Bei der Festlegung der Kapitelreihenfolge sind wir davon ausgegangen, dass die meisten von Ihnen dieses Buch mit dem Wunsch zur Hand genommen haben, schnell erste Erfolge mit ecclesias zu erzielen. Daher haben wir die Adressverwaltung ganz bewusst an den Anfang gestellt, und nicht etwa Kapitel 2, Allgemeine Hinweise zur Bedienung zu den allgemeinen Bedienhinweisen. Auch als völlig unerfahrener Benutzer werden Sie nach der Lektüre dieses ersten Kapitels bereits mit dem Adressbuch und teilweise auch mit dem E-Mail-Client arbeiten können, ohne den Querverweisen auf andere Abschnitte folgen zu müssen. Eine Ausnahme bildet hier nur die mächtige Funktion des Filterns, die zwar in der Praxis hauptsächlich für Adressen verwendet wird, die wir aber erst im Kapitel 2, Allgemeine Hinweise zur Bedienung detailliert erklären.
Außerdem behandeln wir hier ausführlich das Thema „Datenübernahme aus anderen Systemen“, sodass Sie bereits sehr bald mit Ihrem eigenen Kontaktdatenbestand arbeiten können.
Die wichtigste Regel zuerst: ecclesias erlaubt zwar das Anlegen beliebig vieler Adressbücher, jedoch sollten Sie der Versuchung widerstehen, diese Option zum logischen „Sortieren“ von Adressdaten zu nutzen! Sie würden damit das grundsätzliche Ordnungs- und Zugriffsprinzip einer Groupware unterlaufen. Das Anlegen verschiedener Adressbücher dient hier nur einem Zweck: der Vergabe unterschiedlicher Zugriffsrechte.
Die Rechteverwaltung in ecclesias ist sehr umfangreich, darauf kommen wir in Kapitel 9, Administration noch zu sprechen. Weil ecclesias – ganz anders als z.B. Google Mail – aus einer sog. „Private Cloud“ zu betreiben ist, wird die Software von Anwendern geschätzt, denen der persönliche wie auch der Datenschutz des Unternehmens wichtig ist. Ein kleines Beispiel zur Verdeutlichung dieses Konzepts:
Ist dem Nutzer aufgrund der Firmenpolicy das Verwalten privater Adressen erlaubt, wird er sich ein privates Adressbuch und einen privaten Kalender anlegen, auf die nur er Zugriff hat. Da ecclesias auch mit einer ausgereiften Anbindung an mobile Geräte aufwartet, werden viele Anwender gerne ihre privaten Handykontakte und -termine von ecclesias verwalten lassen (statt sie bei Google oder iCloud quasi der Öffentlichkeit preiszugeben). Komfort geht hier mit der berechtigten Forderung „Meine Daten gehören mir!“ zusammen; die firmeneigene ecclesias-Installation in der Private Cloud stellt sicher, dass Datenkraken keinen Zugriff auf private wie firmeninterne Daten haben. Gleichzeitig kann das Unternehmen mit dem Gestatten der Speicherung privater und abgeschotteter Daten auf der Firmen-Groupware der Gefahr des Eindringens von Datenspionen über die privaten Mobilfunkgeräte in das Firmennetz vorbeugen, ein mit dem Aufkommen von BYOD[1] nicht zu unterschätzender Pluspunkt.
Wie nähern wir uns aber nun einem durchaus komplexen System wie ecclesias? Wo setzt die Beschreibung der Software an?
Wir könnten die Software nun einfach starten und ihre Menüs von links oben nach rechts unten beschreiben – was ebenso einfach wie sinnlos wäre.
Beginnen wir vielmehr mit einer Anforderung, die wohl jeder neue Anwender an eine Kontaktverwaltung stellt: dem Import eigener Daten. Erst mit der Sicherheit, wertvolle Daten „herübergerettet“ zu haben, sind wir letztlich bereit, uns auch auf neue Funktionen einzulassen. Sollten Sie bereits über einen Datenbestand von mehreren Kontakten verfügen und sich lieber zunächst mit den alltäglichen Funktionen des Adressbuches beschäftigen wollen, können Sie den folgenden Unterabschnitt auch einfach überspringen.
[1] „Bring your own device“, eine seit dem massenweisen Privatbesitz von Smartphones und Tablets auftretende Tendenz, im beruflichen Umfeld lieber das eigene, meist hochwertigere Mobilfunkgerät zu benutzen, anstelle der vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Hardware. Gleichwohl diese Entwicklung als identitätsstiftend mit dem Beruf und dem Unternehmen gedeutet wird, stellt sie für Administratoren ein großes Sicherheitsproblem dar.