Zum Verfassen einer E-Mail müssen Sie zunächst das Konto auswählen, von dem aus Sie die E-Mail versenden wollen. Dazu klicken Sie einfach links neben der Tabelle auf eines der angelegten E-Mail-Konten. Wenn Sie nun im Bearbeitungsmenü auf
klicken, öffnet sich die entsprechende Maske mit dem automatisch eingestellten Absender:Zunächst werden Sie auf das Pflichteingabefeld Abschnitt 1.4, „Gruppen“.
hingewiesen. Sie haben hier mehrere Möglichkeiten, E-Mail-Adressen einzugeben: Sie können einfach mit Schreiben beginnen (mindestens drei Zeichen), während ecclesias für Sie nach der passenden E-Mail-Adresse in den gespeicherten Kontakten sucht und entsprechende Vorschläge macht. Wählen Sie mit Mausklick oder Pfeiltasten aus, oder – falls die gewünschte Adresse nicht unter Ihren Kontakten ist – schreiben Sie die E-Mail-Adresse vollständig. Eine andere Variante ist, die Pulldown-Funktion dieses Feldes zu nutzen. Hier werden Ihnen alle für Sie gültigen gespeicherten Kontakte in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Mit den Pfeiltasten können Sie vor- und zurückblättern. Wenn das Feld durch Auto-Vervollständigung eine fertige E-Mail-Adresse enthält, wird Ihnen automatisch ein zweites Feld darunter angeboten. Sie können so die E-Mail an beliebig viele Empfänger verschicken. Im Falle, dass Sie eine dem System bisher unbekannte E-Mail-Adresse eingegeben haben, wird Ihnen nicht von allein ein neues -Feld angeboten. Drücken Sie in diesem Fall einfach einmal die Enter-Taste, wenn Sie noch einen Adressaten eingeben müssen. Neben dem Hinzufügen einzelner E-Mail-Adressen, können Sie auch vorab definierte Gruppen hinzufügen. Dies empfiehlt sich, wenn Sie häufiger an die gleiche Personengruppe eine E-Mail verfassen wollen. Wie Gruppen eingerichtet werden, erfahren Sie im AbschnittDas nächste Feld ist der
. Er ist kein Pflichtfeld; beachten Sie jedoch, dass ein E-Mail-Betreff zum guten Ton im Internet gehört und dem Empfänger die Orientierung im E-Mail-Postfach erleichtert. Fehlt der Betreff, wird ecclesias Sie beim Absenden fragen, ob Sie die Mail ohne Betreff absenden möchten.Unter der Betreffzeile finden Sie auf der rechten Seite das Feld 9] und darunter das eigentliche Textfeld.
, wo Sie, sofern Sie mehrere Signaturen angelegt haben, zwischen diesen auswählen können. Auf der linken Seite finden Sie eine Reihe mit typischen Texteditor-Einstellungen [Mit diesen wenigen Angaben ist Ihnen das Verfassen und Empfangen von E-Mails bereits möglich. Mit dem Button
oben links im Bearbeitungsmenü versenden Sie die Mail.Kommen wir jetzt zu einigen Sonderfunktionen, rechts neben dem
-Button:Als Erstes wäre da das X-Icon mit
. Dieses ist selbsterklärend. Beim Klicken wird der Schreib-Vorgang abgebrochen und das Fenster schließt sich. Als Nächstes kommt das Plus-Icon mit . Klicken Sie es an, erhalten Sie den Dateiauswahldialog Ihres Betriebssystems, mit dem Sie eine oder auch mehrere beliebige Dateien an die E-Mail anhängen und versenden. Allerdings lassen sich Dateien auch über Drag&Drop an die E-Mail anhängen. Dazu müssen Sie nur den Dateimanager Ihres Betriebssystems mit dem entsprechenden Ordner öffnen und so auf dem Bildschirm arrangieren, dass er sich neben dem E-Mail-Fenster befindet. Dann „ziehen“ Sie einfach die Datei mit gedrückter linker Maustaste auf eine beliebige Stelle im E-Mail-Fenster.Sehr effektiv ist die Funktion
: Beim Anklicken dieses Buttons wird Ihnen in einem separaten Fenster der komplette Adressbuchdialog mit den Filterfunktionen eingeblendet:Mit den üblichen und Ihnen bereits aus Kapitel 1, Adressverwaltung bekannten Filterfunktionen lassen sich nun eine beliebige Anzahl von Adressen einblenden. Rechts in der Tabelle sehen Sie dazu noch vier Spalten mit Radiobuttons: Markieren Sie eine Adresszeile mit wird dieser Adressat zum normalen Empfänger der E-Mail gemacht. Analog bedeutet die Markierung mit , dass der Adressat die E-Mail in Kopie erhält. Die Funktion ist vom Standpunkt des Datenschutzes her sehr wichtig: Möglicherweise ist es Ihnen selbst auch schon passiert, dass Sie eine E-Mail erhalten haben, in deren Kopf Sie eine ganze Reihe von E-Mail-Adressen lesen konnten, denen diese E-Mail ebenfalls zugestellt worden ist. Wahrscheinlich hat der Absender hier in Unkenntnis der Kopie- und Blindkopie-Funktionen gehandelt. benutzt man, wenn man den Kopie-Empfänger ganz bewusst davon in Kenntnis setzen will, an wen die E-Mail hauptsächlich gegangen ist. hingegen sollten Sie benutzen, wenn Sie nicht wünschen, dass der einzelne Empfänger die Adressen der anderen Empfänger sehen kann. Das ist insbesondere beim Versenden von Massen-E-Mails bedeutsam!
Für eben jene Anwendungsfälle können Sie die Radiobuttons auch massenweise „anklicken“, indem Sie mit den üblichen Funktionen (Ctrl + Klick, Shift + Klick oder im Pulldown oben rechts) mehrere E-Mails markieren und dann über die rechte Maustaste die entsprechende Funktion des Kontextmenüs anwählen.
Zurück zu unserem Fenster: Im linken Teil sehen Sie unter den Adressbüchern vier sogenannte
. Mit diesen können Sie sich, nachdem Sie gegebenenfalls eine größere Zahl von E-Mail-Adressen mit verschiedenen Radiobuttons gekennzeichnet haben, die einzelnen Empfänger-Kategorien zur Kontrolle herausfiltern, bevor Sie die E-Mail-Adressen übernehmen oder die E-Mail versenden.Schließen Sie nun das Empfängerfenster. Im Fenster Abschnitt 4.4, „Das Bearbeitungsmenü“). bietet eine weitere Möglichkeit die Nachricht zu speichern. Hier können Sie entweder den Ort im Dateimanager aussuchen oder Sie speichern die Nachricht als Anhang in einer anderen Anwendung.
gibt es noch weitere Funktionen: Der Button versendet die E-Mail nicht, sondern speichert sie im Ordner auf Ihrem E-Mail-Server. Desgleichen der Button : hier wird der Ordner oder auch benutzt. Für beide Ordnernamen sehen Sie in den Kontoeigenschaften unter nach (Der Button
ist nur einer von zwei Wegen, wie man die E-Mail als Entwurf speichern kann. ecclesias verfügt auch über eine Auto-Save-Funktion. Sollten Sie also eine E-Mail anfangen zu schreiben, wird diese automatisch auch als Entwurf abgespeichert. Dieser Auto-Save-Entwurf wird nach dem E-Mail-Versand gelöscht, sofern er nicht anderweitig gespeichert wurde.Mit dem Button
erhält die versendete E-Mail eine Zusatzfunktion, die den Empfänger beim Öffnen der E-Mail fragt, ob er eine Empfangsbestätigung an den Absender senden will.Zuletzt der Punkt
. Wird diese Funktion aktiviert, bekommt jeder Empfänger seine eigene einzelne Kopie der verfassten Mail.Um diese Option zu nutzen, müssen zwei Einstellungen vorher eingerichtet sein. 1. Sie müssen das "Mailvelope"-Plug-In installieren. Dieses steht für die Browser "Chrome" und "Firefox" auf der offiziellen Mailvelope-Webseite (https://www.mailvelope.com/de) zur Verfügung. Hier finden Sie auch die entsprechende Installationsanleitung. Mailvelope ist ein Verschlüsselungsdienst, welcher direkt in ecclesias eingebunden wurde. 2. Sie müssen Ihre Domain autorisieren. Wichtig ist das Sie "API" aktivieren.
Sind beide dieser Einstellungen gegeben, können Sie Ihre ausgehenden und eingehenden E-Mails verschlüsseln.
Wie Sie wahrscheinlich schon selbst entdeckt haben, haben Sie nun eine neue Funktion im oberen Bereich des
-Fensters; .Durch das Anklicken dieser Funktion wird Mailvelope automatisch gestartet. Um diese verschlüsselte Nachricht lesen zu können, muss der Empfänger die Verschlüsselungsfunktion ebenfalls aktiviert haben.
Um eine verschlüsselte E-Mail zu versenden, müssen Empfänger und Absender den jeweiligen sogenannten "public key" miteinander teilen. Bei der ersten E-Mail zu der Person wird dieser gegenseitig abgefragt. Wir empfehlen, diesen einmal per Telefon abzugleichen, damit eine sichere Verbindung gewährleistet werden kann. Eine Anleitung, wie das gegenseitige Verifizieren funktioniert, finden Sie auch auf der Internetseite von Mailvelope.