4.5 Das Kontextmenü

Kommen wir nun zu einigen Funktionen, die nicht zum Bearbeitungsmenü gehören. Sie erreichen sie nur über das sog. Kontextmenü, also wenn Sie mit dem Mauszeiger per rechter Maustaste auf das E-Mail-Konto oder den Ordner klicken.

Beginnen wir mit dem Kontextmenü des E-Mail-Kontos. Hier haben wir die Optionen Ordner hinzufügen, Ordnerliste aktualisieren, Abwesenheitsnotiz bearbeiten, Filterregeln bearbeiten, Benachrichtigungen, Konto bearbeiten und Konto löschen. Gehen wir diese nun einmal der Reihenfolge nach durch.

Anmerkung

Alternativ können Sie von der Admin-Anwendung aus E-Mail-Kontos bearbeiten. Hierzu öffnen Sie die Admin-Anwendung und Navigieren zu E-Mail-Accounts. Dorf finden Sie eine Übersicht aller aktiven E-Mail-Konten.

4.5.1 Ordner hinzufügen

Diese Option fügt dem E-Mail-Konto einen Ordner bzw. dem Ordner einen Unterordner hinzu. Da es sich um ein IMAP-Konto handelt, befindet sich ein so angelegter Ordner auf dem E-Mail-Server und ist damit auch auf anderen Geräten sichtbar und benutzbar, auf denen dieses Konto eingerichtet wurde.

4.5.2 Ordnerliste aktualisieren

Da es sich ja um ein IMAP-Konto handelt, können neue Orner auch von anderen E-Mail-Clients aus erstellt werden. Diese Funktion aktualisiert die Ordnerliste in ecclesias.

4.5.3 Abwesenheitsnotiz bearbeiten

Die Kommunikation des E-Mail-Clients mit seinem Server über die Skriptsprache Sieve haben wir bereits erwähnt. Wenn die Kommunikationsparameter unter dem Reiter Sieve von Ihrem Administrator in den Kontoeigenschaften korrekt eingerichtet wurden, öffnen Sie unter diesem Menüpunkt ein Fenster, in dem Sie eine automatische Abwesenheitsnotiz hinterlegen.

EMail/18_email_server_kontextmenu.png

Abbildung 4.8: Abwesenheitsnotiz setzen


Hier finden Sie unter AllgemeinStatus ein Pulldown mit zwei Einstellungen: Ich bin verfügbar (Abwesenheitsnotiz inaktiv) und Ich bin nicht verfügbar (Abwesenheitsnotiz aktiv) vor. Stellen Sie es auf Ich bin nicht verfügbar (Abwesenheitsnotiz aktiv), so erhält der Absender einer E-Mail an Sie von Ihrem E-Mail-Server eine Notiz. Den Text dieser Notiz geben Sie in das Freifeld ein und schließen Ihre Eingabe mit Ok ab.

EMail/10_email_abwesenheitsnotiz.png

Abbildung 4.9: Abwesenheitsnotiz setzen


Über ErweitertNur alle X Tage an den gleichen Absender schicken, das standardmäßig mit 1 ausgefüllt ist, verhindern Sie, dass derselbe Absender von Ihren automatischen Nachrichten belästigt wird. Sollte er mehrere E-Mails an einem Tag an Sie schicken, so erhält er nur auf die erste Ihre Abwesenheitsnotiz. Sie können das Intervall natürlich auch vergrößern.

Anmerkung

Wenn eine Abwesenheitsnotiz aktiviert wurde, erscheint bei jedem Start von ecclesias eine kurze Benachrichtigung darüber, bevor das eigentliche Programm startet.

Wenn Sie wollen, können sie eine vorgefertigte Abwesenheitsnotiz für alle ecclesias-User als Template hinterlegen. Diese wird in der Konfiguration abgelegt.

4.5.4 Filterregeln bearbeiten

Über das eben angesprochene Kontextmenü erreichen Sie mit Filterregeln bearbeiten eine Tabelle mit den evtl. eingestellten Filterregeln für den E-Mail-Empfang. Auch diese Funktion geht vom E-Mail-Server aus und ist daher auf das korrekte Funktionieren der Sieve-Skript-Übermittlung von ecclesias an den Server angewiesen.

EMail/11_email_empfangsfilter.png

Abbildung 4.10: E-Mail-Empfangs-Filterregeln aufstellen


Wenn die Anzahl der Regeln die Größe des Tabellenfensters übersteigt, können Sie mit den Pfeilbuttons in den Tabellenzeilen blättern. Nach Markierung einer Filterregel stehen Ihnen die Funktionen Regel bearbeiten und Regel löschen zur Verfügung. Drucke Seite erzeugt einen Ausdruck der gespeicherten Filterregeln.

Wir wollen uns nun das Anlegen bzw. Bearbeiten von Filterregeln näher ansehen. Klicken Sie dazu ganz links im Bearbeitungsmenü des Filterregelfensters den Button Regel hinzufügen. Es öffnet sich ein weiteres Fenster (Abbildung 4.11, „E-Mail-Empfangs-Filterregel editieren“).

EMail/12_email_filterregeln_editieren.png

Abbildung 4.11: E-Mail-Empfangs-Filterregel editieren


Im oberen Bereich finden Sie eine Zeile Wende Filter an Mit dem daneben befindlichen Pulldown wählen Sie, ob der Filter anzuwenden ist, wenn alle Bedingungen erfüllt sind oder wenn mindestens eine Bedingung erfüllt ist. In der Zeile darunter definieren Sie die Bedingungen.

EMail/13_email_filterregeln_auswahl.png

Abbildung 4.12: Bedingung zum Filtern auswählen


Sie können also explizit E-Mail-Adressen und/oder Namen angeben wie auch Zeichenketten aus der Betreffzeile, die E-Mail-Größe oder Ausdrücke aus dem E-Mail-Header.[8] Je nachdem, welches Filterkriterium Sie ausgewählt haben, präsentieren sich der in der Mitte der Zeile befindliche Operator sowie das rechte Eingabefeld verschieden. Das Prinzip dieser Filter ist Ihnen bereits vom Adressbuch bekannt (Abschnitt 1.3.5, „Kontakte filtern“). Ziehen Sie ggf. vor dem Definieren von Filtern einen im Umgang mit E-Mails und insbesondere mit Spam erfahrenen Administrator zu Rate.

Was soll aber nun mit den eingehenden E-Mails geschehen, auf die unsere Filterkriterien zutreffen? ecclesias bietet Ihnen dazu die folgenden vier Optionen:

E-Mail in Ordner verschieben
bietet Ihnen rechts die Möglichkeit, aus den für dieses E-Mail-Konto angelegten Unterordnern einen auszuwählen.
E-Mail an folgende Adresse weiterleiten
Geben Sie rechts eine gültige E-Mail-Adresse an, an die weitergeleitet werden soll.
E-Mail mit folgendem Text ablehnen
Schreiben Sie den entsprechenden Text rechts in das Feld.
E-Mail verwerfen
verwirft die E-Mail kommentarlos, als sei sie nicht angekommen. Der Absender erhält darüber auch keine Mitteilung.
Nachricht mit folgendem Text beantworten
beantwortet die E-Mail mit dem angegebenen Text.
EMail/14_email_filteraktion_auswahl.png

Abbildung 4.13: Filter-Aktion auswählen


Wichtig

Die Filterregeln E-Mail mit folgendem Text ablehnen und E-Mail verwerfen stehen über einer Abwesenheitsbenachrichtigung: Haben Sie die Filterregel E-Mail mit folgendem Text ablehnen und/oder E-Mail verwerfen definiert, wird ein Absender, auf den die jeweilige Regel zutrifft, im Falle der ebenfalls definierten Abwesenheitsbenachrichtigung keine solche erhalten.

4.5.5 Konto bearbeiten

Mit dem Menüpunkt Konto bearbeiten rufen Sie die gleiche Bearbeitungsmaske wie mit der oben besprochenen Funktion Konto hinzufügen auf, nur dass sich hier die entsprechenden Daten des Kontos bereits in den Feldern befinden und geändert werden können.

4.5.6 Konto löschen

Damit wird, nach einer Sicherheitsabfrage, das E-Mail-Konto in ecclesias gelöscht. Auf dem E-Mail-Server existiert das Konto weiter, mit allen seinen Ordnern und den dort gespeicherten Nachrichten.

4.5.7 Weitere Kontextmenüs

EMail/9_email_ordner_kontextmenu.png

Abbildung 4.14: Weitere Funktionen im Kontextmenü eines E-Mail-Ordners


Bei den sogenannten Standardordnern, die fettgedruckt und unabdingbarer Bestandteil von IMAP-Konten sind (i.d.R. Posteingang und Mülleimer), werden die letzten beiden Menüpunkte nicht angeboten, da Sie die Berechtigungen für diese Funktionen von ecclesias aus nicht haben. Stattdessen gibt es beim Mülleimer die Funktion Ordner leeren.

Ordner als gelesen markieren
markiert in einem Arbeitsgang alle in dem betreffenden Ordner befindlichen E-Mails als gelesen.
Ordner hinzufügen
fügt dem E-Mail-Konto einen Ordner bzw. dem Ordner einen Unterordner hinzu. Da es sich um ein IMAP-Konto handelt, befindet sich ein so angelegter (Unter-)Ordner auf dem E-Mail-Server und ist damit auch auf anderen Geräten sichtbar und benutzbar, auf denen dieses Konto eingerichtet wurde.
Ordner umbenennen
öffnet ein kleines Fenster, in dem Sie dem betreffenden Ordner einen neuen Namen geben können.
Ordner löschen
löscht nur selbst angelegte Unterordner von Standardordnern. Dazu erhalten Sie eine Sicherheitsabfrage. Beachten Sie, dass die hier gespeicherten E-Mails nach dem Löschen des Ordners unwiederbringlich verloren sind.

SPAM-Erkennung

Sofern der E-Mailserver entsprechend eingerichtet ist, kann die SPAM-Funktion aktiviert werden.(Der Mailserver muss über die Fähigkeit verfügen, Spam zu markieren, d.h. das Hinzufügen von speziellem Text ins Subjekt, z.b. "SPAM?". Das kann beispielsweise durch das Programm "rspamd" gewährleistet werden.)

Dann haben Sie im Kontextmenü einer E-Mail die Unterpunkte Es ist SPAM und kein SPAM.

EMail/20_email_kontextmenue_spam_ham.png

Abbildung 4.15: Manuelles Markieren von SPAM, kein SPAM


Hiermit können Sie E-Mails als SPAM oder umgekehrt SPAM-markierte Mails als kein SPAM markieren. Neben dieser händischen Möglichkeit der SPAM- und HAM- (HAM sind als SPAM markierte E-Mails, die aber kein SPAM sind) Markierung hat ecclesias auch eine automatische Erkennung.

Beim erstmaligen Markieren von SPAM oder HAM, legt ecclesias entsprechende Ordner unterhalb des Posteingangs automatisch an.

Jede eingehende E-Mail wird auf SPAM-auffällige Eigenschaften untersucht und dann entsprechend mit einem Score bewertet. Je höher der Score, desto mehr SPAM-Merkmale liegen vor. Wenn ausreichend Merkmale gefunden wurden, markiert ecclesias die Mail im Betreff als SPAM und gibt den Score mit an. Ab einem Wert von 15 weist ecclesias die E-Mail ab.

EMail/21_email_spam_message.png

Abbildung 4.16: Manuelles markieren von SPAM, kein SPAM


Auf der rechten Seite der SPAM-markierten E-Mail haben Sie die Möglichkeit, diese Einschätzung von ecclesias zu bestätigen oder zu verneinen. Bei der Klassifizierung der Mail als „kein SPAM“ bereinigt ecclesias den Betreff, so dass die Spam-Meldung verschwindet.

EMail/22_email_kein_spam.png

Abbildung 4.17: Manuelles Markieren von SPAM, kein SPAM


ecclesias lernt über die Zeit, was wirklich Spam ist und was fälschlicherweise markiert wurde und passt Ihren Algorithmus entsprechend an. Je mehr „Futter“ ecclesias bekommt, desto besser wird ecclesias mit der SPAM-Einschätzung und desto unwahrscheinlicher wird es, dass fälschlicherweise eine Mail abgewiesen wird, da diese als SPAM klassifiziert wurde.

Falls die E-MaIls nicht direkt in ecclesias verwaltet werden, z.B. via Outlook oder Thunderbird, kann man alternativ folgendermaßen vorgehen:

  • Die Ordner SPAM und HAM unterhalb der INBOX (auf Deutsch "Posteingang") anlegen.
  • SPAM-Mails in den Ordner SPAM verschieben.
  • HAM-Mails in den Ordner HAM kopieren. Auf das "Bereinigen" des Betreffs muss man dann allerdings verzichten.

Anmerkung

In dem Fall, dass die Ordner SPAM/HAM bereits von ecclesias angelegt wurden, kann es unter Umständen dazu kommen, dass sie in einem externen E-Mail-Programm (z.B. Thunderbird oder Outlook) nicht angezeigt werden. Hier müsste man die Ordner dann erst subscriben/abonnieren.



[8] Eine E-Mail besteht immer aus Header (Kopfzeile) und Body (dem eigentlichen Inhalt der Nachricht). Der Header enthält als Pflichtangabe lediglich eine Absenderangabe und das Datum der Erstellung. Darüber hinaus kann der Header eine Reihe optionaler Angaben enthalten: den Weg, den die E-Mail genommen hat, Format des Inhalts, Angaben zu den Empfängern u.ä.