E-Mail gehört zu den Kernfunktionen einer Groupware. ecclesias erlaubt die Einbindung beliebig vieler E-Mail-Konten, d.h. Sie können über Ihre bereits vorhandenen E-Mail-Konten innerhalb von ecclesias E-Mails empfangen und senden. ecclesias umfasst jedoch keinen E-Mail-Server. Die E-Mail-Konten müssen also bei einem externen Dienstleister oder auf einem firmeneigenen Mailserver angelegt sein. Wenn es die Firmenpolicy erlaubt, können Sie auch Ihre privaten E-Mail-Konten in ecclesias einbinden.
Hier ist ein kurzer Exkurs zu E-Mail-Clients und deren Besonderheiten hilfreich:
E-Mail ist einer der ältesten Dienste im Internet. Ein Teilnehmer dieses Dienstes versendet mit Hilfe einer Software, dem E-Mail-Client, eine Nachricht an einen anderen Teilnehmer. Beim Versenden übergibt der E-Mail-Client die Nachricht an den Internet-Dienst Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), der sie – wie die Post einen Brief – im „Briefkasten“ des Empfängers deponiert. Dieser Briefkasten befindet sich auf dem E-Mail-Server, den der Empfänger der Nachricht nutzt. Das kann der Server eines öffentlichen E-Mail-Providers wie T-Online, Yahoo oder Google sein, aber auch der E-Mail-Server, der zu Ihrer Website bei einem Hosting-Dienstleister gehört oder den Ihr Unternehmen selbst betreibt. Zu einem E-Mail-Konto gehören eine Reihe von Angaben, auf die wir bei der Einrichtung von Konten in ecclesias zu sprechen kommen und die Sie dann bereit haben sollten, wenn nicht Ihre benötigten Konten bereits eingerichtet wurden.
Kommen wir zurück zum Vorgang der Zustellung einer E-Mail: Sie landet zunächst, wie schon gesagt, im elektronischen Briefkasten des Empfängers auf dem E-Mail-Server.
Wie gelangt nun der Empfänger an die Nachricht? Hier unterscheidet man zwei Verfahren: Klassischerweise schickt der E-Mail-Client des Empfängers eine Anfrage an seinen Server (er „geht zum Briefkasten“) und authentifiziert sich dort (er „schließt den Briefkasten auf“). Wie oft, d.h. in welchem Zeitabstand er das tut, hängt davon ab, wie er eingestellt wurde. Früher, als Internet-Verkehr und Datenvolumen noch teuer waren und sich Computer per Modem einwählen mussten, spielten solche Einstellungen eine große Rolle – heute nicht mehr.
Der Vollständigkeit halber seien hier auch die sog. Push-Mail-Dienste erwähnt. Da läuft es genau andersherum: Der Server hat eine Liste mit den berechtigten Empfängern und meldet sich, wenn er E-Mail für sie hat. Dieses Verfahren wurde von der Firma Blackberry entwickelt und hat(te) den Vorteil, dass Smartphones eben nicht in bestimmten Zeitabständen beim Server nach Post fragen und Datenvolumen verschwenden. Dieses Verfahren punktet heute nicht mehr mit dem Einsparen von Internet-Datenvolumen, doch wird es nach wie vor von sicherheitsbewussten Anwendern geschätzt: Es ist eben nicht so einfach, an die Liste der berechtigten Empfänger eines Push-Mail-Servers zu gelangen, denn die Authentifizierung erfolgt über die sog. IMEI.[6]
Neben Blackberry kann man auch mit dem iPhone einen Push-Mail-Dienst nutzen. Alle diese Dienste sind proprietär, d.h. sie werden innerhalb der Hard- und Softwarelandschaft eines bestimmten Herstellers angeboten und bedingen das Vorschalten eines sog. Push-Mail-Servers vor den eigentlichen E-Mail-Server.
Was passiert nun mit der E-Mail, wenn sie beim Server abgeholt wurde? Sie landet als Eintrag im E-Mail-Client des Empfängers, damit er sie lesen kann. Auch hier unterscheidet man grundsätzlich zwei Verfahren: POP3-Konten (Post-Office-Protocol Version 3) verhalten sich wie der gute alte Briefkasten: Wenn die Mail von einem Client abgeholt wird, ist sie auf dem Server verschwunden – der Briefkasten wurde also geleert. Sollte ein weiterer berechtigter Client anfragen, findet er diese E-Mail nicht mehr vor. In den Anfangsjahren des Internets, als alle Teilnehmer in der Regel nur ein Gerät benutzten, mit dem sie im Internet unterwegs waren, war das auch vollkommen ausreichend. Außerdem konnte man so die E-Mails auf seinem Client auch offline lesen.
Ganz anders heute: Die meisten Teilnehmer am E-Mail-Verkehr nutzen mehrere internetfähige Geräte und sind mit mindestens einem davon auch immer online: PC, Laptop, Smartphone oder Tablet. Wir stünden also mit einem POP3-E-Mail-Konto vor dem Problem, eine auf dem PC-E-Mail-Client abgerufene Mail auf dem Smartphone nicht lesen bzw. bearbeiten zu können. Abhilfe schaffen hier die sogenannten IMAP-Konten (Internet Message Access Protocol): Bei diesem Konto-Typ holt der E-Mail-Client die Nachricht nicht vom Server ab, sondern erzeugt bei sich nur einen Eintrag mit dem Betreff, d.h. er belässt die Originalnachricht auf dem Server. Somit haben andere E-Mail-Clients, wie zum Beispiel das Smartphone, die Chance, die Nachricht ebenfalls zu lesen. Auch das Anlegen von Unterordnern, das Abspeichern von Mails in denselben oder das Löschen von Mails geschieht immer auf dem Server. Das hat den unschätzbaren Vorteil, dass jede Aktion, die von irgendeinem berechtigten E-Mail-Client ausgeführt wird, für alle anderen Mail-Clients ebenfalls gültig ist. Natürlich kann man eine Nachricht nur dann lesen, wenn man mit dem Internet verbunden ist – auch das ist ein Unterschied zum oben genannten POP3-Konto, wo man Mails auch offline lesen kann. Darum haben sich IMAP-Konten erst durchgesetzt, seit Benutzer meist online sind. ecclesias unterstützt ausschließlich IMAP-Konten für den E-Mail-Versand.
Damit haben wir die wichtigsten Grundlagen geklärt und können uns nun dem E-Mail-Client von ecclesias zuwenden.
[6] International Mobile Station Equipment Identity, eine für jedes Mobilfunkgerät weltweit einmalig vergebene Hardware-Identifikationsnummer.