1.3 Kontakte anzeigen, bearbeiten und filtern

In diesem Abschnitt soll es darum gehen, wie man Kontaktdaten anzeigen, bearbeiten und nach einzelnen und miteinander verketteten Kriterien filtern kann.

Öffnen Sie den Reiter Adressbuch und schauen Sie zunächst bitte nach links auf den Verzeichnisbaum. Dort können Sie unter ADRESSBÜCHER auswählen, welches Adressbuch Sie sich anzeigen lassen wollen. Oder Sie wählen unter FAVORITEN eine Ansicht über mehrere Adressbücher, beispielsweise Alle Kontakte.

1.3.1 Die Tabellenansicht für Kontakte

Egal, wofür Sie sich entschieden haben: Sie sollten jetzt in der Tabelle eine Reihe von Kontakten sehen. Wenn Sie sich daran erinnern, wie wir weiter oben in diesem Kapitel die Importfunktion besprochen und Sie sich die Beispieldatei zum Kontakt-Import angesehen haben, wird Ihnen auffallen, dass es weit mehr Datenfelder in der Importtabelle gab, als jetzt auf Ihrem Bildschirm erscheinen. Klicken Sie darum am rechten Rand das kleine Tabellenkopfsymbol an!

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Abbildung 1.6: Die ausgeklappte Leiste mit den Checkbuttons zur Auswahl als anzuzeigende Tabellenspalten


Dahinter werden Ihnen als Checkbuttons alle verfügbaren Felder angezeigt – es sind insgesamt 42 (allerdings werden aus Platzgründen, je nach Bildschirmauflösung, wahrscheinlich auch jetzt nicht alle angezeigt – dann können Sie mit den kleinen Pfeiltasten nach unten und oben scrollen)! Dabei dienen die letzten vier Felder (Erstelldatum, Erstellt von, Letztes Modifikationsdatum und Zuletzt geändert von) zum Dokumentieren des Bearbeitungsverlaufs des Kontaktdatensatzes; sie werden daher vom System automatisch ausgefüllt.

Diese Menge an Datenfeldern ist dem Industriestandard, hier vor allem MS Outlook, geschuldet, das zwar in der Standardmaske auch nur einige wenige Felder anbietet, aber die Speicherung vieler zusätzlicher Daten vorhält, weil es – im Gegensatz zum hier viel flexibleren Open-Source-System ecclesias – als proprietäre Software das Definieren eigener zusätzlicher Felder nicht erlauben kann. In den meisten Fällen werden Sie diese vordefinierten Felder daher nicht benötigen, stattdessen lieber bei Bedarf auf selbst definierte Felder zurückgreifen. Schauen Sie sich dazu das Fallbeispiel zur Definition von Zusatzfeldern in Abschnitt 9.8, „Zusatzfelder“ an!

1.3.2 Kontakte in der Kontaktmaske bearbeiten

Nachdem Sie sich für eine Adressauswahl entschieden haben, klicken Sie bitte einen einzelnen Kontakt in der Tabellenansicht an! Es öffnet sich die Kontaktmaske mit diesem Kontakt. Das gleiche Ergebnis hätten Sie auch mit Markieren des Kontaktes und Klicken des Buttons Kontakt bearbeiten erzielt. Diese Prozedur funktioniert auch über mehrere Kontakte – dazu kommen wir weiter unten.

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Abbildung 1.7: Die Eingabemaske zum Bearbeiten eines bestehenden Kontaktes


Gehen wir zunächst in die Buttonleiste über den Reitern in der Kontaktmaske. Dort finden Sie (von links beginnend):

Adresse einlesen
Obgleich Sie für den Test dieser Funktion auch den jetzt geöffneten vorhandenen Kontakt überschreiben könnten, wollen wir stattdessen einen neuen erzeugen. Schließen Sie dazu bitte den bereits gespeicherten Kontakt (unten rechts Abbrechen – ohne Speicherung, oder Ok – mit Speicherung) und öffnen Sie mit dem Button Kontakt hinzufügen rechts oben im Hauptmenü eine leere Kontaktmaske. Lassen Sie sich dabei fürs Erste nicht von dem kleinen Pfeil rechts an diesem Button irritieren – dahinter verbirgt sich ein Pulldown-Menü mit einigen anderen Funktionen zur Neuanlage von ecclesias-Objekten, die nichts mit dem Adressbuch zu tun haben und die wir daher später besprechen werden.

Starten Sie nun die Funktion Adresse einlesen mit Klick auf den Button über der Reiterleiste. Das System blendet Ihnen ein leeres Textfenster ein.

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Abbildung 1.8: Kontakte können per Drag & Drop über die Zwischenablage bequem eingelesen werden.


Dort hinein können Sie über die Zwischenablage eine beliebige Adresse per Copy & Paste aus einer beliebigen Datei einlesen, beispielsweise aus einem Brief im PDF-Format. Probieren Sie das jetzt einmal aus! Wenn Sie gerade nichts Passendes parat haben, können Sie auch – nur um die Funktion zu demonstrieren – einfach eine Adresse in das Fenster eintippen. Auf die „genormte“ Reihenfolge (Name / Straße Nr. / PLZ Ort) kommt es dabei gar nicht an – das ist gerade das Clevere an dieser Funktion! Wenn Sie OK drücken, liest ecclesias die Teile, die es unmissverständlich versteht (i.d.R. die PLZ und den Ort) gleich selbstständig in die entsprechenden Felder Ihres neuen Kontaktes ein. Was nicht automatisch zuzuordnen ist, wird als einzelne Zeichenketten rechts im Fenster Beschreibung zwischengeparkt. Von dort können Sie die einzelnen Teile ganz leicht mit der Maus „anfassen“ (linke Taste gedrückt halten) und dann in das richtige Eingabefeld der Kontaktmaske ablegen. Achten Sie beim Navigieren auf den Cursor und das kleine Symbol links neben der Zeichenkette: Kreis mit einem X heißt „Feld nicht gefunden“, Kreis mit einem Häkchen bedeutet „Gefunden, bereit zur Ablage“ – lassen Sie dann einfach die Maustaste los! Wenn Sie fertig sind und noch einmal alles geprüft haben (es sollten sich keine Adressfragmente mehr im Feld Beschreibung befinden), schließen Sie die Funktion mit Klick auf den Button Beende Merkmlsmodus ab. Normalerweise müssen Sie jetzt natürlich auch noch Ihren neu angelegten Kontakt abspeichern.

Kontakt drucken
öffnet die Druckervorschau, von wo aus ein Druck in die Wege geleitet werden kann.
Exportiere Kontakt

öffnet ein Dropdown Menü mit vier Optionen:

  • PDF - Details
  • Word - Details
  • Word - Brief
  • Exportiere als …

Die ersten beiden Optionen erzeugen ein Übersichtsblatt im PDF oder Word-Format mit allen gespeicherten Informationen zum betreffenden Kontakt. Die Option Word - Brief öffnet ein Word-Dokument im Format eines Briefes. Hier wird der betreffende Kontakt im Briefkopf eingetragen. Exportiere als … bietet die Option, diesen Kontakt als CSV-, Excel- oder OpenDocument-Datei zu exportieren.

Damit hätten wir alle Funktionsbuttons für Kontakte besprochen. Als nächstes beschäftigen wir uns mit den verschiedenen Ansichten, also der Reiterleiste im Kontaktmenü. Standardmäßig ist der Reiter Kontakt geöffnet, dessen Ansicht die Kontaktdaten selbst enthält. Nun gibt es noch die Reiter Karte, Termine, Notizen, Anhänge, Verknüpfungen und Historie:

Mit Klick auf Karte können Sie sich die geografische Lage des Kontaktes auf einer Landkarte anzeigen lassen. Dabei greift ecclesias auf den Internet-Kartendienst von OpenStreetMap zu.

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Abbildung 1.9: Praktisch: Das Anzeigen der Adresse mittels OpenStreetMap.


Wenn dieser Reiter ausgegraut ist, kann das mehrere Ursachen haben:

  • Entweder, und das ist der häufigste Grund, ist die Adresse nicht korrekt eingegeben. Achten Sie auf die Belegung der Felder Straße, Postleitzahl und Ort. Sofern diese Angaben Tippfehler enthalten, kann ecclesias die gesuchte Adresse in der OpenStreetMap-Datenbank nicht lokalisieren und graut dann den Reiter aus.
  • Oder ecclesias hat auf diesen Dienst keinen Zugriff, z.B. weil Sie auf einem lokalen System ohne Internet-Zugang arbeiten. Fragen Sie Ihren zuständigen System-Administrator!

Der Reiter Termine bietet eine Verknüpfung zum Kalender von ecclesias. Hier werden alle Termine des jeweiligen Kontakts angezeigt. Auch hier kann man das Filtersystem von ecclesias nutzen. Die Funktionen des Kalenders werden ausführlich im Kapitel 3, Kalender erläutert.

Notizen: ecclesias kennt drei Arten von Notizen: einfache Notizen (Klebezettel), Telefonnotizen und E-Mail-Notizen. Durch den Klick auf dem Button Notizen hinzufügen öffnet sich ein Fenster für die Notiz. Standardmäßig werden Einfache Notizen erzeugt. Die anderen beiden Arten erreichen Sie über das Pulldown-Menü (den kleinen Pfeil neben Notiz). Alle Notizen erhalten mit Speicherung automatisch einen Datums- und Zeiteintrag. Telefonnotizen dienen der Notierung von wichtigen Telefonaten mit diesem Kontakt. Um E-Mail-Notizen nutzen zu können, muss dieses Feature eingeschaltet sein. Sofern das der Fall ist, kann so ein Vermerk hinterlegt werden, dass der Kontakt eine E-Mail erhalten hat. Letztere müssen Sie hier an dieser Stelle nicht händisch eingeben, wenn Sie beim Schreiben von E-Mails daran denken, dort den Button E-Mail-Notiz anlegen zu klicken. In Kapitel 8, Benutzerspezifische Einstellungen zeigen wir, wie dieser Vorgang als Automatismus angelegt wird. Das Arbeiten mit Notizen ist insbesondere bei externen Kontakten sehr bedeutsam: So kann jeder Mitarbeiter nachvollziehen, was mit diesem externen Kontakt zu welcher Zeit besprochen wurde. Hier weist ecclesias eine der wichtigsten Funktionen eines CRM-Systems auf.

Erwähnenswert ist noch, dass jegliche Notizen, die hier angelegt werden, nicht veränderbar sind. Grund dafür ist, dass dieses Feature ursprünglich aus der Historie (siehe dazu Abschnitt 1.3.2, „Kontakte in der Kontaktmaske bearbeiten“) kommt, welche per Definition nicht bearbeitbar sind.

Wichtig

Sollten Sie E-Mail-Notizen aktiviert haben, denken Sie an den Datenschutz. Hierdurch kann jeder User, der Zugang zu dem Kontakt hat, den E-Mail-Verkehr mitschneiden.

Der Reiter Anhänge dient dem Zuordnen von beliebigen Dateien zu einem Datensatz; eine Funktion, die Ihnen im Prinzip zu allen Datenbank-Objekten in ecclesias angeboten wird. Wir behandeln sie ausführlich in Abschnitt 2.3.3, „Anhänge“.

An dieser Stelle möchten wir kurz den Reiter Historie vorziehen, da der Bereich Verknüpfungen: sehr umfangreich ist.

In Historie finden Sie Einträge über die Erstellung und Bearbeitung des betreffenden Kontakts. Wurde beispielsweise ein Datenfeld geändert, so können Sie nachvollziehen, was wie von welchem Benutzer zu welchem Zeitpunkt geändert wurde. Die Historie selber ist vor Änderungen geschützt, weshalb eine Bearbeitung dieser Einträge nicht möglich ist.

Kommen wir nun zu den Verknüpfungen: Wie wir bei den Notizen schon besprochen haben und später mit anderen Objekten noch sehen werden, kann ecclesias verschiedene Arten von Daten sinnvoll miteinander verknüpfen. Öffnen Sie dazu den Reiter Verknüpfungen. Wenn Ihre Version von ecclesias noch ganz "frisch" ist, werden Sie jetzt eine leere Tabelle sehen. Oben links, direkt unter der Reiterleiste, sehen Sie ein Pulldown-Menü, das auf Kontakt (Adressbuch) steht. Klicken Sie es einmal an.

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Abbildung 1.10: Eine Verknüpfung eines Adresseintrags mit einem Objekt einer anderen Anwendung erstellen


Die Auswahl enthält alle anderen ecclesias-Objekte, mit denen Kontakte sinnvoll verknüpft werden können, wie Mitarbeiter (HumanResources), Zeitkonto (Zeiterfassung), Inventar Gegenstand (Inventarisierung) usw. Nur ein Beispiel soll jetzt genügen; wir gehen im Laufe der weiteren Beschreibung immer wieder auf Verknüpfungen ein: Sie können natürlich auch Kontakte mit anderen Kontakten verknüpfen, um damit beispielsweise eine Lieferantenkette darzustellen. Stellen Sie die Auswahl links dazu wieder auf Kontakt (Adressbuch). Klicken Sie das rechte Pulldown-Menü an. Es werden Ihnen alle verfügbaren Kontakte in einer auf den ersten Blick eher „chaotischen“ Reihenfolge angezeigt.

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Abbildung 1.11: Verknüpfung eines Kontaktes mit einem anderen Kontakt


Nicht verzweifeln! Geben Sie einfach mindestens drei Buchstaben eines zu suchenden Kontaktes ein, und das System beginnt selbständig zu filtern. Wichtig: Das ist eine Volltextsuche, und sie beginnt erst bei drei Zeichen! Probieren Sie es einfach aus: Wenn Sie den richtigen Kontakt gefunden haben, klicken Sie ihn an, und die Verknüpfung ist hergestellt. So können Sie beliebig viele Verknüpfungen anlegen. Ein Klick mit der rechten Maustaste auf einen Verknüpfungseintrag in der Tabelle öffnet ein Kontextmenü, mit dem Sie den verknüpften Datensatz entweder bearbeiten oder die Verknüpfung wieder lösen können.

Nun weiter zu den eigentlichen Adressfeldern. Gehen Sie dazu zurück auf den Reiter Kontakt: Sie finden neben den Feldern, in die Sie frei Daten eingeben können, einige Felder (Anrede, Branche, Land) mit Pulldown-Menüs, die Ihnen eine Vorauswahl anbieten. Das ist kein Hexenwerk, und auch Geburtstag (mit Kalender-Auswahl) oder die Möglichkeit, ein Foto zu speichern (Zum Bearbeiten klicken) wird Ihnen keine Rätsel aufgeben. Spannender sind da schon die Felder rechts außen: Beschreibung und Tags. Beschreibung ist standardmäßig geöffnet. Hier können Sie beliebigen Text zur „verbalen“ Beschreibung des Kontaktes eingeben. Erinnern Sie sich? Dieses Feld haben wir vorhin bei der Funktion Adresse einlesen schon einmal zur Zwischenablage unserer Zeichenketten benutzt. Wir hatten Ihnen abschließend empfohlen, darauf zu achten, dass es nach Beendigung der Prozedur leer ist – nun wird klar, warum. Hier wollen wir ja Platz für Beschreibungen zum Kontakt haben – keine halben Adressfragmente.

Zu den Tags haben wir in Abschnitt 1.2, „Kontakte importieren“ schon etwas gesagt. Hier können Sie sich die zu einem Kontakt gespeicherten Tags auflisten lassen. Wenn Sie, wie in Abschnitt 1.2, „Kontakte importieren“ beschrieben, den gerade aufgerufenen Kontakt aus einem anderen System importiert haben, sollten Sie jetzt zumindest einen Tag Importliste (Importdatum) sehen. Hinter dem Feld Tag Name verbirgt sich ein Pulldown mit allen bereits vorhandenen Tags, die Sie dem Kontakt über diese Auswahlliste zuweisen können:

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Abbildung 1.12: Einen Kontakt mit einem vorhandenen Tag markieren


Über das + können Sie hier einzeln neue persönliche Tags definieren und dem Kontakt zuweisen. [3]

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Abbildung 1.13: Das Hinzufügen eines persönlichen Tags


Das Definieren gemeinsamer Tags erfolgt nicht hier, sondern nur in der Admin-Anwendung (siehe Abschnitt 9.7, „Gemeinsame Tags“), da Sie dazu die entsprechende Berechtigung haben müssen.

Wenn Sie einen Tag in der Liste mit Rechtsklick anklicken, bietet Ihnen ein Kontextmenü die Möglichkeit, den Tag von diesem Kontakt zu entfernen, ihn (sofern es sich um einen Ihrer eigenen Tags handelt) zu bearbeiten, oder ihn ganz zu löschen. Sollte Ihnen die Bedeutung von Tags jetzt noch nicht ganz einleuchten – keine Bange! Wir werden uns im Weiteren mit den Sortier- und Gruppiermöglichkeiten von Daten (u.a. auch von Kontaktdaten) in ecclesias praktisch beschäftigen. Und spätestens dann werden Sie sehen, welch sinnvolle Erfindung Tags sind.

1.3.3 Kontakte aus der Tabellenansicht heraus bearbeiten

Im Hauptfenster des Adressbuchs werden die gespeicherten Kontakte in Form einer Tabelle angezeigt. Das Aussehen, d.h. welche Tabellenspalten (Kontaktdatenfelder) angezeigt werden und in welcher Sortierung, steuern Sie einfach mit Mausklicks:

  • Ein Klick auf das entsprechende Feld im Tabellenkopf aktiviert dieses Feld als Sortierkriterium; ein weiterer Klick kehrt die Sortierung um.
  • Die Breite der Tabellenspalten justieren Sie (wie in einem Tabellenkalkulationsprogramm) mit der Maus.
  • Gehen Sie in der Tabellenzeile mit den Bezeichnungen ganz nach rechts außen – dort finden Sie einen Knopf mit einem kleinen Tabellensymbol (Icon/icon_column.png). Klicken Sie ihn an, erlaubt Ihnen das aufklappende Checkbutton-Menü, die anzuzeigenden Tabellenspalten (Kontaktdatenfelder) auszuwählen.
  • Beachten Sie, dass Ihr aktives Fenster (auch mit Scrollen) standardmäßig immer nur 50 Kontakte anzeigt (wie Sie den möglichen Wert zwischen 15 und 100 variieren, beschreibt Kapitel 8, Benutzerspezifische Einstellungen). Links oberhalb des Tabellenkopfes springen Sie mit den Pfeiltasten zu den nächsten (vorhergehenden Icon/icon_arrow_left.png, nächsten Icon/icon_arrow_right.png, letzten Icon/icon_arrow_action_last.png oder ersten Icon/icon_arrow_back_last.png) 50 Kontakten.

Kommen wir nun zur Bearbeitung von Kontakten aus der Tabelle heraus: Oben links, unterhalb der Reiterleiste, finden Sie eine Reihe von Buttons (Kontakt hinzufügen usw.), deren Funktionen teilweise selbsterklärend sind; einige (Kontakt bearbeiten) haben wir schon besprochen. Bis auf Kontakt hinzufügen und Seite drucken beziehen sich diese Funktionen immer auf die markierten Kontakte. Natürlich können Sie auch mehrere Kontakte auswählen. Probieren Sie jetzt einmal aus, was passiert, wenn Sie mehrere Kontakte markieren (Ctrl und Mausklick für einzelne, Shift und Mausklick für Gruppen) und dann Nachricht verfassen wählen: Folgerichtig öffnet sich ein E-Mail-Fenster, in dem alle markierten Kontakte als Empfänger eingetragen sind.

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Abbildung 1.14: Versenden von Massenmails über Filterkriterien


Sie wollten immer schon einmal wissen, wie Spammer arbeiten? Markieren Sie das gesamte Adressbuch (mit dem kleinen Pulldown-Menü n ausgewählt rechts am Rand, oberhalb des Tabellenkopfes, indem Sie die Option Alle Seiten auswählen verwenden) und drücken Sie auf E-Mail verfassen… Aber bitte nicht abschicken! Zum E-Mail-Fenster kommen wir weiter unten noch detailliert.

Ebenfalls eine wichtige und häufig verwendete Massenbearbeitungsfunktion ist das Arbeiten mit Tags. Markieren Sie hierzu noch einmal eine beliebige Anzahl von Kontaktdatensätzen in der Tabelle und rufen Sie dann, mit dem Mauszeiger auf einem der markierten Objekte, über einen Rechtsklick das Kontextmenü auf. Wählen Sie Tag hinzufügen:

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Abbildung 1.15: Einen Tag auswählen und mehreren markierten Kontakten zuweisen


Über das Pulldown werden Ihnen alle für Sie gültigen, d.h. sowohl die gemeinsamen als auch die persönlichen, Tags angeboten. Sie können nur jeweils einen Tag je Arbeitsgang zuweisen. Rückwärts funktioniert dies mit Tag(s) entfernen analog, nur dass Sie hier über Checkbuttons mehrere Tags zum Entfernen auswählen können.

Warnung

Das Bearbeitungs- wie auch das Kontextmenü bieten weitere Funktionen zum Bearbeiten über mehrere Datensätze an. Wenn Sie die Mehrfachauswahl z.B. auf Kontakte bearbeiten anwenden, erhalten Sie eine Maske, in der die Felder, die bei Ihren ausgewählten Kontakten jeweils verschiedene Inhalte haben können, leer und ockerfarbig dargestellt sind. Lassen Sie sich nicht verwirren – das ist logisch: Was sollte ecclesias Ihnen sonst hier anzeigen? Das Ganze hat jedoch einen tieferen Sinn: Sie können damit Datenfelder über mehrere Datensätze mit einem gemeinsamen Inhalt füllen – eine sehr mächtige Funktion, wenn Sie diese mit Bedacht anwenden. Also denken Sie bitte daran, dass Sie ggf. alte Feldinhalte überschreiben, die Sie hier gar nicht sehen! Zur Sicherheit erhalten Sie beim Hineinklicken in ein solches Feld (korrekterweise: mehrere Felder!) noch einmal eine Warnung.

Über den Button Kontakte importieren haben wir schon im (Abschnitt 1.2, „Kontakte importieren“) gesprochen, bliebe noch Kontakte exportieren: Hier werden Ihnen, wieder bezogen auf die markierten Kontakte, diverse Exportformate angeboten: PDF, das schon besprochene CSV, aber auch ODS (das Format der Open- oder LibreOffice-Systeme), sowie MS Excel. Beachten Sie hier, analog zum oben Gesagten, dass das Datenformat zwar zu Ihrer Zielsoftware passen muss, die wichtigere Überlegung aber die Reihenfolge der Datenfelder (d.h. der Tabellenspalten) ist, die Sie vor dem Einlesen auf Übereinstimmung mit der Zielsoftware prüfen sollten.

1.3.4 Das E-Mail-Fenster und seine Funktionen

Dem Arbeiten mit dem E-Mail-Client von ecclesias widmet sich Kapitel 4, E-Mail – wir beschränken uns darum hier auf die Funktion „E-Mail versenden aus der Adressverwaltung“, damit Sie jetzt nicht im Buch springen müssen.

Markieren Sie sich jetzt bitte einen Kontakt und klicken Sie Nachricht verfassen. Es öffnet sich das Fenster des E-Mail-Editors.

Oben finden Sie einige Buttons: Senden und Abbrechen sind klar, Datei hinzufügen öffnet einen Dialog, mit dem Sie Datei-Anhänge auswählen können – was Sie sicher auch schon von anderen Programmen kennen. Mit Suche Empfänger können Sie beliebig viele weitere Empfänger für Ihre E-Mail hinzunehmen. Dazu wird Ihnen die schon beschriebene Kontakttabelle eingeblendet. Hier können Sie Kontakte durch Auswahl mit der Maus oder durch Filteralgorithmen bestimmen. Wie der hier eingeblendete Such- und Filteralgorithmus bedient wird, erläutert Abschnitt 1.3.5, „Kontakte filtern“.

Als Entwurf speichern und Als Vorlage speichern erzeugen in den jeweiligen Ordnern Ihres E-Mail-Servers (wenn diese dort angelegt sind) einen Eintrag. Über ecclesias kommen Sie an diese Einträge heran, wenn Sie die Anwendung E-Mail aufrufen. Voraussetzung ist natürlich, dass das betreffende E-Mail-Konto als IMAP-Konto ordnungsgemäß und mit den entsprechenden Ordnern bei Ihrem E-Mail-Provider angelegt und auch bei ecclesias eingerichtet wurde (Kapitel 4, E-Mail). Ein Klick auf Lesebestätigung bewirkt, dass Sie vom Empfänger eine Bestätigungsmail erhalten, wenn er Ihre E-Mail gelesen hat. Auch diese Funktion dürfte Ihnen bekannt sein, wenn Sie schon mit anderen E-Mail-Programmen gearbeitet haben.

Interessant ist Nachricht ablegen. Mit einem Klick auf den Menüpunkt legen sie eine E-Mail Notiz an. Sie erinnern sich bestimmt an Abschnitt 1.3.2, „Kontakte in der Kontaktmaske bearbeiten“, wo wir bereits von Notizen geredet haben – und hier ist nun die Funktion. Wenn Sie den Button anklicken, bevor Sie die E-Mail abschicken, wird bei allen Kontakten, an die die E-Mail versandt wird, eine Notiz dazu angelegt. Eine sehr sinnvolle Funktion, wenn Sie für sich und andere den Überblick darüber behalten wollen, wann und worüber Sie mit dem entsprechenden Kontakt kommuniziert haben. Im Nachhinein sehen Sie die E-Mail dann als Notiz in Ihrem Kontaktdatensatz:

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Abbildung 1.16: Dem Empfänger einer E-Mail diese als Notiz zuweisen


Mit einem Klick auf kleinen Pfeil neben Nachricht ablegen öffnet sich ein Dropdown-Menü. Die erste Checkbox würde wiederum eine E-Mail-Notiz bei dem Kontakt anlegen. Die Option Dateimanager bietet die Möglichkeit, die E-Mail an eine gewünschte Stelle im Datenmanager zu sichern. Mit Anhang kann die E-Mail z.B. mit Lieferanten oder einer Rechnung verlinkt werden.

Kommen wir zu den Versende-Daten für Ihre E-Mail: ecclesias hat keinen eigenen E-Mail-Server. Stattdessen können Sie (oder Ihr Administrator) Ihr E-Mail-Konto (oder auch mehrere) in ecclesias anlegen, ganz so wie Sie es vielleicht aus anderen E-Mail-Programmen, wie MS Outlook (wenn es ohne Exchange-Server installiert ist), Thunderbird oder Evolution kennen. Sie finden die Erläuterungen dazu in Kapitel 9, Administration. Somit bietet das E-Mail-Fenster von ecclesias zunächst oben (neben Von) ein Pulldown-Menü an, in dem Sie aus den für Sie im System verfügbaren E-Mail-Adressen auswählen können.

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Abbildung 1.17: Empfänger aus dem Adressbuch auswählen


Die Zeile An enthält schon eine Zieladresse, wenn Sie den E-Mail-Editor nach Auswahl einer oder mehrerer Kontakte in der Tabelle aufgerufen haben; andernfalls ist die Zeile leer. Direkt rechts neben An gibt es ein kleines Pulldown-Menü; es dient der Auswahl, ob die Adresse direkt, als Cc oder als Bcc angeschrieben werden soll.

Das Cc (Carbon Copy) und das Bcc zeigen dem Empfänger, dass er nicht Hauptempfänger einer Nachricht ist, sondern sie nur informativ erhält; dabei sieht er allerdings in der Nachricht, wer der Hauptempfänger ist. Der Unterschied zwischen Cc und Bcc (Blind carbon copy) ist, dass keiner der anderen E-Mail-Empfänger den oder die weiteren Bcc-Empfänger sieht. Diese Funktion eignet sich daher besonders zum Versenden von Mails an mehrere Empfänger unter Einhaltung des Datenschutzes, das heißt, ohne dass jeder Empfänger alle anderen Mailadressen der Empfängerliste mitgeliefert bekommt. Denken Sie daran, wenn Sie einmal eine Massen-E-Mail versenden – wie schnell können Sie sich durch Unachtsamkeit hier eine Menge Ärger einhandeln. Das muss nicht sein!

Dass eine E-Mail einen Betreff enthalten sollte, ist sicher nichts Neues (ecclesias warnt Sie übrigens, wenn Sie eine E-Mail ohne Betreff abschicken wollen). Zur Auswahl stehen dann noch eine Reihe von Gestaltungselementen, wie Sie sie von anderen Editoren auch kennen. Praktisch ist der kleine Radiergummi ganz rechts außen, genannt Formatierungen entfernen: Er dient dazu, lästige Objekte, wie Hyperlinks, Unterstreichungen, verschiedene Schriftgrößen usw. zu tilgen, wenn diese, z.B. durch Drag&Drop aus anderen Quellen, in den E-Mail-Text hineingeraten sind und dort nichts zu suchen haben.

Wenn Sie oder Ihr Administrator beim Anlegen Ihrer E-Mail-Konten eine E-Mail-Signatur gespeichert haben (Kapitel 4, E-Mail), so erscheint diese im Text der E-Mail automatisch nach Auswahl der E-Mail-Adresse, von der aus Sie die E-Mail versenden wollen. Sofern Sie über mehrere Signaturen verfügen, können diese unter dem Punkt Signatur geändert werden. Die Signatur muss vor dem Schreiben der Mail gewählt werden, ein nachträgliches Ändern der Signatur ist nicht möglich.

1.3.5 Kontakte filtern

Damit sind alle „einfachen“ Funktionen des Adressbuchs besprochen. Kommen wir nun zu den komplexen Auswahlalgorithmen. Sicher können Sie sich vorstellen, dass in einem Unternehmen, das über mehrere Standorte tätig ist und ein paar hundert Mitarbeiter hat, schnell mehrere tausend Kontaktdaten zusammenkommen. Nun hatten wir Ihnen versprochen, dass Sie die Übersicht auch dann behalten, wenn es nur wenige Adressbücher gibt. Dafür hat ecclesias die Filterfunktionen vorgesehen:

Wie schon weiter oben bemerkt, besitzt ecclesias mächtige Werkzeuge zur Anzeige und Filterung von Daten, dem sog. Data Mining. Wiewohl Data-Mining unserer Erfahrung nach von den meisten ecclesias-Anwendern mit Adressdaten betrieben wird (es gibt Nutzer, die Millionen Datensätze damit verwalten!), können Sie es nach den gleichen Prinzipien auch mit allen anderen in Ihrer ecclesias-Datenbank gespeicherten Daten umsetzen. Daher erklären wir das Filtern hier an dieser Stelle nicht näher, sondern verweisen auf das Kapitel 2, Allgemeine Hinweise zur Bedienung, Allgemeine Hinweise zur Bedienung, Abschnitt 2.2.4, „Suchfilter für die Tabellenansicht“, Suchfilter für die Tabellenansicht.



[3] Die Funktion der persönlichen Tags kann vom Admin eingeschränkt werden, dazu mehr im Abschnitt 9.4, „Rollen“.