5.3 Aufgabe hinzufügen

Klicken Sie im Bearbeitungsmenü ganz links den Button Aufgabe hinzufügen an:

Aufgaben/2_aufgaben_neue_aufgabe.png

Abbildung 5.2: Anlegen einer neuen Aufgabe


Die Bearbeitungsmaske enthält unter dem Reiter Aufgabe zunächst ein Feld Beschreibung. Dieses ist ein Pflichtfeld. Darunter folgt Fälligkeitsdatum (mit Kalenderfunktion) sowie rechts daneben die Uhrzeit als Pulldown. Daneben finden Sie eine ebenfalls als Pulldown unter vier verschiedenen Eskalationsstufen wählbare Priorität: niedrig, normal, hoch und dringend. Beachten Sie bei der Vergabe der Priorität, dass diese nicht nur als Hinweis, sondern vor allem als Filterkriterium für zu definierende Ansichten dient. Standardpriorität ist normal. Schließlich ist rechts noch das Feld für den Organisator der Aufgabe zu finden, als Pulldown mit einer Auswahl aus allen angelegten ecclesias-Benutzern.

Wichtig

Das Einstellen eines anderen Benutzers als Organisator bedeutet nicht automatisch, dass Sie dem anderen Benutzer eine Aufgabe in dessen Aufgabenliste schreiben. Dies geschieht erst durch Auswahl der richtigen Aufgabenliste. Sie finden das entsprechende Pulldown im unteren, grauen Bereich der Maske, rechts neben Gespeichert in. Andere Aufgabenlisten erhalten Sie dort allerdings nur angeboten, wenn Sie über entsprechende Berechtigungen verfügen. Im eigentlichen Wortsinn ist das Organisator-Feld dann zu nutzen, wenn es sich bei der Aufgabe um eine Gruppenaufgabe handelt – darum auch „Organisator“ und nicht „Ausführender“. Aber auch das bedeutet nicht, dass dem Organisator einer Aufgabe diese automatisch in dessen Aufgabenliste eingetragen wird. Auch hier müssen Sie dazu die Aufgabenliste explizit anwählen – in diesem Falle wahrscheinlich eine gemeinsame Aufgabenliste, auf die der Organisator dieser Aufgabe ebenfalls Zugriff hat.

Im Feld Anmerkungen versehen Sie die Aufgabe mit einer beliebigen Beschreibung. Schließlich finden Sie unter Anmerkungen noch eine Zeile für weitere Angaben: Ganz links unter Prozent besteht die Möglichkeit, als Pulldown in 10%-Schritten den Erfüllungsgrad abzuspeichern. Rechts daneben befindet sich das Pulldown Status, das Ihnen die vier Möglichkeiten Keine Antwort, Abgeschlossen, Abgebrochen und Laufend anbietet. Keine Antwort werden Sie dann verwenden, wenn Sie einem anderen Benutzer oder einer Gruppe eine Aufgabe zuweisen. Der Organisator erhält damit den Hinweis, dass er den Status entsprechend ändern muss. Status ist ebenfalls ein Pflichteingabefeld. Und ganz rechts steht unter Abgeschlossen wieder ein Datums- und Uhrzeitfeld.

Im grauen Randbereich des unteren Teils der Eingabemaske finden Sie links das Pulldown Gespeichert in. Hier können Sie nun, wie oben erwähnt, die Aufgabenliste auswählen, in der Sie die Aufgabe speichern wollen. Je nachdem, welche Berechtigungen für Sie gelten, finden Sie hier Aufgabenlisten anderer Benutzer sowie gemeinsame Aufgabenlisten. Sollten Sie hier nicht die Aufgabenlisten finden, die Sie suchen, schauen Sie sich die vorhandenen Aufgabenlisten und die zugehörigen Rechtevergaben an (AdminContainer). Lesen Sie für genaue Informationen in Abschnitt 9.6, „Container“ nach.

Neben den bereits von anderen Anwendungen bekannten und in Kapitel 2, Allgemeine Hinweise zur Bedienung beschriebenen Reitern Notizen, Anhänge, Verknüpfungen und Historie finden Sie hier noch einen Alarm. Öffnen Sie den entsprechenden Reiter.

Aufgaben/3_aufgaben_alarm.png

Abbildung 5.3: Alarm zur Erfüllung einer Aufgabe


Das Pulldown Alarmzeit bestimmt, zu welchem Zeitpunkt vor der gespeicherten Fälligkeit Ihr Computer und/oder Mobilfunkgerät Alarm geben soll. Achtung: Die Fälligkeit ist keine Pflichteingabe! Gibt es also, aus welchen Gründen auch immer, für die Aufgabe keinen definierten Fälligkeitszeitpunkt und möchten Sie dennoch einen Alarm eintragen, nutzen Sie im Pulldown Alarmzeit den untersten Eintrag Benutzerdefinierter Zeitpunkt. Nach Anwahl dieses Menüpunkts werden das Datums- und Uhrzeitfeld rechts daneben aktiv, und Sie können hier Ihren Alarmzeitpunkt eingeben.

Wenn der Alarmierungszeitpunkt erreicht ist, löst der System-E-Mail-Dienst das Versenden einer E-Mail an den Benutzer aus, die entsprechende Angaben zur Aufgabe enthält.

Wichtig

Legen Sie die Zeitspanne für die Alarmierung nicht zu knapp aus! Der Systemdienst kann u.U., je nach Auslastung, ein bis mehrere Minuten zur Zustellung der Alarm-E-Mail benötigen.