweils nur Zugriff auf eines der beiden Adressbücher haben. Damit haben Sie zwei Benutzergruppen, die sich zwar alle an ecclesias anmelden, sich aber gegenseitig nicht sehen können.

Die Checkbox Passwort muss geändert werden bewirkt, dass der Benutzer beim nächsten Login aufgefordert wird, ein neues Passwort zu setzen. Dies ist hilfreich, wenn z.B. ein neuer Mitarbeiter angestellt wurde und sein Benutzer angelegt wird. Hier kann man dann ein vorübergehendes Passwort vergeben, mit welchem der neue Mitarbeiter sich erstmalig anmeldet, bevor er sein eigenes Passwort wählt.

Unten schließlich sehen Sie, eingerahmt im Feld Informationen, die Login- und Passwortangaben („Zeitpunkt, IP-Adresse, Passwort gesetzt“) die wir weiter oben in der Tabellenansicht schon besprochen haben. In unserem Fall sind diese Felder natürlich leer, da der Benutzer (noch) nicht existiert.

Kommen wir zum nächsten Reiter — Gruppen:

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Abbildung 9.4: Das Zuweisen eines neuen Benutzers zu einer Gruppe


Da die Bildung von Gruppen ein eigener Menüpunkt ist, wollen wir hier nur darauf eingehen, wie der Benutzer einer bereits definierten Gruppe zugewiesen werden kann: Sie sehen in der Maske das Pulldown Suche nach Gruppen… Wenn Sie es anklicken, dann werden Ihnen (ggf. nach kurzer Suche) die in Ihrer ecclesias-Installation vorhandenen Benutzergruppen zur Auswahl angeboten. Je nachdem wie umfangreich Ihr System ist, können das wenige Einträge bis zu mehreren Seiten sein. Sie können den Benutzer hier einer oder der Reihe nach mehreren Gruppen zuweisen. Welche administratorischen Überlegungen dem zugrunde liegen, besprechen wir weiter unten, wenn wir die Gruppen anlegen.

Im nächsten Reiter Rollen werden die dem Benutzer zugewiesenen Rollen angezeigt. Auch das können eine oder mehrere sein. Auf die Aspekte von Rollen kommen wir ebenfalls zu sprechen, wenn wir sie weiter unten definieren. Hier nur soviel: Da Rechte in Rollen „positiv“, also einschließlich definiert werden, kann es bei der Zugehörigkeit eines Benutzers zu mehreren Rollen nicht zu Widersprüchen kommen. Achten Sie nur ggf. darauf, mit der Mehrfachzuweisung einem Benutzer nicht fälschlicherweise Rechte zuzuweisen, die er nicht haben sollte.

Fileserver, IMAP, SMTP – Diese Reiter sind bei einer „stand-alone“-Installation von ecclesias ausgegraut. Sollte Ihre ecclesias-Installation jedoch mit einem File- und/oder E-Mail-Server verbunden sein, dann haben Sie über diese Reiter die Möglichkeit, bestimmte Eigenschaften dieser Server einzusehen oder zu verändern. Die Beschreibung dieser Möglichkeiten würde allerdings den Rahmen des vorliegenden Handbuches sprengen.

Mit dem Reiter Dateisystem können Sie dem Benutzer ein Kontingent an Datenvolumen geben, das ihm zur Verfügung steht. Außerdem bietet dieser Reiter die Übersicht, wie viel Datenvolumen der Benutzer belegt.

Schließen Sie die Eingabemaske mit Abbrechen, da wir jetzt keinen Benutzer anlegen wollen!

Wenn Sie nun die aktive Tabellenzeile auf einen beliebigen Benutzer stellen und Benutzer bearbeiten wählen (auch wie gewohnt über einen Doppelklick erreichbar), sehen Sie, dass die entsprechende Maske die gleichen Felder enthält wie die für Benutzer hinzufügen. Achten Sie hier auf die Felder unter Informationen – diese enthalten jetzt die Datums-, Uhrzeits- und IP-Adressinformationen, von denen wir oben sprachen.

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Abbildung 9.5: Die Bearbeitungsmaske zum Editieren eines Benutzerkontos


Benutzer löschen ist mit einer Sicherheitsabfrage versehen und ansonsten selbsterklärend.

Drucke Seite erzeugt einen tabellarischen Ausdruck, der genau den auf dem Bildschirm angezeigten Tabellenfeldern entspricht. Damit haben Sie die Möglichkeit, sich eine komplette Liste aller angelegten Benutzer ausdrucken zu lassen. Werfen Sie vorher ggf. noch einen Blick auf die ausgeblendeten Tabellenspalten (wie bekannt über das Tabellenkopfsymbol rechts außen)!

Benutzer aktivieren und Benutzer deaktivieren - die dahinter liegenden Funktionen hatten wir schon weiter oben bei Benutzer hinzufügen besprochen.

Passwort zurücksetzen vergibt für den ausgewählten Benutzer ein neues Passwort.