Über den Sitzung-bearbeiten-Dialog können neue Sitzungen erfasst oder bestehende bearbeitet werden. Sitzungen werden per default automatisch gespeichert, um Datenverlust bei längerer Bearbeitungsdauer zu vermeiden. Wenn Sie dieses Verhalten nicht wünschen, können Sie die Funktion über die Schaltfläche deaktivieren. Das automatische Speichern kann auf dem selben Weg jederzeit wieder aktiviert werden.
Wenn
aktiviert ist, ist die Schaltfläche dunkel.Der Titel einer Sitzung ist vorbelegt, kann jedoch beliebig geändert werden.
ist hierbei ein Platzhalter und wird beim Speichern durch die Sitzungsnummer ersetzt. Die Sitzungsnummer selbst wird automatisch vom System vergeben und kann nicht geändert werden. Sie setzt sich stets aus dem aktuellen Jahr und einer fortlaufenden Nummer zusammen.Teilnehmer werden entweder direkt oder über Gruppen erfasst. Jeder Teilnehmer kann dabei als "Anwesend" oder "Entschuldigt" markiert sein. Hieraus errechnen sich die Angaben zu anwesenden und abwesenden Teilnehmern.
Unter dem Reiter
können Tagesordnungspunkte erstellt werden. Jeder TOP hat einen Protokoll- und einen Beschluss-Eintrag. Wenn Sie die Beschreibung eines Tagesordnungspunkts editieren möchten, müssen Sie zunächst den Eintrag in der Liste selektieren. In dem Beschreibungsfeld ( ) auf der rechten Seite erscheint dann der zugehörige Beschreibungstext. Dieselbe Funktionalität finden Sie ebenfalls im Reiter und .Tagesordnungspunkte können mit einer „drag and drop“-Geste umsortiert werden. Dies ist jedoch nur möglich, so lange noch keine Protokoll-Einträge oder ein Beschluss vorliegen. Ein Protokoll liegt dann vor, wenn Änderungen unter dem Reiter
vorgenommen wurden und der Eintrag somit nicht mehr die initialen Werte beinhaltet. Ähnlich besteht ein Beschluss sobald das Häkchen bei unter dem Reiter gesetzt wurde. Ebenfalls abhängig davon, ob ein Tagesordnungspunkt bereits ein Protokoll oder einen Beschluss besitzt, stellt das Kontextmenü zusätzliche Funktionen bereit.Die automatische Nummerierung ändert sich beim Sortieren, Löschen oder Verschieben von Tagesordnungspunkten.
Im Normalfall sollten Sie diese Funktionen nur während der Planung Ihrer Sitzung verwenden. Im späteren Verlauf werden Sie feststellen, dass Protokolle oder Beschlüsse viele dieser Funktionen blockieren. Sollten Sie dennoch Änderungen vornehmen wollen, müssen Sie die entsprechenden Protokolle und Beschlüsse wieder entfernen, sprich alle gesetzten Felder zurück setzen. Hiervon sollten Sie jedoch in der Regel absehen!
Wie bereits erwähnt, besitzt jeder TOP einen zugehörigen Protokoll-Eintrag unter dem Reiter Protokoll. Hier können weitere Informationen zum Protokoll sowie natürlich das Protokoll selbst erfasst werden.
Unter dem Reiter Beschluss wird entsprechend ein Beschluss erfasst. Ein TOP ist dann beschlossen, wenn das Häkchen bei
gesetzt wurde. Der Eintrag wird dann auch nicht mehr ausgegraut angezeigt.Möchten Sie zu Ihrer Sitzung Gäste einladen, die gegebenenfalls nicht in ihrem Adressbuch existieren, so können Sie dies über den Reiter
tun. Zusätzlich lassen sich hier sachkundige Personen erfassen.